Dit was Scienta’s Klantendag 2019!

Een inkijkje in het bedrijf, de strategie en de klanten

Dinsdag 19 november 2019 was het zo ver: onze eerste klantendag. En wát een geslaagde dag was het! Wat hing er een positieve, ondernemende sfeer. En wat werden er veel ideeën en tips uitgewisseld tussen klanten onderling. Maar jullie hadden ook veel ideeën en tips richting ons. In deze blog geven we je een korte samenvatting van wat er allemaal verteld is op de klantendag.

Het nieuwe verhaal van Scienta door Marieke en Reinder

Marieke had de eer om de klantendag te openen. Ze vertelde waar Scienta vandaan komt en waar we met Scienta naar toe gaan.

Wat wij zien is dat er zo veel om ons heen gebeurt, dat één persoon niet alles meer kan overzien. Of het nu gaat om verwachtingen van klanten, medewerkers, leveranciers of de maatschappij. Of de steeds complexere wet- en regelgeving. Of alle technologische, maatschappelijk en politieke ontwikkelingen.

Bij al deze ontwikkelingen geldt: juist door samen te werken, kennis te delen en informatie te laten stromen kom je verder. Los je problemen op. Of beter nog: ben je de problemen voor.

Nieuwe functionaliteiten in 2020

Het jaar 2020 staat voor ons in het teken om deze nieuwe visie, dit nieuwe verhaal, te vertalen naar mooie, nieuwe functionaliteiten. Daar heeft Reinder de eerste concrete voorbeelden van gegeven. Functionaliteiten die het werken met Scienta nog makkelijker maken. Je kan de presentatie op je gemak nog eens nalezen via deze link.

In 2020 staat het volgende op de planning:

Als klant ken je nu workflow door middel van de taken, zoals een leesverplichting of wijzigingsvoorstel.  Op dit moment kan je alleen rondom een artikel een taak aanmaken.

Dit gaan we beter, slimmer en makkelijker voor je maken. Scienta gaat je automatisch taken geven. Er komen veel meer typen taken. Zaken die hoog op de verlanglijstjes stonden van klanten, zoals een voorstel voor een nieuw artikel vanuit een medewerker of een simpele to-do: ze gaan er komen. Met onze nieuwe workflow betrekken we iedereen in de organisatie en zorgen we ervoor dat Scienta mensen in beweging brengt.

Workspaces zijn dashboards afgestemd op de gebruiker en/of de werkzaamheden waar iemand mee bezig is. Zo krijgt iedereen in de organisatie die informatie te zien die voor hem op dat moment relevant is. Zo wil iemand van de boekhouding hele andere informatie zien dan iemand van de buitendienst. Of willen medewerkers zelf hun eigen dashboard maken, met de voor hun relevante informatie.

Taxonomie is een structuur die het mogelijk maakt om content over personen, organisaties, gebeurtenissen en dingen te clusteren in (hiërarchische) groepen om ze gemakkelijk te identificeren, te bestuderen en terug te vinden. Deze officiële definitie klinkt in eerste instantie misschien totaal niet praktisch, maar niks is minder waar.

We kennen nu al taxonomie: informatie die iets zegt over een artikel. Denk aan tags, RASCI-rollen, artikelsoorten of statussen. Dit gaan we uitbreiden en slimmer inzetten. Denk hierbij aan het bepalen van een risico van een artikel of vast te leggen op welke afdeling het artikel van toepassing is. Zo kun je verbanden leggen tussen gebruikers en artikelen.

Een voorbeeld: als een tekstartikel vanuit de afdeling HRM met een hoog risico wordt gewijzigd, dan moeten alle HRM medewerkers automatisch op de hoogte gesteld worden. En als je dit eenmaal hebt ingesteld als beheerder, hoef je daar nooit over na te denken.

