Functionaliteiten 2017-11-17T16:56:53+00:00

De functionaliteiten van Scienta

Dit zijn de functionaliteiten van Scienta. 

Alles te weten komen over elk detail van Scienta? Bekijk hier alle functionaliteiten die in Scienta zitten. Scienta is een flexibel systeem: voor documentbeheer en een sociaal intranet tot enterprise content management of een GRC-tool. Scienta is geschikt voor elke type organisatie, in elke branche en voor elk informatieprobleem. Krachtig, modern en praktisch.

Het gebruikersdashboard van Scienta.

Scienta is cloudsoftware. U en uw medewerkers loggen in op een eigen, beveiligde Scienta-omgeving. Bij Scienta staat gebruiksvriendelijkheid en toeganklijkheid centraal. Daarom is Scienta aantrekkelijk ontworpen met kleurrijke widgets. Dit bevordert niet alleen het gebruik onder medewerkers, het maakt het een herkenbaar startpunt in uw organisatie.

Widgets

Kleurrijke widgets

Widget zijn kleurrijke ‘blokken’ waarmee u uw informatie toont. Dit kunnen uw interne documenten zijn (‘artikelen’ in Scienta), maar bijvoorbeeld ook een verjaardagskalender of een intern nieuwsoverzicht.

Artikelen

Artikelen

Met Scienta beheert u uw interne bedrijfsinformatie: alle kennis, informatie en documenten die aanwezig zijn beheerst u met Scienta. Uw informatie wordt in Scienta ‘artikelen’ genoemd. Dit kunnen teksten zijn, maar ook stroomdiagrammen, bestanden, infographics of afbeeldingen.

Stroomdiagrammen

Stroomdiagrammen

Voor sommige informatie is het handig als dit uitgetekend wordt in verschillende stappen. De stroomdiagrammen van Scienta helpen u en uw collega’s hierbij. Procesbeschrijvingen worden op deze manier toegankelijk en beschikbaar voor de gehele organisatie.

Zoeken en vinden

Zoeken en vinden

Scienta heeft een krachtige zoekfunctie die door titels, tekst én bestanden zoekt. Resultaten worden overzichtelijk weergegeven in het zoekscherm, waarna u kunt filteren in de resultaten. En naast dat, is de zoekfunctie ook nog eens pijlsnel.

Makkelijk menu

Makkelijk menu

Scienta heeft aan de linkerkant een gebruiksvriendelijk menu met artikelen. U plaatst uw artikelen in hoofd- en subcategorieën, zo dat deze makkelijk te vinden en uit te klappen zijn in het menu. U bepaalt de structuur helemaal zelf, en ook het instellen van leesrechten doet u in een handomdraai.

Exporteren en downloaden

Exporten en downloaden

Alle tekstartikelen, stroomdiagrammen en bestanden zijn altijd te printen en te downloaden. En extra handig: u kunt zelfs een eigen Word-template voor exporteren instellen. Zo worden alle artikelen in Scienta in uw eigen huisstijl geëxporteerd.

Vergelijken

Vergelijken en versiebeheer

Scienta houdt automatisch revisies bij van al uw documenten. Ook toont Scienta altijd de laatste versie van uw document. Zo hebben uw medewerkers altijd de meest actuele documenten bij de hand. Toch even kijken wat er is veranderd? Met één druk op de knop ziet u wat er is gewijzigd ten opzichte van de vorige keer. Ideaal voor documentmanagement, compliance en kwaliteitsmanagement.

Scienta als sociaal intranet.

Maak uw documentatie levendig. Verbind collega’s. Scienta is dé startpagina van uw organisatie. Gebruik Scienta als interne kennisbank, intranet en als de digitale handleiding van uw organisatie.

Nieuw: het prikbord

Nieuw: het prikbord in Scienta 4.1

Het prikbord is de nieuwste social widget in Scienta. Met het prikbord kunnen u en collega’s berichten sturen en artikelen delen in Scienta. Dit maakt kennis delen interactief en sociaal.

Naast dat u de titel en een welkomsttekst kunt instellen, kunt u ook een kanaal kiezen. Zo kunt u dezelfde berichten uit het kanaal in verschillende prikbordwidgets ontvangen (bijvoorbeeld een prikbord op het gebruikers- en beheerdersdashboard). Groepen met schrijfrechten mogen berichten schrijven, groepen met beheerrechten kunnen berichten verwijderen.

