“Kunnen we ook artikelen liken in Scienta?”, aldus een klant. “En een smoelenboek, zit dat erin?” De laatste tijd krijgen we vaak dit soort vragen te horen. En altijd komt dan de term social intranet om de hoek kijken. Toch is een social intranet veel meer dan artikelen liken en je collega’s opzoeken. In het meest extreme geval verloopt alle (interne) communicatie via één platform. Niet alleen vraagt dat veel van je organisatie, soms schiet het ook z’n doel voorbij.

Allereerst: de cijfers

Gartner noemt in dit onderzoek een percentage van 80% van organisaties die falen in hun social intranet; van de 20% die wél slagen, gebruikt maar 10% tot 15% van de medewerkers het.

Dezelfde cijfers zien we terug in Nederland, onder andere in dit onderzoek van Evolve. Bij 22% van de 76 ondervraagde organisaties maken alle medewerkers gebruik van het sociale intranet. Zelfs de directeur van Viadesk zegt in deze blog dat het al een succes is als 10% tot 15% van je medewerkers mee doet. Volgens ons is het pas een succes als 100% van je medewerkers mee doet. Immers, social is pas social bij het feit dat er zo veel mogelijk diversiteit is – en dus meer collega’s die het platform gebruiken.

Is dit ons argument om er niet aan te beginnen?

Nee, dat natuurlijk niet. Wat we hiermee willen zeggen is; weet waar je aan begint! Wil je 100% van je medewerkers meekrijgen – wat dus 80% tot 90% van de organisaties niet lukt – dan zal je het grondig moeten aanpakken.

Dat succes hangt in grote mate af van wat je doel is. Is je doel bevorderen van de interne samenwerking? Het delen en vastleggen van kennis? Afdelingen en processen stroomlijnen? Een interne community voor hobby’s en interesses opzetten? Medewerkers faciliteren om ideeën aan te leveren? Een interne kennisbank opzetten? Of een combinatie van verschillende factoren? Zonder helder doel voor ogen, slaagt het project gewoonweg niet.

Hulpmiddel

En dan volgt de vraag: is een social intranet hier dan het beste hulpmiddel voor? Want naast dat social intranet veel voorbereiding vergt om iedereen mee te krijgen, hebben we inhoudelijk nog wel meer kanttekeningen.

Eén van de kenmerken van social media in zijn algemeenheid is de vluchtigheid ervan. De hoeveelheid Twitter berichtjes op één dag is ontzettend veel en eigenlijk niet te bij te houden. Als je deze situatie verplaatst binnen organisaties, loop je een enorm risico namelijk dat belangrijke informatie wordt bedolven onder de gelukwensen over die nieuwe klant, geboortekaartjes en kattenplaatjes.

Doel, doel, doel

Bedenk dus heel goed wat het doel moet zijn en kies daar je systeem op uit. En dat systeem kan een social intranet zijn, maar misschien ook niet. Wil je documenten vastleggen en verspreiden, dan is een documentmanagementsysteem misschien handiger. En wil je processen vastleggen, dan is een tool om processen in te tekenen een beter idee. In sommige gevallen kan zelfs een combinatie van systemen de beste oplossing zijn.

En, hoe zit het met Scienta en social intranet?

Goede vraag. We houden de toonaangevende onderzoeksbureaus in de gaten en proberen de beste aspecten uit social media te halen. En er zijn goede aspecten in social intranet aanwezig die in Scienta worden verwerkt. Zo hebben we in Scienta 3.4 een ‘smoelenboek’ geïntroduceerd, en verschillende sociale widgets toegevoegd. Bekijk hieronder de video:

Lees meer over Scienta en social intranet