We zien dat Scienta omgevingen steeds groter worden. Er staat steeds meer informatie in Scienta. Hoe maak je al die informatie zo makkelijk mogelijk snel inzichtelijk? Zoeken, of beter gezegd iets vinden, is één van de sterke punten van Scienta. Maar het kan altijd weer beter.

Zo voegen we meer filters toe bij het zoekoverzicht, gaan we rekening houden met de gebruiker (als je directe collega’s iets hebben gelezen, willen we dat hoger in de zoekresultaten zetten). We houden rekening met wie de gebruiker is. Zo draagt iedereen bij om de eigen Scienta omgeving slimmer maken.

Presentaties van onze klanten

De hele dag door gaven verschillende klanten presentaties over hun ervaringen met Scienta. Voor de één een feest van herkenning en een bevestiging dat ze  op de goede weg zitten, voor de ander ging er een nieuwe wereld voor hun open. Het was leuk om te zien dat er in iedere zaal veel interactie tussen de spreker en het publiek was, en dat soms vragen door anderen uit het publiek werden beantwoord. Wil je de presentaties op je gemak nog eens terugkijken? Dat kan! Hieronder hebben we nog een kleine terugblik op alle klantsessies, met een link naar hun presentatie.

Jack Groot vertelde over hoe zij het implementatie proces van Scienta hebben aangepakt. De les die iedereen hier uit heeft geleerd is dat je de implementatie interactief moet maken. Laat je collega’s bijvoorbeeld een formulier invullen met vragen over Scienta. En trap officieel af! Hoe Turien & Co dit deed zie je terug in de presentatie van Jack. Hierin vind je hun hele implementatieproces.

Sandra Biallass heeft verteld over hoe je Scienta kan inzetten als je ‘maar’ 35 vaste medewerkers hebt en 450 gewichtsconsulenten, die door het hele land verspreid zitten. Ook de implementatie kan dan een grote uitdaging zijn. In haar presentatie kan je dit allemaal nalezen. Aan de hand van de 7 lessen van Pipi Langkous.

Denk je alles goed beveiligd te hebben, komen de hackers binnen via je printer met wifi. Ronald Driehuis had een heel verhelderend verhaal over veiligheid en privacy in je organisatie. Wil weten hoe hackers binnenkomen via je printer? Bekijk dan hier de presentatie van Ronald.

In deze presentatie heeft Joost van Staveren je meegenomen in hun reis die zij hebben afgelegd: van de keuze voor de aanschaf van Scienta, de uitdagingen bij implementatie en de oplossingen die ze gekozen hebben. De hele reis bekijken? Ga dan naar de presentatie van Joost toe.

In het verhaal van Roel Janssen zat veel uitleg over de opzet en structuur in Scienta. Hij gaf de zaal veel concrete tips en gebruiksmogelijkheden van Scienta. Hier kan je de presentatie van Roel nog een keer rustig nalezen. Hier vind je onder andere de meest gefotografeerde sheet van de klantendag terug: Roels stappenplan voor het goed implementeren van Scienta.

Kan jij aan het telefoonnummer van Max Verstappen komen? Heleen Stoevelaar vertelde dat iedereen dit kan. Ze heeft nog nooit een presentatie gehad waarin het niet gelukt was. En ja hoor: ook op onze klantendag zaten we er maximaal twee stappen vandaan! Daarmee zegt ze dus: ook al lijkt iemand nog zo onbereikbaar, je kan hem altijd bereiken via je netwerk. Haar tip: vraag eens aan de mensen in je omgeving of ze niet nog iemand kennen die jouw moeilijke functie kan invullen. Al haar tips voor het vinden van je nieuwe collega’s via je netwerk vind je in haar presentatie.

De Scienta workshop en brainstorm

Workshop: ontwerp je eigen Scienta-dashboard

Sommigen knipperden even met hun ogen toen ze de zolder van de oude schuur binnenliepen: moeten we gaan tékenen? Jazeker! Zoals Reinder eerder deze ochtend vertelde, is workspaces één van de grote nieuwe functionaliteiten in 2020.

