Documenten, formulieren en processen

Of je nu procesbeschrijvingen, werkinstructies of formulieren wil maken: met Scienta staat alle interne bedrijfsinformatie op één plek. En met Scienta’s eigen, ingebouwde editor maak je eenvoudig artikelen, zoals teksten of formulieren, die je gemakkelijk deelt met de rest van je organisatie.

Zij gingen je voor:

logo van scienta kickstart klanten

Breng snel structuur aan 

Scienta heeft een overzichtelijke indeling, waarbij je documenten (‘artikelen’ in Scienta) in categorieën plaatst. Schrijf gemakkelijk teksten, upload bestanden, maak formulieren aan of teken stroomdiagrammen; onze Scienta Editor kan het allemaal. Perfect voor vastleggen in het kader van compliance, certificering of procesmanagement.

Populaire functies:

  • De Scienta Editor

  • Formulieren maken

  • Bestanden uploaden

  • Stroomdiagrammen

Alle informatie bij de hand

Scienta zorgt ervoor dat je altijd de meest recente versie van een artikel ziet. Ook beheer je gemakkelijk al je content, dankzij tags, publicatiedatum, koppelingen met andere artikelen of door statussen toe te kennen. Je voegt eenvoudig RASCI-rollen toe en je kunt altijd teruggaan naar oudere versies om wijzigingen te bekijken.

Populaire functies:

  • Artikelstatussen

  • Tags toekennen aan artikelen

  • Automatisch versiebeheer

  • RASCI-model

Zelf uitproberen zegt meer dan 1000 woorden

Alles om documenten, formulieren en stroomdiagrammen
te maken voor je organisatie

Wij geloven dat mensen effectiever werken wanneer ze over de juiste informatie beschikken. Jouw documenten, formulieren en procesbeschrijvingen zijn in Scienta weer vindbaar, beheersbaar en toegankelijk voor alle relevante medewerkers.

Formulieren

Formulieren

Of je nu meldingen wil doen, zaken wil registreren, audits wil uitvoeren of gewoon een bestelformulier wil hebben voor broodjes van de lokale bakker: formulieren werken met je mee. De vragen, volgorde, afhankelijkheden en instellingen bepaal je helemaal zelf. Stuur formulieren naar functionarissen op basis van eerder ingevulde antwoorden of laat medewerkers zelf kiezen naar wie een ingevuld formulier toe moet.

Stroomdiagrammen

Stroomdiagrammen

Met de Scienta Editor teken je zonder plug-ins of extra software stroomdiagrammen. Teken processen uit, structureer deze met swimlanes en koppel verantwoordelijkheden aan een proces met het RASCI-model. Per processtap kun je aangeven welke andere documenten er voor nodig zijn of kunt u weer linken naar andere procesbeschrijvingen of werkinstructies.

Tekstartikelen

Tekstartikelen

Het meestgebruikte soort artikel is een tekstartikel. Tekstartikelen zitten vol met handigheden: voeg afbeeldingen toe of bewerk het artikel in html-modus. Maak gebruik van variabelen, waarbij u in Scienta één keer variabele definieert, zodat je dit niet in ieder document hoeft aan te passen. En voeg gemakkelijk stukjes code toe in uw documentatie, zoals code in HTML, CSS of programmeerdocumentatie in PHP of C++.

Bestanden uploaden

Bestanden in Scienta

Alle documenten die je niet in de Scienta Editor schrijft, kun je wél toevoegen. Denk bijvoorbeeld aan jaarverslagen in Pdf-formaat of presentaties in PowerPoint. Scienta bevat geen oneindige brei naar hyperlinks in een ondoorgrondelijke mappenstructuur, maar je documenten worden direct getoond, zonder eerst gedownload te hoeven worden.

Automatisch versiebeheer

Automatisch versiebeheer

Scienta houdt revisies van elk artikel bij, zodat je altijd het meeste actuele artikel publiceert én altijd terug kunt halen wat er is veranderd. Door middel van duidelijke kleuren wordt duidelijk wat er is toegevoegd en is weggehaald in een artikel. En met één druk op de knop zie je wat er is veranderd in een artikel. Ideaal voor compliance, kwaliteitsmanagement en documentcontrol.

RASCI-model

Het RASCI-model

RASCI is de afkorting van Responsible (verantwoordelijk), Accountable (eindverantwoordelijk), Consulted (ondersteunend), Supportive (raadplegend) en Informed (geïnformeerden). Met dit model schep je duidelijkheid in de rollen en verantwoordelijkheden binnen je organisatie. Het unieke RASCI-model in Scienta blijft altijd overzichtelijk en beheersbaar, hoe veel werkzaamheden of verantwoordelijkheden een persoon ook heeft. Lees meer over het RASCI-model in onze whitepaper.

Statussen

Statussen

Artikelen in Scienta kun je een status meegeven. Scienta kent 5 statussen voor artikelen: geen status, concept, definitief, vastgesteld en vervallen. Statussen zijn in te plannen, zodat bijvoorbeeld een procedure automatisch de status ‘vervallen’ krijgt na één jaar.

Artikelbeheer

Flexibel artikelbeheer

Documenten (‘artikelen’ in Scienta) beheer je eenvoudig in het artikelbeheer. Een eenvoudig overzicht waarin je categorieën in- en uitklapt, artikelen toevoegt of archiveert. En snel iets aan de structuur wijzigen? Drag en drop artikelen en categorieën in een handomdraai. Geen structuur die in beton gegoten is, maar die flexibel met jouw wensen meebeweegt.

Benieuwd naar alle functionaliteiten van Scienta?

Scienta is een flexibel systeem, boordevol handige functionaliteiten. Geschikt voor documentbeheer, als sociaal intranet, voor enterprise content management of als kennismanagementsysteem. Scienta is er voor elke organisatie, in elke branche en voor elk informatieprobleem. Krachtig, modern en praktisch.

Neem afscheid van gedoe, 
ga nu aan de slag met Scienta 

Overzichtelijk & toegankelijk

“De mooie structuur van Scienta zorgt ervoor dat je bedrijfsinformatie en -processen heel overzichtelijk kunt vastleggen. Er zit een fantastische zoekfunctie in Scienta, zodat je snel alle artikelen kunt vinden. Ik zou niet meer zonder kunnen.”

— Jan Coen Balt, Directievoorzitter Stroeve en Lemberger