'Smoelenboek'

Smoelenboek

Alle gebruikers van Scienta – uw collega’s – hebben een eigen gebruikersprofiel. Hiermee kunt u gemakkelijk collega’s zoeken, op naam, afdeling of functienaam. Creëer gemakkelijk een wij-gevoel en leer makkelijk nieuwe collega’s kennen.

Gebruikersprofielen

Gebruikersprofielen

Collega’s hebben een eigen profiel met informatie.  Hierin staat praktische informatie, zoals hun telefoonnummer, functie en kamernummer, maar ook persoonlijke informatie, zoals hun verjaardag, een biografie en een profielfoto.

Verjaardagskalender

Verjaardagskalender

Simpel, maar ontzettend krachtig: de verjaardagskalender in Scienta. Een standaard widget, waarin de profielfoto’s en de verjaardagen staan. Een functionaliteit die bij onze klanten hele leuke reacties oproept, want wie wil er nu niet gefeliciteerd worden op zijn of haar verjaardag? De verjaardagskalender is een kleinigheidje in Scienta dat de cultuur van uw organisatie enorm versterkt.

Interne nieuwsoverzichten

Interne nieuwsoverzichten

Scienta heeft verschillende soorten widgets: kleurrijke blokken waarin uw documenten (‘artikelen’ in Scienta) in een lijst worden getoond. Deze artikelen kunnen uw procesbeschrijvingen zijn, maar net zo goed uw interne nieuws. In de Scienta Editor voegt u gemakkelijk afbeeldingen toe bij uw nieuws. Een (vaste) publicatiedatum en een vaste auteur zijn optioneel in te stellen.

Eigen widgets

Uw eigen widgets

Uw eigen widgets maken? Dat kan! Danzij de speciale HTML-widget kunt u eigen HTML en CSS toevoegen. Maak bijvoorbeeld links naar websites, applicaties of systemen die binnen uw organisatie vaak gebruikt worden.

Huisstijl

Uw eigen huisstijl

Scienta is van u en van uw medewerkers. Niet meer dan logisch dus, dat u uw Scienta omgeving geheel naar uw eigen wensen kunt aanpassen. Voeg uw eigen logo, eigen kleuren en eigen templates toe in uw eigen Scienta-omgeving.

Eigen URL

Een eigen URL

Scienta bereikt u via elke moderne browser. De URL van uw Scienta omgeving is daarom ook herkenbaar: dit is altijd www.uworganisatienaam.mijnscienta.nl. 

Krachtig voor beheerders. 

Iedere organisatie die met Scienta werkt, wijst één of meerdere beheerders aan. Beheerders schrijven en updaten artikelen, structureren de content, verwerken taken en voegen nieuwe gebruikers toe. En dat allemaal zonder training, technische installaties of verplichte consultancy.

Beheerdersdashboard

Het beheerdersdashboard

Het beheerdersdashboard is het gedeelte waar alleen beheerders toegang tot hebben. Hier regelt u als beheerder alle zaken in Scienta: het structureren en schrijven van artikelen, het toevoegen van nieuwe gebruikers en het verwerken van taken.

Artikelbeheer

Flexibel artikelbeheer

Uw documenten (‘artikelen’ in Scienta) beheert u eenvoudig in het artikelbeheer. Een eenvoudig overzicht waarin u categorieën in- en uitklapt, artikelen toevoegt of archiveert.

Structuur

Structuur maken

Snel iets aan de structuur wijzigen? Drag en drop artikelen en categorieën in een handomdraai. Geen structuur die in beton gegoten is, maar die flexibel met uw wensen meebeweegt.

Gebruikers en groepen

Gebruikers en groepen

Voeg uw collega’s toe als gebruikers. Zij kunnen zelf hun profiel verder aanvullen. En plaats gebruikers in groepen, zodat u gebruikers nog makkelijker kunt beheren en rechten mee kan geven.

