KWALITEIT VAN IEDEREEN

Hoe bereik je dat?

Herken je dit ook? Het kwaliteitsbeleid klopt, de externe audits gaan op zich prima, maar het kwaliteitssysteem mag meer leven bij medewerkers. De volgende stap is gelukkig snel gezet: vergroot de toegankelijkheid en vindbaar van alles wat met kwaliteit (en je organisatie) te maken heeft. Zo geef je jouw kwaliteitssysteem het podium dat het verdient.

GRIP

‘Voor ons was het steeds uitzoeken hoe wij bepaalde documenten met elkaar konden delen. Dat ging over allerlei soorten documenten: beleid, formulieren, werkinstructies. Wij waren daarom op zoek naar een systeem wat ook voor medewerkers in de zorg werkt’, vertelt Natalia van Madeliefje Thuiszorg.

In Scienta vonden ze dat systeem. Binnen Madeliefje speelt Scienta inmiddels een belangrijke rol om medewerkers te betrekken: alles wat de medewerkers moeten weten over Madeliefje staat erin.

Natalia: ‘Wij zetten alle notulen van de vergaderingen erin. Onze medewerkers weten dat ze een wijzigingsvoorstel kunnen doen. Zo kunnen ze bijvoorbeeld bij notulen aangeven: “Hier staat iets, maar dat hebben we eigenlijk niet besproken”. Zo zijn ze meer actief betrokken bij vergaderingen.’

“De wijzigingsvoorstellen maken mijn werk voor 80% makkelijker.”

Bij Zorggroep Achterhoek werken ze nog maar een halfjaar met Scienta, maar ook daar worden wijzigingsvoorstellen goed gebruikt. Voor Annemieke is dit een hele belangrijke functie in haar dagelijkse werk.

‘Dat maakt mijn werk voor 80% makkelijker’, aldus Annemieke. Ze vervolgt: ‘Je kan andere mensen taken kan geven en die zie je terug in een takenoverzicht. Zo heb je gewoon meer regie over wat je hebt uitgezet. Wat staat nog open en wie moet wat doen?’

Een geautomatiseerd systeem helpt je om grip te krijgen op alle documenten, formulieren en stroomschema’s die in de loop der tijd zijn ontstaan. Dat ontdekte ook Tania van Connected2Care.

‘Als ik vroeger iets mailde, kreeg ik altijd de vraag of ik het nog een keer weer kon mailen. Dan had iemand het weer gewist. In Scienta kunnen ze nu de documenten altijd terug vinden. Ze zijn niet meer afhankelijk van mij.’

KWALITEITSMANAGEMENT 2.0

‘Ik heb meerdere kwaliteitssysteem bekeken, maar ik vond dit eigenlijk toch de mooiste’, vertelt Annemieke.

Voor hen was het belangrijk om kwaliteitsmanagement toegankelijk te maken voor medewerkers.

‘ISO vinden mensen vaak al lastig. En als het dan ook nog niet prettig oogt, kan ik me voorstellen dat ze helemaal door de bomen het bos niet meer kunnen zien.’

“Wat wij heel fijn vonden is dat er een intranetfunctie bij in zit.”

Annemieke vervolgt: ‘Wat wij er fijn aan vonden is dat er ook een intranetfunctie er bij in zit. Dat maakt dat je mensen ook sneller naar de site zal trekken, dan enkel voor een kwaliteitsmanagementsysteem. Ik denk dat het elkaar juist heel erg versterkt en dat is wel heel leuk eraan.’

Ze geeft een voorbeeld. ‘We horen van onze mensen terug dat het smoelenboek heel erg fijn is, omdat we ook met verschillende locaties werken. Dan weet je toch even welke collega je nou aan de telefoon hebt, als je diegene nog nooit hebt gezien.’

HET IS VOOR JOU

Scienta helpt je in de eerste plaats om zelf het overzicht te bewaren. ‘Scienta is een kwaliteitsmanagementsysteem waarin je jouw documenten kan wegschrijven’, aldus Tania van Connected2Care.

‘Het is een hulpmiddel, een digitaal systeem dat toegankelijk is voor iedereen. Een systeem dat de dingen ook vergemakkelijkt, zoals versiebeheer van documenten. Om de zo veel tijd evalueren we en kijken wat nog actueel is en wat niet.’

“Kwaliteitsmanagement gaat natuurlijk ook over het contact tussen zorgverlener en cliënt.”

Maar kwaliteitsmanagement gaat natuurlijk ook over de ander. Over het contact tussen zorgverlener en cliënt. Wat zijn de ervaringen van de medewerkers die zorg verlenen?

Annemieke van Zorggroep Achterhoek vertelt haar ervaring. ‘Ik hoor het vaak terug: “Wat fijn dat er dingen beschreven staan, dan ik weet waar ik iets kan vinden. Als ik vragen heb, dan kan ik het eerst opzoeken, en als ik dan nog niet weet dan ga ik wel verder vragen”. Het is voor mensen fijn dat ze de kaders weten waar binnen ze kunnen werken, dat ze duidelijk weten wat ze moeten doen. En dat vind ik heel fijn.’

BENIEUWD NAAR SCIENTA?

Scienta maakt je kwaliteitsmanagementsysteem levendig en eenvoudig. Door de toegankelijkheid van onze software wordt de drempel verlaagd voor medewerkers om informatie te lezen, kennis te delen en met kwaliteit aan de slag te gaan. Met een kleurrijk dashboard, snelle zoekfunctie en intranetfuncties wordt kwaliteitsmanagement flexibel, praktisch en leuk.

Je kan alles in Scienta vinden

“Je kan al onze documenten in 1 oogopslag vinden in Scienta. Ik vind het vooral heel overzichtelijk, wat ook fijn en duidelijk is voor de collega’s. Zo kunnen ze makkelijk dingen opzoeken en vinden. Als ze ergens toch niet uitkomen, dan kan ik eenvoudig via de telefoon uitleggen waar ze iets vinden. ”

— Puck Hageman, Zorgcoördinator en Verzorgende IG bij Madeliefje Thuiszorg

HOOFDSTUK 2

Sociaal kwaliteitsmanagement in de zorg

GA NU AAN DE SLAG MET SCIENTA