In deze rubriek geeft Lisette Kraal, onze Customer Success Manager je antwoord op de meest gestelde vragen over Scienta. Deze keer geeft ze antwoord op de vraag: ‘Als ik kies voor Scienta, hoe ziet het implementatietraject er dan uit? En hoe lang duurt dit?’

Aan de slag met Scienta? Geen implementatie maar een kickstart

We krijgen deze vraag regelmatig. Logisch. Want we zijn er aan gewend dat de implementatie van software langer duurt dan je wilt én duurder is dan je dacht. Maar waarom zou je daarmee genoegen nemen? Wij doen we dat totaal anders. Je kunt direct aan de slag met Scienta, ook al heb je maar een beetje kennis van computers en software. Bij ons geen ellenlang traject, maar een kickstart. Je begint gewoon. Maar hoe precies?

Scienta is heel eenvoudig. Binnen 2 minuten na je aanvraag zit je in je eigen Scienta omgeving. En de software is zo helder, intuïtief en visueel van opzet, dat je snel van start kunt. Wij helpen je daarbij. Onder meer met een adviesgesprek bij de start én een gesprek na een halfjaar. Centraal daarin staat de vraag hoe je Scienta goed inzet voor je organisatie. Ook als je al langer klant bent blijven we helpen. We geven trainingen en telefonische support. Hóe we je precies helpen? Samen doorlopen we globaal deze vijf stappen:

Stap 1: wat is jullie doel met Scienta?

In ons eerste adviesgesprek bespreken we hoe jij de software zo goed mogelijk kunt inzetten voor je organisatie. Vooraf hebben we ons al flink verdiept in je organisatie, de organisatiestructuur en de missie en visie. Belangrijk in dit stadium is de vraag: wat wil je bereiken met Scienta? Vrijwel altijd is het doel tweeledig: de kwaliteitsmanager wil dat het kwaliteitsmanagement op orde is én dat medewerkers makkelijk toegang hebben tot informatie die zo nodig hebben.

Een goed voorbeeld is de casus van Madeliefje Thuiszorg in Amsterdam. Vanwege de groei van de organisatie ontstond de behoefte om kwaliteit te borgen, door de informatie toegankelijk te maken voor medewerkers onderweg.

In het adviesgesprek bekijken we wat je zélf doet en hoe wij je kunnen helpen. Ons advies: wijs een eindverantwoordelijke aan, zodat Scienta snel draait binnen de organisatie. Meestal is dat een compliance officer, een procesmanager of een kwaliteitsmanager.

“De adviseur had zich enorm verdiept in onze organisatie. Dat vind ik een enorm pluspunt. Het is veel makkelijker praten met iemand die belangstelling toont en kennis van zaken heeft, dan met iemand die alleen zijn stukje komt vertellen.”

Stap 2: structuur bepalen

Je wilt dat medewerkers makkelijk hun weg vinden in Scienta, zodat zij goed op de hoogte zijn van processen en afspraken en weten binnen welke kaders zij hun werk kunnen doen. Ook documenten als gebruikersaanwijzingen moeten zij snel kunnen vinden. Dat vraagt om een logische structuur die intuïtief aanvoelt voor iedereen.

Dit is een belangrijke stap, waarover we je adviseren. Waar je organisatie ook mee werkt – ISO 9001, HKZ of nog een andere certificering – het past altijd in Scienta. En natuurlijk hebben we zelf ook al nagedacht over een heldere structuur. Je vindt deze in ons ISO 9001 voorbeeldhandboek.

💡 Tip

Beschrijf de protocollen zo dat je de medewerkers heldere kaders geeft waarbinnen zij naar eigen inzicht hun werk kunnen doen. Ook adviseren je om de protocollen te schrijven in de taal van de medewerkers. Zie je daar tegenop? Dan kunnen we je koppelen aan externe adviseurs met kennis van specifieke onderwerpen. Ook ons voorbeeldhandboek biedt jou beslist inspiratie.

Stap 3: documenten invoeren

Nog iets om tegenop te zien: hoe krijg je alle documenten in Scienta? Vaak staan deze documenten nu nog in Windows Verkenner, SharePoint, het intranet of in een ander kwaliteitssysteem. Meestal staan er zelfs documenten verdeeld in diverse systemen. Veel klanten zien dit juist ook als een goede gelegenheid om alles nog eens na te kijken. Omschrijven we alles nog wel goed, en zijn er dingen dubbel beschreven?

Zie je ertegenop om al deze documenten in te voeren in Scienta? Dan doen wij dat voor je, voor maar 1 euro per pagina. Alles staat dan direct in de juiste structuur. Is er nog weinig beschreven voor de organisatie? Raadpleeg dan ons ISO 9001 Voorbeeldhandboek.

Stap 4: Scienta gebruiken als intranet

Scienta is geen gewoon kwaliteitssysteem. Het is er voor de medewerkers. Want je kunt processen pas echt verbeteren, als medewerkers ernaar handelen. De vraag is: hoe prikkel je medewerkers om Scienta te gebruiken?

Door Scienta ook te gebruiken als intranet, compleet met nieuws en een smoelenboek. Ons intranet ziet er heel aantrekkelijk uit, is interactief en is dus leuk om te bezoeken. Zowel kleine als middelgrote organisaties vervangen hun statische intranet door Scienta. Je richt het heel eenvoudig zelf in.

“Ik wil natuurlijk dat als er een nieuwe medewerker komt, dat die ook blijft. Een nieuwe medewerker wil ik alles zo goed mogelijk kunnen vertellen en uitleggen wat ze moeten doen als er iets gebeurt. Ik wil niet dat mensen denken: ‘Ik doe mijn werk in de wijk en dat is het.'”

Natalia Alpatova, planningscoördinator en applicatiebeheerder Madeliefje Thuiszorg, Amsterdam.

Stap 5: Support

Werken jullie naar tevredenheid met Scienta, dan kun je blijven vertrouwen op onze ondersteuning. We bieden je diverse trainingen, online en bij ons op locatie. Zoals een introductietraining (voor geïnteresseerden en nieuwe gebruikers), een algemene beheerderstraining en een niveau-training om alles uit Scienta te halen.

Ook geven we trainingen in samenwerking met brancheorganisaties. De inhoud van deze trainingen stemmen we af op de vragen en behoeften van onze klanten. Want de trainingen moeten maximaal effectief zijn.

Scienta-gebruikers kunnen ook altijd gratis terecht bij onze Support-medewerkers. Andersom houden wij ook graag contact. Hoe gaat het? Wat werkt goed in Scienta? Maar vooral ook: wat kan er beter? Zo leren we ook weer van onze klanten en blijven we Scienta verbeteren en vernieuwen.

“De service van Scienta is gewoon echt top! Als je vragen hebt krijg je heel snel antwoord, maar ze staan ook open voor ideeën en wensen die wij hebben.”

Jan van Veen (JV Impuls)

Wég met de drempels

Eigenlijk is onze dienstverlening vooral gericht op het wegnemen van drempels. Hindernissen die je normaal gesproken ervaart als je aan de slag gaat met software. We hebben onze software transparant, logisch en makkelijk gemaakt. En ook met onze ondersteuning zorgen we ervoor dat je snel en soepel van start kunt. Geen lang en duur implementatietraject, maar een kickstart. Wég met die drempels!