Rechtenbeheer

Geavanceerde rechtenstructuur

Scienta heeft een zeer geavanceerd rechtenbeheer. Stel bijvoorbeeld eenvoudig lees- of bewerkrechten in. U kunt ook deelbeheerders aanmaken: zij mogen bepaalde artikelen in Scienta bewerken. Of maak tijdelijke gastgebruikers aan, bijvoorbeeld voor externen. Met de unieke groepensimulator ziet u precies welke groepen gebruikers welke artikelen mogen lezen, mogen bewerken en mogen archiveren.

Variabelen

Variabelen

Sommige definities wijzigen in de loop der tijd. Denk bijvoorbeeld aan afdelings- of functienamen, adres gegevens of namen van applicaties. Met variabelen in Scienta zorgt u ervoor dat u dit op slecht één plek hoeft aan te passen: Scienta zorgt er voor dat dit woord overal wordt vervangen door uw definitie.

Abonnementen

Abonnementen en contentupdates

Organisaties kunnen een abonnement afsluiten op content van onze contentpartners. Zo heeft u altijd up-to-date en branchespecifieke documenten tot uw beschikking, kant-en-klaar geleverd in Scienta. Door middel van wijzigingsvoorstellen van uw contentpartner, worden uw documenten automatisch geactualiseerd. Lees hier meer over contentpartners van Scienta.

Documentmanagement met Scienta. 

Een modern kennis- en documentmanagementsysteem: het lukt met Scienta. Voor elk soort document en elk soort documentatie. Scienta heeft een eigen, ingebouwde editor: de Scienta Editor. Hiermee schrijft u artikelen, tekent u stroomdiagrammen of voegt u bestanden toe.

Scienta Editor

De Scienta Editor

De Scienta Editor is een eigen, ingebouwde editor in Scienta. Hiermee schrijft u tekstartikelen, tekent u stroomdiagrammen of voegt u bestanden toe, zoals Word-, Pdf-, Excel- of PowerPointbestanden.

Tekstartikelen

Tekstartikelen

Het meestgebruikte soort artikel is een tekstartikel. Tekstartikelen zitten vol met handigheden: voeg afbeeldingen toe of bewerk het artikel in html-modus. Maak gebruik van variabelen, waarbij u in Scienta één keer variabele definieert, zodat u dit niet in ieder document hoeft aan te passen. En voeg gemakkelijk stukjes code toe in uw documentatie, zoals code in HTML, CSS of programmeerdocumentatie in PHP of C++.

Stroomdiagrammen

Stroomdiagrammen

Met de Scienta Editor tekent u zonder plug-ins of extra software stroomdiagrammen. Teken processen uit, structureer deze met swimlanes en koppel verantwoordelijkheden aan een proces met het RASCI-model. Per processtap kunt u aangeven welke andere documenten er voor nodig zijn of kunt u weer linken naar andere procesbeschrijvingen of werkinstructies.

Bestanden

Bestanden in Scienta

Al uw documenten die u niet in de Scienta Editor schrijft, kunt u wél toevoegen. Denk bijvoorbeeld aan jaarverslagen in Pdf-formaat of presentaties in PowerPoint. Scienta bevat geen oneindige brei naar hyperlinks in een ondoorgrondelijke mappenstructuur, maar uw documenten worden direct getoond, zonder eerst gedownload te hoeven worden.

Tags en artikelsoorten

Tags en artikelsoorten

Scienta kent ‘extra informatie’ (meta-informatie) die u toe kunt voegen aan artikelen. Een veelgebruikte functionaliteit is het koppelen van tags: een ‘label’ die u meegeeft aan verschillende artikelen. Zo bundelt u artikelen met hetzelfde thema op een praktische manier.

Ook kent Scienta artikelsoorten. Hiermee kunt u aangeven wat soort artikel het is, zoals een werkinstructie, formulier of procesbeschrijving.

Automatisch versiebeheer

Automatisch versiebeheer

Het is vaak een must binnen organisaties: het bijhouden wat er is veranderd in een document. Daarom heeft Scienta automatisch versiebeheer: Scienta houdt revisies van elk artikel bij, zodat u altijd het meeste actuele artikel publiceert én altijd terug kunt halen wat er is veranderd.

Door middel van duidelijke kleuren wordt duidelijk wat er is toegevoegd en is weggehaald in een artikel. En met één druk op de knop ziet u wat er is veranderd in een artikel. Ideaal voor compliance, kwaliteitsmanagement en documentcontrol.

