Het nieuwe kwaliteitsdenken in de zorg

inclusief gratis whitepaper

Op deze pagina

  • Kwaliteit in zorg

  • Sociaal kwaliteitsmanagement in de zorg

  • Download gratis whitepaper

Vrouw met telefoon met informatie over kwaliteitsdenken in de zorg

Houd jij je bezig met kwaliteit van de zorg? Ben jij iemand die het grotere plaatje ziet en de belangen van cliënten, het personeel, de organisatie en de financierders in de gaten houdt? In dit drieluik delen drie zorgorganisaties hun visie op kwaliteit en oplossingen met je.

Wij waren benieuwd hoe zorgorganisaties hun kwaliteitssysteem organiseren. Daarom spraken wij met drie van onze klanten in de zorg.

De inzichten die wij hieruit haalden, delen we natuurlijk graag. Dit drieluik geeft jou, als kwaliteitsverantwoordelijke in de zorg, hopelijk veel handvatten en inspiratie om aan de slag te gaan met kwaliteit in jouw organisatie.

Gratis whitepaper? Géén woorden, maar acties.

  • Alles wat je moet weten over het managen van kwaliteit

  • Uitleg over de meest gebruikte systemen binnen kwaliteitsmanagement, zoals ISO 9001 of INK

  • Werk krachtig en prettiger met de juiste systemen

Met onze whitepaper op zak ben je helemaal up-to-date over de laatste ontwikkelingen binnen kwaliteitsmanagement

Kwaliteit in de zorg

Iedere zorgaanbieder, van thuiszorg tot GGZ-instelling, voelt de druk die gelegd wordt op het leveren van zorg van goede ‘kwaliteit’. Ook worstelt iedere zorgaanbieder met het werven en behouden van zorgpersoneel, wat extra druk legt op de organisatie. De vraag die iedereen elkaar stelt is dan ook niet verrassend: hoe lever je zorg van goede kwaliteit in een krappe arbeidsmarkt?

De kracht van een kwaliteitssysteem

Het is zacht uitgedrukt om te stellen dat er veel eisen zijn voor zorgaanbieders. De overheid, gemeenten en verzekeraars hebben allemaal hun eigen kijk op het leveren van zorg.

Iedere partij stelt zijn eigen eisen en heeft weer eigen manieren hoe ze dit verantwoord willen zien. Daarbij komt ook nog dat regels en contracten vaak veranderen.

Om al deze eisen ‘op te vangen’, kiezen veel zorgaanbieders ervoor om een kwaliteitssysteem op te zetten. Bekende kwaliteitssystemen voor zorgaanbieders zijn:

Thuiszorgorganisatie Connected2Care uit Almere heeft ervaringen met verschillende kwaliteitssystemen, vertelt directeur Tania Berenstein.

‘Wij zijn in 2019 overgestapt van HKZ naar ISO 9001. Voor ons was dat handiger. Als we nieuwe diensten aanbieden, dan hoefden we niet alles opnieuw te certificeren. ISO is heel breed’.

Vaak maakt het niet uit voor welk systeem je kiest: een goed georganiseerd kwaliteitssysteem geeft een duidelijk signaal af naar de buitenwereld dat de organisatie in control is.

Een kwaliteitssysteem geeft het signaal af dat de organisatie in control is.

Annemieke Navis, kwaliteitsmanager bij Zorggroep Achterhoek

Het doel is om een kwaliteitssysteem zó in te richten dat het geen losstaand onderdeel is, maar dat kwaliteit tot leven komt in het contact tussen zorgverlener en de cliënt.

En alsof dat nog niet uitdagend genoeg is, staat die relatie tussen zorgverlener en cliënt steeds vaker onder druk.

Proces

Krapte op de arbeidsmarkt

Dat komt door de krapte op de arbeidsmarkt. Het UWV bestempelt de zorg momenteel als krapteberoep, en 45% van de werkgevers geeft aan moeilijk vervulbare vacatures te hebben.

Zonder aanvullende acties loopt het personeelstekort richting 2022 op naar maar liefst 100 tot 125 duizend personen.

