Niet fijn, die tweede coronagolf. Bedrijven en organisaties hebben er flink last van. Financieel-economisch, maar vaak ook organisatorisch. Hoe regel je het allemaal goed nu medewerkers thuis werken? Houtje-touwtje-oplossingen werken wel even, maar deze tijd vraagt om structurele verbeteringen. Ook als het gaat om het beheren en toegankelijk maken van documenten voor medewerkers, zodat ze hun werk goed blijven doen. Al is het in hun joggingbroek met overhemd, stropdas en colbert.

Deze tijd vraagt om flexibiliteit én discipline, van alle medewerkers, of ze nou thuis of op locatie werken. Hoe stuur je jouw thuiswerkende medewerkers aan? Hoe blijven zij op de hoogte van werkprocessen, werkafspraken en ontwikkelingen? Hoe blijven ze productief? En hoe zorg je dat medewerkers feeling houden met het bedrijf, contact houden met elkaar en blijven leren van elkaar? Zulke uitdagingen los je niet even op met een Zoom- of Teams-meeting. En met toegang tot de H-schijf op de server met daarop, meestal goed verstopt, alle documenten. Medewerkers ervaren dit als rommelig, wat het werk inefficiënt en lastig planbaar maakt. Fouten liggen op de loer. Het moet dus anders. Blijvend anders. Maar hóe?

Thuiswerken blijft

Daar wringt de schoen bij veel bedrijven momenteel nog flink. Te veel bedrijven nemen nog steeds genoegen met die houtje-touwtje-oplossing, terwijl ze best beseffen dat dit zo niet langer kan. Logisch ook, want dit voorjaar waren bedrijven vooral druk met overleven. Na verloop van tijd kwam het besef dat ‘het nieuwe normaal’ langer duurt dan we hoopten. En inmiddels weten we het zeker: het thuiswerken blijft. Dat heeft namelijk nogal wat voordelen. Thuiswerken leidt tot tevredener en gemotiveerde medewerkers, een hogere productiviteit en een lager ziekteverzuim. En het scheelt ellenlange files op de snelwegen. Natuurlijk, thuiswerken kan ook best eenzaam zijn. Je moet het dus goed inregelen. En dat kan ook.

Maak documenten toegankelijk en vindbaar

Hoe fijn is het als je werkprocessen, werkinstructies en andere documenten altijd actueel zijn. Dat je deze plaatst op een veilige plek die makkelijk en snel toegankelijk is voor medewerkers. En dat ze via een krachtige, slimme zoekfunctie snel vinden wat ze nodig hebben voor hun werk. Zeker in deze tijd is dat een uitkomst, want als je thuis werkt, kan je niet even snel je collega om hulp vragen. Scienta is hiervoor gemaakt. Werk je in een bepaald document, dan gaat dit op slot voor collega’s. Er ontstaan dus nooit meerdere versies. Je ziet ook wie er in het document werkt en wie de eigenaar is.

Én weer door

Scienta wordt geroemd om de zoekfunctie. Dat is super voor medewerkers, want ze vinden direct wat ze nodig hebben – én weer door. Voor kleinere bedrijven is de intranetfunctie heel fijn. Hiermee blijf je makkelijker in contact met je collega’s. Je kunt op afstand meedenken over processen en procedures en wijzigingsvoorstellen indienen. In onze eigen Scienta-omgeving hebben wij bovendien een tabblad ‘Corona’ aangemaakt, waarin we informatie rondom corona clusteren. Denk daarbij aan tips voor thuiswerken. Al met al zorgt Scienta dat je op afstand dezelfde kwaliteit kan leveren als op kantoor. Laat dat nu net zijn waar menig bedrijf mee worstelt.

Klaar voor de toekomst

Zonder overdrijven: Scienta is perfect voor organisaties met veel thuiswerkende medewerkers. En gaan we met zijn allen toch weer terug naar ‘normaal’, dan ben je helemaal klaar voor de toekomst. Een toekomst waarin medewerkers overal kunnen werken en samenwerken. Dat kwam maar niet van de grond in Nederland. En nu, gedwongen door corona, gebeurt het. Scienta is er klaar voor.