Een kwaliteitsmanagementsysteem, waarom is dat nodig? (webinar recap)

Stel orde op zaken met een KMS

Onafhankelijk van de branche waarin je opereert, heb je steeds meer informatie nodig om goed te kunnen functioneren. Er is ook nooit een gebrek aan gegevens om mee te werken, maar in de meeste gevallen zijn documenten en de informatie die deze bevatten enorm versnipperd door de organisatie heen en opgeslagen in uiteenlopende, en lang niet altijd gekoppelde online en offline systemen.

Het logische gevolg? Chaos!

Stel orde op zaken met een KMS. Dit is niet slechts een (digitaal) kwaliteitshandboek en omvat veel meer dan instructies en procedures. Met een KMS zorg je ervoor dat het streven naar kwaliteit een integraal onderdeel wordt van je processen, producten en diensten.

Waarom een kwaliteitsmanagementsysteem?

Een goed opgezet KMS verbetert efficiëntie, bespaart kosten, verhoogt klanttevredenheid en zorgt voor een betere naleving van wet- en regelgeving. Voordelen waarmee jouw organisatie beter kan presteren, makkelijker inspeelt op veranderende omstandigheden en je een meer solide basis legt voor groei en succes op de lange termijn. Kwaliteitsmanagementsoftware moet toegankelijk en laagdrempelig zijn, en vóór de organisatie werken. Bovendien moet het jou werk uit handen nemen, in plaats van je meer werk bezorgen.

Een KMS zorgt voor:

• Duidelijkheid – het geeft inzicht in wie binnen je organisatie waarvoor verantwoordelijk is, hoe processen verlopen en welke formulieren hierbij worden gebruikt
• Continuïteit – door kennis over het reilen en zeilen van de organisatie op allerlei gebieden centraal, digitaal vast te leggen en beschikbaar te maken, verklein je de afhankelijkheid van specifieke medewerkers en loopt alles door als je tijdelijk of definitief geen beroep meer op een collega kan doen.
• Betrokkenheid – bij WoodWing Scienta besteden we veel aandacht aan de betrokkenheid van medewerkers van onze klanten bij kwaliteitsmanagement. Iedereen heeft namelijk baat bij een kwaliteitsmanagementsysteem, maar kan er zelf ook actief aan bijdragen.

Scienta: De digitale collega die alles weet

Organisaties die met het KMS Scienta werken, kunnen je precies vertellen waarom je een kwaliteitsmanagementsysteem wilt hebben. Een van onze klanten noemde het ‘de digitale collega die alles weet’. Net als een medewerker die al jaren in dienst is en die precies weet hoe processen verlopen en waar je wat kunt vinden. Leuk en aardig natuurlijk, zo’n digitale collega, maar hoe organiseer je dat? Het succesvol opzetten van een kwaliteitsmanagementsysteem kun je vanuit twee perspectieven bekijken: die van de ‘gewone’ gebruiker en die van de kwaliteits-/procesmanager.

Bij de eerste gaat het om het creëren van betrokkenheid – hoe zorg je dat iedereen gebruikmaakt van het KMS? Gebruiksvriendelijkheid, herkenbaarheid, duidelijke informatie over richtlijnen en processen, maar ook aandacht voor het sociale reilen en zeilen binnen de organisatie. Het zijn stuk voor stuk ingrediënten voor een breed draagvlak voor kwaliteit in algemene zin en het KMS in het bijzonder.

Met Scienta creëer je o.a. betrokkenheid door:

• Aantrekkelijke widgets met bedrijfsmatige en sociale informatie, zoals een verjaardagskalender en een online smoelenboek
• Een krachtige zoekfunctie die veel tijd bespaart
• De mogelijkheid om iedereen d.m.v. voorstellen te laten bijdragen aan de kwaliteit van informatie binnen de organisatie
• Het eenvoudig kunnen aanmaken, monitoren en managen van taken

Het tweede perspectief gaat over het krijgen van grip op informatie. Welke documenten worden gelezen en welke niet, waar zijn mensen mee bezig en wat hebben ze hierbij nodig. Welke taken staan er uit om informatie te lezen, corrigeren, en goed te keuren, en wat is de status hiervan. Controle hebben over informatie is ook cruciaal voor audits en controles. Met een KMS maak je de bedrijfsprocessen met één druk op de knop inzichtelijk. Van workflows tot onderliggende formulieren en documenten.

Het Scienta dashboard geeft je grip op informatie met grafieken waarin jij op elk niveau o.a. kunt zien:

• Welke informatie en documenten wel en niet worden gebruikt
• Wat er speelt in je organisatie op basis van gebruikte zoektermen en gestelde vragen
• Hoe het ervoor staat met toegewezen taken

In een recente webinar bespreken Marieke Nieuwenhuizen en Lisette Kraal, experts op het gebied van kwaliteitsmanagement én Scienta medewerkers, bovenstaande en andere mogelijkheden van Scienta en gaan zij in op het onlangs sterk uitgebreide dashboard.

Een KMS – waarom zou je? Nou, hierom dus

Als iemand jou in het vervolg vraagt: ‘Een KMS, waarom zou je?’ Dan weet jij dat je daarmee zorgt voor:

• Organisatiebrede aandacht voor kwaliteit als integraal onderdeel van ieders werk in plaats van zomaar een onderwerp dat enkel wordt besproken in het management team
• Medewerkers die informatie kunnen vinden, met actuele versies van documenten werken en de juiste processen volgen
• Het vastleggen en beschikbaar stellen van kennis en ervaring die zich anders alleen in het hoofd van mensen bevindt
• Grip op wat er binnen de organisatie gebeurt, waardoor kwaliteitsmanagers en compliance officers bij audits en controles moeiteloos kunnen aantonen dat jouw organisatie compliant is.

Klaar om kwaliteitsmanagement in jouw organisatie naar een hoger plan te tillen?
Dat kan!  Je kunt ervoor kiezen om eerst een WoodWing Scienta demo te bekijken. Daarna, of meteen als je direct zelf aan de slag wil, kun je een Scienmta proefaccount aanvragen door op de onderstaande knop te klikken.