De situatie wordt nog vervelender voor veel zorgaanbieders: nieuw geworven zorgmedewerker vertrekt vaak alweer na twee jaar. De meest genoemde redenen? Loopbaanmogelijkheden en meer uitdaging.

Voor zorgaanbieders is het daarom cruciaal om zorgpersoneel te werven én te behouden.

Een nieuwe zorgmedewerker vertrekt alweer na 2 jaar voor meer loopbaanmogelijkheden en uitdaging.

Commissie Werken in de Zorg, Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport

Dit ziet ook Natalia Alpatova. Zij is planningscoördinator en applicatiebeheerder bij Madeliefje Thuiszorg uit Amsterdam.

‘Ik wil natuurlijk dat als er een nieuwe medewerker komt, dat die ook blijft. Een nieuwe medewerker wil ik alles zo goed mogelijk kunnen vertellen en uitleggen wat ze moeten doen als er iets gebeurt. Ik wil niet dat mensen denken: “Ik doe mijn werk in de wijk en dat is het.”’

– Tekst gaat hieronder verder –

Proces

Sociaal kwaliteitsmanagement in de zorg

De volgende stap is duidelijk: je wil continu de kwaliteit van de zorg blijven verbeteren door medewerkers te betrekken bij de organisatie. Maar waar begin je? En wat zijn manieren om dat goed te doen?

Hoe betrek je medewerkers?

‘Het begint eigenlijk al met het sollicitatiegesprek’, zegt Tanja Berenstein, directeur van Connected2Care.

‘Je zoekt naar medewerkers die jouw visie delen. Onze visie is dat als de omgeving veilig is en vertrouwd is, de rest eigenlijk vanzelf komt. Ook deskundigheid is belangrijk. Als ik medewerkers naar cliënten stuur die niet de juiste deskundigheid hebben, kun je ook geen kwaliteit leveren. Op die manier probeer je jouw visie te laten doorstromen in de organisatie.’

Na de sollicitatie begint het inwerken. Dit is een cruciale periode, want je wil nieuwe mensen zo goed mogelijk ontvangen en verwelkomen in je organisatie.

“Je zoekt naar medewerkers die jouw visie delen.”

Tanja Berenstein, directeur van Connected2Care

Bij Madeliefje Thuiszorg in Amsterdam besteden ze daarom veel aandacht aan een goede inwerkperiode. ‘Wij hebben veel leerlingen die zonder zorgachtergrond bij ons komen leren en zo ervaring opdoen’, vertelt Natalia Alpatova van Madeliefje Thuiszorg.

‘Wij willen dit jaar elke twee maanden een bijeenkomst organiseren voor nieuwe collega’s. Dan geven we een uitleg en presentaties over de verschillende systemen, maar nemen we ze ook mee langs allerlei bedrijfsprocessen. Op een gegeven moment laten wij ze los in de wijk. Het is dan altijd leuk om te zien hoe een medewerker zich verder ontwikkelt in de zorg. Dat die echt een verpleegkundige of verzorgende wordt.’

Bij Zorggroep Achterhoek is vitaliteit één van de speerpunten binnen de organisatie. ‘Dat dragen we ook echt uit’, aldus Annemieke Navis, kwaliteitsmanager bij Zorggroep Achterhoek.

‘We hopen dat het mensen motiveert om gezonder te leven én ons ervaren als prettige werkgever. We hebben een sportruimte en gezonde snacks die je kan pakken. Dat soort zaken vinden we heel erg belangrijk’.

Dit beleid werpt zijn vruchten af: in 2018 is het ziekteverzuim gedaald met meer dan 1%, en ligt nu ruim onder het branchegemiddelde.

– Tekst gaat hieronder verder –

Toegang is belangrijk

Hoe groter het team wordt, hoe belangrijker het wordt om binding te blijven houden met elkaar. Binnen Madeliefje hebben ze daarom verschillende overleggen over hoe ze zaken met elkaar oppakken.

‘Het is in de thuiszorg net even anders dan in de gewone zorg. Je gaat helemaal alleen naar een cliënt. Als je op kantoor werkt, kun je collega’s roepen en om hulp vragen. Maar als je alleen bij een cliënt bent kan dat niet. Toch wil je ervoor zorgen dat ze met een fijn en goed voorbereid gevoel de wijk in gaan. Dat ze denken: wij hebben invloed op de ontwikkeling van onze organisatie.’