Vergelijken

Vergelijken van artikelen

Soms is het handig om oudere versies van artikelen te vergelijken met nieuwere versies. In de Scienta Editor kunt u twee versies van hetzelfde artikelen naast elkaar zetten. Zo kunt u gemakkelijk de verbeterpunten van het artikel met elkaar vergelijken.

Taakgericht werken met de workflow van Scienta.

Beheer alle taken in Scienta met het takenbeheer: maak en beheer taken aan en bewaar het overzicht. Veel taken in één keer? Met werklijsten heeft u één overzicht voor de verschillende taken. Natuurlijk inclusief uitgebreid beheer, deadlines en herinneringen.

Taken

Taken in Scienta

In Scienta maakt u taken aan: opdrachten aan medewerkers om iets met een artikel te doen, zoals lezen of bewerken. Elke gebruiker heeft in Scienta een ‘Mijn Taken’-overzicht: één overzicht met alle taken die zij moeten uitvoeren. Als beheerder heeft u een totaaloverzicht met alle taken die aanwezig zijn in Scienta.

Leesverplichting

Leesverplichting

Gegarandeerd weten dat een belangrijk artikel wordt gelezen? Laat collega’s een artikel verplicht lezen door middel van een leesverplichting.

Reviewverplichting

Reviewverplichting

Benieuwd hoe medewerkers aankijken tegen een artikel? Maak dan een reviewverplichting aan. Hierbij schrijven medewerkers een review over een artikel en besluiten zij of deze is goedgekeurd of is afgekeurd.

Bewerkverplichting

Bewerkverplichting

Stuur medewerkers een bewerkverplichting: hiermee passen medewerkers het artikel direct aan. Toch eerst het artikel controleren? Wijs ze dan een wijzigingsvoorstel toe.

Wijzigingsvoorstellen

Wijzigingsvoorstellen

Wijzigingsvoorstellen zijn ontzettend krachtig. Medewerkers kunnen op artikelen die zij tegenkomen een wijzigingsvoorstel indienen. Hiermee sturen ze een verbetervoorstel na de beheerder van het artikel, die vervolgens het voorstel in zijn geheel, gedeeltelijk of niet kan implementeren. Ook kunnen beheerders wijzigingsvoorstellen toekennen aan medewerkers. Hiermee haalt u praktische kennis op uit uw organisatie en verwerkt u dat in Scienta.

Werklijsten

Werklijsten

Veel taken in één keer? Met werklijsten bundelt u verschillende taken op één werklijst. Zo kunt u zien hoe veel taken al afgerond zijn en hoe veel taken nog open staan. Ook ziet u in één keer de eerstvolgende deadline, de omschrijving en de voortgang. Zo behoudt u eenvoudig het overzicht van uw taken in Scienta.

Takenbeheer

Takenbeheer

Beheer alle taken in Scienta met het takenbeheer: maak nieuwe taken aan en beheer uw huidige taken. Vervang bijvoorbeeld uitvoerders, stuur herinneringen, plan terugkerende taken of plan taken in die pas starten vanaf een datum in de toekomst.

Deadlines en herinneringen

Deadlines en herinneringen

Moeten bepaalde stukken nagekeken worden voor een bepaalde datum, zoals voor een vergadering? Stel gemakkelijk deadlines voor taken in en stuur automatisch of handmatig herinneringen naar gebruikers.

Governance, Risk en Compliance voor de werkvloer.

Veel organisaties hebben te maken met wet- en regelgeving. Hiervoor worden veel beschrijvingen, protocollen, handboeken en matrixen opgesteld om te voldoen aan deze wetten, richtlijnen en normen.  Scienta helpt u om de daaruit voortkomende documentatie, interne rollen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden eenvoudig te communiceren en te borgen.

Verantwoordelijkheden en rollen

Verantwoordelijkheden en rollen

Naast dat u met Scienta processen kunt vastleggen en documenten beheert, communiceert u ook de verantwoordelijkheden, werkzaamheden en interne rolverdeling met de rest van uw organisatie. Dit doet u gemakkelijk met het RASCI-model in Scienta. Lees in deze whitepaper meer over het RASCI-model.

