Zorginstellingen zitten op een goudmijn aan data, aldus Koen Hilhorst. Koen werkt bij Mobilee als consultant en is vanuit die rol interim informatiemanager bij zorginstelling Prisma. Koen: ‘onze definitie van informatiemanagement is de optimale afstemming tussen informatievoorziening en informatiebehoefte. Omdat veel zorginstellingen verplicht zijn veel dingen te registreren, voor zorgkantoren of gemeentes bijvoorbeeld, hebben ze heel veel data tot hun beschikking.

Zorginstellingen doen echter vaak te weinig om deze goudmijn in te zetten voor hun éigen doelen, aldus Koen. ‘Zoals het verbeteren van processen en klantervaringen. Goed informatiemanagement helpt om dit op een beheerste manier voor elkaar te krijgen.’

Je bent als informatiemanager begonnen bij Prisma. Wat doe je precies in die rol? 

‘Vanuit Mobilee hebben we binnen Prisma een analyse uitgevoerd met betrekking tot informatiemanagement. Wat moet Prisma doen om optimaal de vruchten te plukken van Informatiemanagement? Eén van de adviezen die daaruit voortkwam was: zorg dat dit onderwerp belegd wordt bij een centrale ‘kartrekker’. Iemand die aan de slag gaat op meerdere fronten, met als doel om de informatiebehoefte beter te laten aansluiten op de informatievoorziening.’

‘Vanuit dat advies ben ik gevraagd om dat op te zetten. Als informatiemanager (a.i.) werk ik uit naam van Prisma en toon ik aan dat deze functie vast onderdeel moet zijn van de organisatie. Op een aantal fronten heb ik inmiddels stappen gezet. Zo zijn we begonnen met het actiever gebruiken van data uit onze belangrijkste applicaties, zodat we nu standaard rapportages en dashboards hebben.’

‘Ook stimuleer ik de organisatie om met portfoliomanagement aan de slag te gaan. Prisma is namelijk een organisatie die boordevol energie zit. Medewerkers krijgen veel vrijheid om initiatieven te ontplooien, maar we moeten zorgen dat we die energie goed richten. We zijn nu aan het inventariseren welke initiatieven en projecten lopen. Dat is een enorme lijst. We dagen ze nu uit om te kiezen: wat zijn nu de belangrijkste initiatieven, welke dragen het meeste bij aan de doelstellingen van Prisma en welke zijn realistisch genoeg om ook te realiseren? Ga daarmee van start en rond deze ook écht af.’

‘Eén van de voorwaarden voor informatiemanagement is dat mensen in processen denken en werken. Dit procesmatig denken introduceren we nu binnen Prisma. Alleen als voor iedereen scherp is wat Prisma doet en op welke manier, ben je in staat om te weten hoe informatie en ICT hieraan kan bijdragen. Het begint dus bij ‘inzicht’. Het vastleggen van de processen, op een eenduidige, toegankelijke manier is hierbij cruciaal. Goede tooling helpt hier enorm bij. Scienta voorziet in onze behoefte met hun toegankelijke en zeer gebruiksvriendelijke platform.’

“Het vastleggen van processen zorgt er voor dat je de discussie goed kan voeren. Je creëert één gezamenlijk beeld van het proces. Eigenlijk is het een soort kapstok om met elkaar te praten: wat kunnen we gezamenlijk beter doen?”

Waarom is het belangrijk om vanuit processen te denken?

‘Het denken in processen en het vastleggen daarvan zorgt ervoor dat je de discussie goed kan voeren. Je creëert één gezamenlijk beeld van het proces. Eigenlijk is het een soort kapstok om met elkaar te praten: wat kunnen we gezamenlijk beter doen? Als iedereen in zijn eigen cocon blijft, dan ben je uiteindelijk niet bezig met het einddoel, met de eindklant van het proces. Daar gaat het om. Een medewerker die in dienst komt, of een nieuwe cliënt die instroomt. Je wil dat zo’n proces zo snel  en foutloos mogelijk verloopt. Als jij als medewerker in je eigen taak blijft, kan het misschien voor jou wel efficiënt zijn, maar je hebt geen idee wat het voor de eindklant van het proces betekent.’

‘Naast het vastleggen van het proces is het ook zinvol om per processtap aan te geven wat nu de informatiebehoefte is om zo’n stap uit te voeren. Wat moet zo’n stap leveren aan informatie om het vervolgproces te ondersteunen? Op het moment dat je dát zichtbaar maakt, komt het besef. Dan pas hebben ze door: “o ja, als ik ervoor zorg dat ik de indiensttreding op de juiste manier doorvoer, dan voorkom ik kwaliteitsproblemen in het vervolgproces”.

Je noemde eerder al dat jullie ondersteunende tooling zochten om je te helpen bij het denken in processen. Waarom koos je voor Scienta? 

‘We waren op zoek naar een tool waarin we op een eenduidige en eenvoudige manier onze processen konden uitwerken en beheren. Ons doel: processen op een eenduidige, gestandaardiseerde manier vastleggen en als kapstok gebruiken om het gesprek aan te gaan over het optimaliseren van de processen.’

‘Meer specifiek wilden we ook links kunnen leggen naar bepaalde documenten die gebruikt moeten worden. We wilden ook de processen op een gestructureerde manier in beeld kunnen brengen, met koppelingen naar andere procesmodellen.’

“Door het gezamenlijk vastleggen van een proces, raak je in een vruchtbaar gesprek wat je normaal nooit zou voeren. Dat is heel krachtig”

‘Op basis van deze eisen en door het vergelijken van meerdere tools kwamen we bij Scienta uit. De functionaliteit om processen te tekenen is misschien niet uitgebreid, maar dat is juist wat waarom we voor Scienta hebben gekozen. Want als je het te uitgebreid maakt, verzanden mensen in functionaliteiten en allerlei dingen die afleiden. In Scienta heb je zeven blokjes en daar moet je het mee doen, maar dat kan ook prima.’

Jouw doel is om het procesdenken binnen Prisma te bevorderen. Lukt dat? 

‘Ja. Voordat we met Scienta aan de slag gingen, hadden we veel processen al geïnventariseerd. We hebben proceseigenaren aangewezen, dat is ook een belangrijke stap. Toen moesten we aan de slag met de belangrijkste processen: kunnen we dat eigenlijk, zo’n proces in beeld krijgen? We begonnen met een kleine selectie van processen om het uit te proberen.’

‘Een aantal sessies volgden met de proceseigenaren. Door het vastleggen van een proces, raak je in een gesprek wat je normaal nooit zou voeren. Het dwingt mensen om samen eens rustig en gestructureerd na te denken over waar men mee bezig is. Dat is heel krachtig.’

‘Nu is ook de tijd gekomen dat meer mensen binnen Prisma met Scienta aan de slag kunnen. Mijn rol is dat op te starten en (online) workshops te organiseren waar die processen worden opgetekend. Ook zijn we nu aan het nadenken over de verdere inrichting van procesmanagement binnen Prisma. Het moet immers onderdeel van het dagelijks werk gaan worden. We gaan teams in het leven roepen, onder leiding van de proceseigenaren, die verantwoordelijkheid krijgen over de kwaliteit en output van hun processen. Ook zal er een plek worden ingericht van waaruit de initiatieven m.b.t. procesverbetering centraal worden gecoördineerd.’