“In de thuiszorg ga je alleen naar een cliënt. Op kantoor kan je collega’s roepen om hulp. Maar als je alleen bij een cliënt bent kan dat niet.”

Annemieke Navis, kwaliteitsmanager bij Zorggroep Achterhoek

Inmiddels hebben veel zorgaanbieders de balans weten te vinden tussen enerzijds het borgen van informatie (vaak vanuit wetgeving of eigen beleid) en het praktisch te maken voor medewerkers.

Zo doen veel zorgaanbieders er goed aan om de nadruk te leggen op de praktische ondersteuning van zorgmedewerkers.

Handig, als mensen een antwoord nodig hebben op hun vraag én tegelijkertijd volgens de geldende normen werken.

Een voorwaarde is wél dat documenten toegankelijk en vindbaar zijn. En dat was vaak niet het geval.

Zo werden er tijdens teamvergaderingen bij Madeliefje afspraken gemaakt, maar vergaten mensen de notulen te lezen. Of konden ze afspraken niet vinden.

‘Vroeger kregen onze mensen de notulen mee op papier en werd het in de tas gestopt. En wist niemand op de volgende vergadering wat er de vorige keer was besproken’, aldus Natalia.

Natalia Alpatova over hoe Madeliefje medewerkers betrekt bij kwaliteit

Dropbox en Excel

‘Wij hadden Dropbox in gebruik’, vertelt Natalia verder. ‘Dat werkte wel voor mezelf en voor mijn collega’s op kantoor. Maar als ik documenten met het team wilde delen, vroegen we ons wel af of dat de beste manier was. Elke keer mailen gaat natuurlijk niet, dus het ging vaak op papier. Vakantieaanvragen, maar ook meldingen of klachten gingen allemaal via papier. Je had heel veel werk om dat allemaal bij te houden’.

“Elke keer mailen ging niet, dus het ging vaak op papier. Wat heel veel werk is om bij te houden’.”

Natalia Alpatova, kwaliteitsmanager bij Madeliefje Thuiszorg

Bij Zorggroep Achterhoek hadden ze in de loop der tijd een systeem gebouwd met Word en Excel-documenten. ‘Op zich werkte dat goed. We hadden er interne links ingebouwd, dus je kon makkelijk doorklikken. Maar op een gegeven moment verplaats je iets en werken de linkjes niet meer. En ik was de enige die in het systeem het kon aanpassen. Dat werd best wel bewerkelijk allemaal.’

Tania van thuiszorginstelling Connected2Care beaamt dit. ‘Het is fijn om het goed geregeld te hebben en de juiste documenten te hebben. Onderling worden er steeds meer nieuwe afspraken gemaakt. Dan wil je dat ze ergens de belangrijke documenten kunnen vinden, en dat ze niet afhankelijk van mij zijn. Als ik niet bereikbaar ben, dan moeten ze zelf kunnen kijken wat de afspraken zijn. Dat werkt veel praktischer.’

Tijd voor de volgende stap, gebruik Scienta

Documenten beheren, taken uitzetten of medewerkers op de hoogte brengen van wijzigingen: het kan slimmer en sneller.

Zo heb je als kwaliteitsverantwoordelijke in de zorg meer tijd over voor zaken die er écht toe doen, zoals medewerkers trainen, processen verbeteren en je collega’s verder helpen.

Vergroot het kwaliteitsbewustzijn

Van kleinschalige zorg tot zorg organisaties

Krijg overzicht en bespaar tijd

Is jullie organisatie ook klaar met dure consultancy en ingewikkelde software?

Meer dan 6.000 organisaties wel.

Meer weten? Download onze gratis whitepaper

  • Alles wat je moet weten over het managen van kwaliteit

  • Uitleg over de meest gebruikte systemen binnen kwaliteitsmanagement, zoals ISO 9001 of INK

  • Werk krachtig en prettiger met de juiste systemen

Scienta is gebruiksvriendelijke software voor het vastleggen, controleren en verbeteren van ambulante zorg processen.