SOCIAAL KWALITEITSMANAGEMENT IN DE ZORG

Hoe kan het beter?

De volgende stap is duidelijk: je wil continu de kwaliteit van de zorg blijven verbeteren door medewerkers te betrekken bij de organisatie. Maar waar begin je? En wat zijn manieren om dat goed te doen?

HOE BETREK JE MEDEWERKERS?

‘Het begint eigenlijk al met het sollicitatiegesprek’, zegt Tanja Berenstein, directeur van Connected2Care.

‘Je zoekt naar medewerkers die jouw visie delen. Onze visie is dat als de omgeving veilig is en vertrouwd is, de rest eigenlijk vanzelf komt. Ook deskundigheid is belangrijk. Als ik medewerkers naar cliënten stuur die niet de juiste deskundigheid hebben, kun je ook geen kwaliteit leveren. Op die manier probeer je jouw visie te laten doorstromen in de organisatie.’

Na de sollicitatie begint het inwerken. Dit is een cruciale periode, want je wil nieuwe mensen zo goed mogelijk ontvangen en verwelkomen in je organisatie.

“Je zoekt naar medewerkers die jouw visie delen.”

Bij Madeliefje Thuiszorg in Amsterdam besteden ze daarom veel aandacht aan een goede inwerkperiode. ‘Wij hebben veel leerlingen die zonder zorgachtergrond bij ons komen leren en zo ervaring opdoen’, vertelt Natalia Alpatova van Madeliefje Thuiszorg.

‘Wij willen dit jaar elke twee maanden een bijeenkomst organiseren voor nieuwe collega’s. Dan geven we een uitleg en presentaties over de verschillende systemen, maar nemen we ze ook mee langs allerlei bedrijfsprocessen. Op een gegeven moment laten wij ze los in de wijk. Het is dan altijd leuk om te zien hoe een medewerker zich verder ontwikkelt in de zorg. Dat die echt een verpleegkundige of verzorgende wordt.’

Bij Zorggroep Achterhoek is vitaliteit één van de speerpunten binnen de organisatie. ‘Dat dragen we ook echt uit’, aldus Annemieke Navis, kwaliteitsmanager bij Zorggroep Achterhoek.

‘We hopen dat het mensen motiveert om gezonder te leven én ons ervaren als prettige werkgever. We hebben een sportruimte en gezonde snacks die je kan pakken. Dat soort zaken vinden we heel erg belangrijk’.

Dit beleid werpt zijn vruchten af: in 2018 is het ziekteverzuim gedaald met meer dan 1%, en ligt nu ruim onder het branchegemiddelde.

TOEGANG IS BELANGRIJK

Hoe groter het team wordt, hoe belangrijker het wordt om binding te blijven houden met elkaar. Binnen Madeliefje hebben ze daarom verschillende overleggen over hoe ze zaken met elkaar oppakken.

‘Het is in de thuiszorg net even anders dan in de gewone zorg. Je gaat helemaal alleen naar een cliënt. Als je op kantoor werkt, kun je collega’s roepen en om hulp vragen. Maar als je alleen bij een cliënt bent kan dat niet. Toch wil je ervoor zorgen dat ze met een fijn en goed voorbereid gevoel de wijk in gaan. Dat ze denken: wij hebben invloed op de ontwikkeling van onze organisatie.’

“In de thuiszorg ga je alleen naar een cliënt. Op kantoor kan je collega’s roepen om hulp. Maar als je alleen bij een cliënt bent kan dat niet.”

Inmiddels hebben veel zorgaanbieders de balans weten te vinden tussen enerzijds het borgen van informatie (vaak vanuit wetgeving of eigen beleid) en het praktisch te maken voor medewerkers.

Zo doen veel zorgaanbieders er goed aan om de nadruk te leggen op de praktische ondersteuning van zorgmedewerkers.

Handig, als mensen een antwoord nodig hebben op hun vraag én tegelijkertijd volgens de geldende normen werken.

Een voorwaarde is wél dat documenten toegankelijk en vindbaar zijn. En dat was vaak niet het geval.

Zo werden er tijdens teamvergaderingen bij Madeliefje afspraken gemaakt, maar vergaten mensen de notulen te lezen. Of konden ze afspraken niet vinden.

‘Vroeger kregen onze mensen de notulen mee op papier en werd het in de tas gestopt. En wist niemand op de volgende vergadering wat er de vorige keer was besproken’, aldus Natalia.

Natalia Alpatova over hoe Madeliefje medewerkers betrekt bij kwaliteit

Madeliefje Thuiszorg had alle informatie over kwaliteit uitgeprint. Door de snelle groei die zij doormaakten werkte dit niet meer efficiënt. Natalia vertelt hoe zij de borging van kwaliteit nu aanpakken in hun groeiende organisatie.

DROPBOX EN EXCEL

‘Wij hadden Dropbox in gebruik’, vertelt Natalia verder. ‘Dat werkte wel voor mezelf en voor mijn collega’s op kantoor. Maar als ik documenten met het team wilde delen, vroegen we ons wel af of dat de beste manier was. Elke keer mailen gaat natuurlijk niet, dus het ging vaak op papier. Vakantieaanvragen, maar ook meldingen of klachten gingen allemaal via papier. Je had heel veel werk om dat allemaal bij te houden’.

“Elke keer mailen ging niet, dus het ging vaak op papier. Wat heel veel werk is om bij te houden’.”

Bij Zorggroep Achterhoek hadden ze in de loop der tijd een systeem gebouwd met Word en Excel-documenten. ‘Op zich werkte dat goed. We hadden er interne links ingebouwd, dus je kon makkelijk doorklikken. Maar op een gegeven moment verplaats je iets en werken de linkjes niet meer. En ik was de enige die in het systeem het kon aanpassen. Dat werd best wel bewerkelijk allemaal.’

Tania van thuiszorginstelling Connected2Care beaamt dit. ‘Het is fijn om het goed geregeld te hebben en de juiste documenten te hebben. Onderling worden er steeds meer nieuwe afspraken gemaakt. Dan wil je dat ze ergens de belangrijke documenten kunnen vinden, en dat ze niet afhankelijk van mij zijn. Als ik niet bereikbaar ben, dan moeten ze zelf kunnen kijken wat de afspraken zijn. Dat werkt veel praktischer.’

TIJD VOOR DE VOLGENDE STAP

Documenten beheren, taken uitzetten of medewerkers op de hoogte brengen van wijzigingen: het kan slimmer en sneller.

Zo heb je als kwaliteitsverantwoordelijke in de zorg meer tijd over voor zaken die er écht toe doen, zoals medewerkers trainen, processen verbeteren en je collega’s verder helpen.

Ben jij ook klaar voor de volgende stap en wil je de kwaliteit van de zorg blijven verbeteren door medewerkers te betrekken bij de organisatie?

In het volgende hoofdstuk krijg je praktische tips hoe je dit kunt realiseren.

HOOFDSTUK 1

Kwaliteit in de zorg

HOOFDSTUK 3

Kwaliteit van iedereen