Documentmanagement 2017-07-18T14:14:31+00:00

Document- en kennismanagement in Scienta

Succes dankzij eenvoudig documentbeheer en goed geordende interne bedrijfsinformatie.

Vooropgesteld: Scienta is geen software voor dossieropbouw. Voor documenten voor HRM, CRM of ERP zijn andere softwaresystemen geschikter. Scienta is wél geschikt voor allerlei andere soorten documenten: presentaties, de notulen van de laatste vergadering of rapporten. Leg een kennisbank aan voor uw gehele organisatie, beheer uw interne bedrijfsinformatie en beschrijf uw processen op een toegankelijke manier. Informatie-, kennis- of documentmanagement wordt dankzij Scienta weer praktisch en ontspannen!

  • Moderne kennis- en documentmanagementsoftware voor elke organisatie
  • Zeer gebruiksvriendelijk: geen training of installaties nodig
  • Al vanaf €975,- per jaar!

Waarom Scienta als uw documentmanagementsysteem?

Voor elk soort document en elk soort documentatie

Of het nu gaat om Word-, Pdf- of PowerPointdocumenten: alles kunt u in Scienta opslaan, beheren en terugvinden. Scienta heeft ook een eigen editor voor teksten en stroomdiagrammen, zodat u zelf in Scienta teksten kunt schrijven en wijzigen. Uitermate geschikt voor documentatie in het kader van certificering of procesmanagement, maar ook voor Enterprise Content Management (ECM) of documentmanagement. Geen losse documenten meer op schijven, in de kast of in ontoegankelijke systemen, maar één digitale omgeving voor uw documentbeheer.

Veel slimmigheden voor het beheren van uw documenten

Schrijf documenten in de eigen editor van Scienta en teken eenvoudig uw werkprocessen uit met onze stroomdiagrammen. Geef documenten tags mee, zodat documenten die bij elkaar horen hetzelfde label meekrijgen. Of maak veelgebruikte documenten als ‘favoriet’: zo heeft u uw favoriete documenten altijd bij de hand. Scienta kent ook een inhoudsopgave met geavanceerde filters: vind gemakkelijk documenten van een bepaalde datum, auteur, zoekwoord of in een bepaalde categorie.

Gebruik de kennis van al uw medewerkers

Iedere medewerker kan op ieder tekstartikel in Scienta een wijzigingsvoorstel indienen. Zo wordt kennis altijd aangevuld en actueel gehouden, door middel van praktische verbeteringen van al uw medewerkers. Beheerders van Scienta kunnen kiezen wat ze hiermee doen: volledig doorvoeren, gedeeltelijk doorvoeren, het voorstel niet doorvoeren of terugsturen naar de gebruiker met verdere instructies.

Geen statische hyperlinks. Maar documenten die meteen getoond worden

Veel kennis- of documentmanagementsystemen werken met links naar verschillende bestanden. Dit maakt een grote hoeveelheid documenten niet alleen onoverzichtelijk, het kost ook nog eens veel tijd om het juiste document te vinden. In Scienta worden documenten direct weergegeven: ook Word- en Pdf-bestanden worden direct in het scherm geladen. Geen gedoe meer met lange lijsten met hyperlinks en versienummers, maar een gebruiksvriendelijk overzicht dat zich vanzelf wijst.

Haal de kennis uit uw organisatie. Met taken richting medewerkers

Benieuwd wat mensen van een document vinden? Moeten bepaalde stukken nagekeken worden voor een vergadering? Of moeten sommige documenten goedgekeurd worden? Met de workflow van Scienta stuurt u taken uit naar medewerkers, bijvoorbeeld voor controle, reviews of leesverplichtingen. Natuurlijk kunt u op alle taken een deadline instellen, inclusief reminders als de deadline nadert. Zo benut u alle kennis van uw medewerkers.

Geavanceerde rechten: bepaal wie wat mag zien

Soms is het nodig dat niet iedereen alles mag zien. Denk bijvoorbeeld aan bepaalde notulen of documenten over loonbeleid. Scienta heeft daarom geavanceerd rechtenbeheer: per categorie kunt u instellen welke groep medewerkers documenten mag lezen of mag bewerken. En met de unieke rechtensimulator van Scienta kunt u per groep zien welke lees- en bewerkrechten zij hebben. Op deze manier kunt u ook instellen dat bepaalde medewerkers documenten mogen bewerken, zonder dat zij toegang hebben tot álle beheerfuncties. En dat alles zonder ingewikkelde beheertrainingen of consultancy!

Geen lange mappen, maar één overzichtelijk menu

Veel documentenmanagementsystemen werken met mappen die uitgeklapt kunnen worden. Als u een structuur heeft dat meerdere lagen diep is, wordt dit al gauw onoverzichtelijk. Dit zorgt ervoor documenten minder gelezen worden, wat zonde is van uw tijd en moeite. Scienta heeft gelukkig een overzichtelijk menu, waarbij documenten in categorieën geplaatst worden. Als beheerder maakt u gemakkelijk nieuwe categorieën aan, versleept u documenten naar een andere plek en past u de structuur snel aan.

Wat is Scienta?

Scienta is moderne software voor modern documentmanagement. Uw documenten in Scienta zijn weer vindbaar, beheersbaar en toegankelijk voor alle relevante medewerkers, dankzij geavanceerd rechtenbeheer. Bekijk de video voor een indruk van Scienta! En lees meer over de unieke functionaliteiten van Scienta.

Bekijk alle functionaliteiten

Succesverhaal: Kwalitaria (FFC)

Franchise Friendly Concepts (FFC) is een franchisegever van onder andere Kwalitaria. Joep Leemans, vertelt over het beheren van de verschillende, cruciale documenten in Scienta. Voorbeeldarbeidscontracten, hygiëne-eisen, handboeken of een update van wet- en regelgeving; het is zo voor handen.

Lees de klantcase

Ga aan de slag: neem een gratis proefaccount van Scienta!

Start vandaag