Om dit goed aan te laten sluiten bij jou als onze klant, hebben we natuurlijk input nodig. Welke widgets zijn er nodig, welke informatie wil je presenteren, voor welke thema’s kun je een workspace inrichten en hoe moet het er allemaal eruit komen te zien?

Tijdens de workshoprondes werd er driftig overlegd, getekend en vlogen de tips en tricks over Scienta de tafels over. We willen alle deelnemers bedanken voor hun input en de creatieve ideeën die zijn aangedragen. Dankzij jouw input krijgen we nog scherper wat je graag terugziet op de dashboards van Scienta.

Brainstorm: de organisatie van morgen

Ook was er ruimte om met andere gebruikers van Scienta te sparren over de toekomst met Scienta. Na een korte intro was het brainstormen geblazen aan de hand van 3 thema’s: wat zie jij in de wereld, wat wil jij bereiken in 2020 en welke functionaliteit zou jouw tafel graag willen zien?

Aan tafel gingen mensen al snel in gesprek over hoe zij Scienta inzetten, hoe lang ze al klant waren en waar ze tegenaan liepen. De deelnemers kwamen er al snel achter dat onze klanten samen een bont gezelschap vormen: een accountantskantoor zat naast een thuiszorgaanbieder, een franchisegever naast een logistiek bedrijf en een assurantiekantoor zat naast een kinderopvang.

De overeenkomsten werden gelukkig al snel duidelijk. Iedereen heeft te maken met complexe wet- en regelgeving, iedereen wil graag zijn medewerkers nog meer betrekken bij Scienta (er werden snel stappenplannen en tips gegeven aan de tafels) en tips over het gebruik van Scienta werden uitvoerig behandeld. Een definitieve terugkoppeling naar alle deelnemers van de workshop volgt binnenkort.

Melvin Redeker: het geheim van een succesvolle expeditie

Na een korte pauze was het woord aan Melvin. Een avonturier, duiker en bergbeklimmer, en over dit laatste onderwerp ging zijn inspirerende keynote. Wat is het geheim van een succesvolle expeditie? Hoe bereid je een tocht naar een van de steilste bergen in de wereld voor?

Een inspirerend voorbeeld was het opzetten van een slaaptentje tijdens de expeditie. Zou jij jouw collega blind vertrouwen dat hij het tentje goed heeft vastgezet? Of zou je hem of haar toch even controleren? Het antwoord van Melvin lag in daar tussenin: zorgen voor geïnformeerd vertrouwen.

De meningen bij klanten (én bij ons intern) waren verdeeld: in hoeverre sloot zijn verhaal aan met Scienta? Wij zeggen: oordeel zelf aan de hand van de laatste slide van Melvins presentatie: “Samen bereik je meer”. Is dat iets wat jij met Scienta in jouw organisatie kunt realiseren?

Wil je de (soms angstaanjagende) foto’s van Melvin boven een ravijn graag nog eens beter bekijken? Op Melvin’s website vind je zijn presentatie terug, inclusief enkele video’s.

En nu?

Samen met ons partners en klanten gaan we er een geweldig 2020 van maken. Alle input die je ons hebt gegeven, of het nu is via een workshop, een brainstorm, achterop een bierviltje of in gesprek met een collega van Scienta: duizendmaal dank. We nemen alle feedback serieus en je gaat de resultaten van je feedback terugzien in het product, onze service en onze communicatie.

Heb je door deze dag nieuwe inspiratie op gedaan en wil je graag in gesprek met ons? Bijvoorbeeld over hoe je Scienta beter, slimmer of op een andere manier kunt in zetten? We staan klaar om je te helpen en je vragen te beantwoorden. Bel ons op 0341-700 256 of stuur ons een e-mail op support@scienta.nl. Of grasduin zelf door supportmogelijkheden op deze pagina.