RASCI-model

Het (vernieuwde) RASCI-model

Met het RASCI-model schept u duidelijkheid in de rollen en verantwoordelijkheden in een organisatie. Het principe is simpel: elke persoon in een organisatie heeft een bepaalde rol in al het werk dat uitgevoerd moet worden. Zo kan de ene persoon verantwoordelijk zijn voor uitvoering en moet een ander geïnformeerd blijven over de voortgang.

RASCI is de afkorting van Responsible (verantwoordelijk), Accountable (eindverantwoordelijk), Consulted (ondersteunend), Supportive (raadplegend) en Informed (geïnformeerden). In ons RASCI-model staan echter niet de rollen centraal, maar de mens. Het RASCI-model in Scienta blijft overzichtelijk en beheersbaar, hoe veel werkzaamheden of verantwoordelijkheden een persoon ook heeft. Lees meer over het RASCI-model in onze whitepaper.

Managementoverzichten

Managementoverzichten

Voor documentmanagement is in het kader van compliance en governance belangrijk om te weten welke status een document heeft. Is het nog actueel? Is het document definitief of moet deze nog vastgesteld worden? Met het managementoverzicht in Scienta houdt u grip op uw documenten.

Artikelstatussen

Artikelstatussen

Artikelen in Scienta kunt u een status meegeven. Dit kan per individueel artikel, maar in het artikelbeheer is het ook mogelijk om de status van meerdere artikelen in één keer aan te passen. Scienta kent 5 statussen voor artikelen: geen status, concept, definitief, vastgesteld (een artikel met de status definitief is nagekeken, door bijvoorbeeld het management of bestuur) en vervallen.

Ook kunt u statussen inplannen. Wanneer een artikel jaarlijks opnieuw bekeken moet worden, is het mogelijk om een ingeplande statuswijziging toe te voegen, zodat dit artikel over een jaar automatisch de status Vervallen krijgt.

Workflow

Een krachtige workflow

Controleer en update uw documenten, dankzij lees-, review-, of bewerkverplichtingen. Inclusief deadlines, herinneringen en een uitgebreid takenbeheer.

Tags en artikelsoorten

Tags en artikelsoorten

Scienta kent ‘extra informatie’ (meta-informatie) die u kunt toe kunt voegen aan artikelen. Een veelgebruikte functionaliteit is het koppelen van tags: een ‘label’ die u meegeeft aan verschillende artikelen. Zo bundelt u artikelen met hetzelfde thema op een praktische manier, bijvoorbeeld voor wet- en regelgeving of risico’s.

Ook kent Scienta artikelsoorten. Hiermee kunt u aangeven wat soort artikel het is, zoals een werkinstructie, formulier of procesbeschrijving.

Alle functionaliteiten en services:

  • Algemeen
  • Aantal gebruikers
  • Cloudoplossing
  • Eigen URL
  • Moderne interface
  • Gebouwd met de nieuwste technieken
  • Up-to-date handleiding
  • Advies en training op locatie
  • Workshops
  • Cloudoplossing
  • 15 minuten gesprekken
  • Uitgebreide instructievideo's
 
Kickstart
$20 / month
  • Algemeen

  • Aantal gebruikers

    1

  • Cloudoplossing

  • Eigen URL

  • Moderne interface

  • Gebouwd met de nieuwste technieken

  • Up-to-date handleiding

  • Advies en training op locatie

  • Workshops

  • Cloudoplossing

  • 15 minuten gesprekken

  • Uitgebreide instructievideo's

Premium
$50 / month
  • Algemeen

  • Aantal gebruikers

    Volgens licentie

  • Cloudoplossing

  • Eigen URL

  • Moderne interface

  • Gebouwd met de nieuwste technieken

  • Up-to-date handleiding

  • Advies en training op locatie

  • Workshops

  • Cloudoplossing

  • 15 minuten gesprekken

  • Uitgebreide instructievideo's

Partner
$60 / month
  • Algemeen

  • Aantal gebruikers

    In overleg

  • Cloudoplossing

  • Eigen URL

  • Moderne interface

  • Gebouwd met de nieuwste technieken

  • Up-to-date handleiding

  • Advies en training op locatie

  • Workshops

  • Cloudoplossing

  • 15 minuten gesprekken

  • Uitgebreide instructievideo's

Bekijk alle functionaliteiten