Procesmanagement in 2019: drie tips om het op orde te krijgen

Succesvol procesmanagement: het is dé basis voor organisaties die zichzelf willen verbeteren en willen groeien. Beschreven processen bieden structuur en duidelijkheid, en zorgen daarmee voor een stabiele basis.

Op onze blog is al veel informatie te vinden over procesmanagement. Zo kun je onder andere lezen wat processen precies zijn, waarom het goed is om ze te beschrijven en wat het belang is van goede communicatie binnen procesmanagement.

Toch blijkt het soms nog best lastig te zijn om als bedrijf je procesmanagement op orde te krijgen. Om die reden lees je in deze blog drie tips waarmee je veelgemaakte fouten voorkomt en je zorgt voor succesvol procesmanagement!

Zoekt u gratis voorbeeld procesbeschrijvingen? Ga aan de slag met onze Kickstart: negentien voorbeeldprocessen en tientallen handige documenten, geheel gratis.

1. Zorg voor échte motivatie

Met echte motivatie bedoelen we intrinsieke motivatie. Voordat je start met procesmanagement, moet je overtuigd zijn van het nut ervan. Dat lijkt misschien logisch, maar veel bedrijven blijken de verkeerde ‘motivatie’ te hebben om processen vast te leggen. Vaak wordt procesmanagement gezien als iets dat moet, waardoor het beschrijven van processen een doel op zich wordt en geen middel om de organisatie te verbeteren. Ook zijn veel bedrijven gretig op zoek naar zogenaamde ‘quick wins’.

Natuurlijk, voordeel op korte termijn is fijn, maar uiteindelijk wil iedereen voor diepere organisatieverbeteringen gaan, toch? Het beschrijven van processen wordt immers gedaan om medewerkers in hun dagelijkse werkzaamheden te helpen met praktische stappen en duidelijke informatie. Vandaag, morgen, maar ook over een maand of zelfs een jaar.

Het is dus belangrijk om goed voor ogen te hebben wat je wil beschrijven, waarom je dat wil beschrijven en voor wie je het wil beschrijven. Alleen als je antwoord kunt geven op deze vragen heeft het beschrijven van processen zin, en kun je voorkomen dat het beschrijven ervan een doel op zich wordt.

2. Zorg voor goede communicatie

De praktijk wijst het keer op keer uit: succesvol procesmanagement valt of staat met goede communicatie. Je kunt de meest briljante en foutloze processen bedenken, maar als je ze niet op de juiste manier communiceert met je collega’s zal er weinig mee gebeuren.

Zoals in de eerste tip al was te lezen moet eerst duidelijk zijn wat, waarom en voor wie je processen wil beschrijven. Zodra je klaar bent om de processen te gaan beschrijven, zorg dan dat je dit doet in samenwerking met de mensen die de processen daadwerkelijk gaan uitvoeren.

Als iemand weet hoe een proces moet worden beschreven, dan zijn zij het wel. Bovendien creëer je op deze manier draagvlak en voelen je medewerkers zich gehoord.

Tot slot is het belangrijk om te zorgen dat je medewerkers de beschreven processen kunnen vinden. In het ideale geval combineer je een procesbeschrijving met andere relevante documenten, zoals formulieren of extra informatie die bij een stap horen, maar ook uitleg over de verantwoordelijkheden en risico’s in een proces. Meer weten over goede communicatie? Lees dan deze blog.

3. Wees niet bang om een proces aan te passen

Het komt zelden voor dat een proces in één keer perfect is. En goed nieuws: dat is ook helemaal niet nodig. Er is niets zo leerzaam als het maken van fouten!

Natuurlijk moet je wel je best doen om een proces in eerste instantie zo goed mogelijk te beschrijven. Het betrekken van je medewerkers, zoals we hierboven beschreven, helpt daar al bij. Blijf echter niet hangen in het schrijven van het proces, maar test het proces vooral ook in de praktijk. Zo kun je het proces verbeteren aan de hand van ervaring.

Ook kunnen er bepaalde omstandigheden veranderen, waardoor een proces moet worden aangepast. Een nieuwe organisatiestructuur, andere software op de werkvloer of zelfs een nieuwe printer kan er toe leiden dat een proces moet worden aangepast.

Kortom: Het is belangrijk dat je processen blijft monitoren en de effectiviteit in de gaten houdt.

Met deze drie tips kun je op een goede manier beginnen met procesmanagement. Nog meer tips lezen? Bekijk dan de onderstaande whitepaper!

Door |2019-02-11T09:29:23+00:00maandag 11 februari, 2019|Procesmanagement|