Verplichting of verbetering: wat heb je aan interne audits?

Interne audits worden vaak nog gezien als een overhoring: wat is de procedure, heb je je daar aangehouden en werk je wel volgens de regeltjes? Een interne audit wordt zo al gauw gezien ‘omdat het moet’, en niet als positief verbetermiddel.

Maar kloppen deze vooroordelen wel? Wat is zo’n interne audit eigenlijk precies, en waarom zou je als bedrijf een interne audit willen uitvoeren?

Wat zijn interne audits?

Voordat we verder ingaan op het uitvoeren van interne audits, is het goed om een klein stapje terug te doen en een overzicht te creëren: wat zijn interne audits eigenlijk?

Interne audits vinden plaats binnen je bedrijf. Ze kunnen worden uitgevoerd door je eigen werknemers of eventueel door een ingehuurde adviseur. Een interne audit is in feite een onderzoek binnen een organisatie naar het goed en betrouwbaar functioneren van de organisatie. Een goed uitgevoerde interne audit brengt problemen en risico’s in kaart, wat tot verbeteringen van de bedrijfsprocessen kan leiden. Een interne audit is dus niet gericht op personen, maar juist op de processen binnen een organisatie. Binnen interne audits zijn er drie types te onderscheiden:

  1. Een compliance-audit: voldoet onze organisatie aan de geldende normen en regels?
  2. Een efficiency-audit: hoe kunnen we organisatie efficiënter inrichten en verbeteren?
  3. Een effectiviteitsaudit: worden met onze processen de doelen van de organisatie bereikt?

Deze drie vormen van interne audits sluiten nauw aan bij de Golden Circle van Simon Sinek: wat je doet, hoe je het doet en waarom je het doet.

De compliance-audit is voornamelijk gericht op wat je doet als organisatie, de efficiency-audit gaat in op hoe je het doet, en de effectiviteitsaudit stelt de vraag waarom je het doet centraal.

In de praktijk komt het veel voor dat de eerste twee vormen centraal staan: het wat en hoe van een organisatie. Vaak ontbreekt de waarom-vraag: waarom hebben we dit proces? Hoe draagt dit proces bij aan de doelen die we als organisatie willen behalen? Juist deze vraag is misschien wel de belangrijkste, en door het ontbreken ervan blijft écht succes voor de organisatie uit.

Hoe voer je een succesvolle interne audit uit?

Een succesvolle interne audit begint bij het helder hebben van de organisatie. Zijn de huidige processen goed in kaart gebracht, zijn de risico’s duidelijk en is de relevante wet- en regelgeving helder?

Pas nadat dit duidelijk is, kan er worden gekeken naar wat er goed gaat en wat er verbeterd kan worden. Het verbeterproces stopt overigens niet na de audit. Sterker nog: het begint eigenlijk pas ná de audit. Zodra het audit-rapport op je bureau ligt moet je ervoor zorgen dat de bevindingen en verbeterpunten uit het rapport besproken en gecommuniceerd worden met de rest van de organisatie. Zorg ook voor betrokkenheid en eigenaarschap bij de verbeteracties, zodat de interne audit ook daadwerkelijk voor verbetering zorgt.

Interne audits met Scienta

Een goed uitgevoerde interne audit geeft antwoord op een mix van de drie vragen die je hierboven ziet staan. Het gaat verder dan een controle of het bedrijf voldoet aan de regels en of deze regels kunnen worden verbeterd.

Scienta ondersteunt managementsystemen in elke organisatie van elke grootte in elke branche. Beheer en review belangrijke documentatie, beschrijf processen met onze stroomdiagrammen en voer gemakkelijk interne audits uit, dankzij de unieke formulieren van Scienta.

Met formulieren in Scienta zorgt u voor de noodzakelijke tooling om waardevolle informatie en data uit uw organisatie te halen. Formulieren helpen u om processen te meten, te controleren en te analyseren, maar ook om open feedback te verzamelen en continu te verbeteren. Een praktische basis om aan de slag te gaan met uw interne audits. Meer weten? Lees dan onze gratis brochure!

Door |2018-12-10T09:29:38+00:00donderdag 29 november, 2018|Kwaliteitsmanagement|