Voorbeeld kwaliteitshandboek? 5 tips waarmee u zélf een handboek schrijft

Voorbeeld kwaliteitshandboek? 5 tips waarmee u zélf een handboek schrijft

Op zoek naar een voorbeeld kwaliteitshandboek? Begrijpelijk, want het schrijven van een kwaliteitshandboek lijkt lastig door de bergen aan informatie die het oplevert. Toch kent u natuurlijk de nut en noodzaak van het beschrijven. Iedereen is het er over eens dat enige vorm van vastlegging goed is, zodat iedereen precies weet wat de bedoeling is en wat er van hen verwacht wordt.

Lees in deze blog een haarfijne uitleg over een duidelijke structuur en inhoud van uw kwaliteitshandboek. En bent u toch op zoek naar een voorbeeld kwaliteitshandboek (bijvoorbeeld voor ISO 9001)? Lees dan ook vooral verder…

Tip 1. Weet wie de lezer is van uw kwaliteitshandboek            

Een kwaliteitshandboek moet geschreven worden voor de medewerkers, omdat zij het moeten gebruiken. Maar is dit eigenlijk wel het geval bij u?

Een veel voorkomende fout tijdens het schrijven van een kwaliteitshandboek is namelijk dat de structuur van de normen wordt overgenomen. Op deze manier schrijven zorgt ervoor dat het kwaliteitshandboek minder nuttig is voor de werknemers. Sterker nog: zelfs in ISO 9001 staat dat ‘het niet de bedoeling is van deze internationale norm om de noodzaak te suggereren van afstemming van documentatie op de opbouw in hoofdstukken van deze internationale norm’.

Vrij vertaald: wellicht is het een idee om uw documentatie op een andere (lees: meer aansprekende) manier te structureren en te presenteren.

Kies daarom juist een structuur die bij de organisatie en bij de werkwijze van de medewerkers past. Zolang het de mensen in uw kwaliteitsmanagementsysteem ondersteunt, is het al snel goed voor ISO 9001.

Tip 2. Schrijf het handboek niet alleen, maar met iedereen

Laat collega’s het handboek lezen en maak het kwaliteitshandboek samen. Iedereen heeft zijn of haar gezichtspunt. Dit zorgt weer voor een hogere kwaliteit van uw kwaliteitshandboek.

Een ander voordeel van het samen opstellen van een kwaliteitshandboek is het vergroten van het draagvlak. Omdat medewerkers betrokken worden in het denk- en schrijfproces, begrijpen zij de gedachte achter procedures en maatregelen veel beter. En het schrijven is een continu proces: als medewerkers verbeteringen zien in het kwaliteitshandboek, wordt dit natuurlijk weer verwerkt in het handboek.

Tip 3. Het is een kwaliteitshandboek, geen wetboek

Het is algemeen bekend dat professionals niet graag aan het lijntje worden gehouden. Vergelijk uw medewerkers eens met de zwemmers op de 100 meter vrije slag. Iedereen mag zijn of haar favoriete slag kiezen en de beste manier gebruiken om als eerste de finish te bereiken. Er zijn een aantal regels, zoals het zwemmen in je eigen baan, maar voor de rest zijn zwemmers – en uw medewerkers – vrij om op hun eigen manier het doel te bereiken.

Past u dit toe in uw kwaliteitsmanagementsysteem? Het kwaliteitshandboek biedt een aantal kaders, maar deze zijn nog niet volledig ingekleurd. Trek een scheidslijn op het gebied van detail en verplichting. Medewerkers die onderhoud uitvoeren aan complexe, technische installaties met veel risico’s hebben veel bij baat bij zeer gedetailleerde procedures en checklists; uitvoerig beschreven instructies voor verkopers hoe ze moeten verkopen kan natuurlijk op minder steun rekenen.

Tip 4. Vergroot de kans op gebruik, houd de structuur eenvoudig

Een van de meest krachtige en onderschatte middelen in kwaliteitsdocumentatie is de structuur. Wees echter niet bang om de structuur tijdens het schrijven te wijzigen. Blijf ook niet vasthouden aan oude structuren, zoals die uit het kwaliteitshandboek. Tips voor een eenvoudige en heldere structuur:

  • is ondiep – maximaal 4 niveaus diep;
  • heeft een pakkende en eenduidige naamgeving;
  • vertrouw met de beknopte naamgeving op een goede zoekfunctie;
  • is goed uitgedacht om te voorkomen dat er later delen ‘aangeplakt’ worden, bijvoorbeeld vanwege vermeende leemtes in de structuur;
  • kán informatie ordenen op afdelings- en procesniveau (maar laat een afdelings- of processtructuur niet de overhand nemen).

Tip 5. Neem afscheid van gedoe

U herkent het vast wel: iedere medewerker die zijn eigen format voor offertes of brieven gebruikt. Verschillende versies van formulieren die in omloop zijn. Geen eenduidige opslag, versienummers ‘8.7.3a’ of interne mappen die uitpuilen: als uw medewerkers het kwaliteitshandboek willen gebruiken, maken zulke ergernissen het er niet makkelijker op.

Neem daarom afscheid van dit soort gedoe. The medium is the message: een inhoudelijk sterk handboek wordt niet gelezen als het niet makkelijk leesbaar is. Vergelijk het in dat opzicht met het ophangen van een mooi schilderij in de kelder: het schilderij mag dan nog zo mooi zijn, er is niemand die het ziet.

De oplossing? Creëer een duidelijke plek voor uw kwaliteitshandboek en -documentatie. Zorg voor een krachtige zoekfunctie, dat veel tijd per medewerker bespaart. Automatiseer zaken zoals versiebeheer, variabelen en verbetervoorstellen op uw kwaliteitsdocumentatie, en u zult zien dat kwaliteitsmanagement in uw organisatie weer gaat leven!

Toch nog op zoek naar een voorbeeld van een kwaliteitshandboek?

Ondanks dat in ISO 9001:2015 de term ‘kwaliteitshandboek’ is geschrapt, vraagt de norm nog steeds om ‘gedocumenteerde informatie die de organisatie nodig acht voor de doeltreffendheid van het kwaliteitsmanagementsysteem’. Wilt u hiervoor een kwaliteitshandboek gebruiken? Prima. Een kennisbank? Ook prima.

Ook met de vernieuwde ISO-normen wordt dit duidelijk: u bepaalt zélf wat vastgelegd moet worden. Veel organisaties worstelen echter met het goed opbouwen van hun documentatie en het vastleggen van kennis.

Maak kennis met Scienta Kickstart

Scienta heeft om die reden concrete handvatten voor organisaties zoals de uwe opgesteld: Scienta Kickstart. Dit zijn uitgeschreven én uitgetekende voorbeeldprocessen, van inkoop tot verkoop en van ICT tot HRM. Ideaal als opzet om processen te beschrijven, voor uw kwaliteitsmanagementsysteem of als u de zaken gewoon goed geregeld wilt hebben.

Scienta Kickstart komt inclusief bijbehorende hulpdocumenten, formulieren en modellen. Geen strakke regels, maar praktische informatie die u en uw medewerkers verder helpen. En het beste van al: het is geheel gratis.

scienta kickstart: het voorbeeld kwaliteitshandboek voor u

Scienta Kickstart: Gratis procesbeschrijvingen, gebaseerd op ISO 9001:2015

Documenten, handboeken en voorbeeld procesbeschrijvingen. Ideaal voor certificering, kwaliteitsmanagement en het beschrijven van uw processen.

Meer informatie
Door | 2017-07-20T14:11:58+00:00 11 juli 2017|Kwaliteit en ISO|