De BKN partnerleden Scienta en SO what projecten slaan de handen in één en lanceren een digitale plek waar bedrijfsinformatie, de processen en de kwaliteit binnen jouw kringlooporganisatie slim en makkelijk beheerst kunnen worden. We spraken met Tamara de Graaf, onafhankelijk adviseur van kringlooporganisaties, over het keurmerk en de invloed daarvan op kringlooporganisaties.

Tamara, je bent nauw betrokken bij de kringloopbranche en het keurmerk ‘100%kringloop’. Hoe ben je hierin terecht gekomen?

‘Ik ben afgestudeerd als bestuurs- en organisatiewetenschapper en heb me tijdens mijn studie verdiept in sociaal ondernemen. Dat vond ik heel interessant. Toen kwam ik er ook achter dat mijn ouders al die tijd sociaal ondernemers waren: zij hebben kringloopwinkel De ARM in Utrecht opgericht. Op die manier kwam ik in contact met de BKN.’

‘Na mijn studie ben ik direct gaan ondernemen. SO staat voor Sociaal Ondernemend. De kreet ‘So what?’ past bij mij. Ik vind dat elk probleem opgelost kan worden. Mijn kracht ligt om moeilijke, saaie of taaie dingen juist leuk te maken. En daar vond ik deze kreet wel bij passen. We gaan gewoon mee aan de slag, so what?’

‘Nu ondersteun ik de BKN bij het keurmerk. Als SO what begeleid ik (kringloop)organisaties als onafhankelijk adviseur. En omdat ik bij zo veel kringlooporganisaties binnen kom, weet ik inhoudelijk heel veel af van het keurmerk en wat er speelt in de branche. Op dit moment zit ik een klankbordgroep. In die groep hebben we het over het keurmerk: hoe kunnen we dat nóg waardevoller maken?’

De leden van de BKN werken nu een paar jaar met dit keurmerk. Hoe ervaren ze dit, volgens jou?

‘Het keurmerk wordt als heel positief ervaren. Als kringlooporganisatie laat je met dit keurmerk aan de buitenwereld echt zien dat je het goed geregeld hebt. Het keurmerk toont aan dat je als kringlooporganisatie professioneel werkt. Je bent transparant in de financiën, het bestuur is goed geregeld en je hebt aantoonbare sociale- en milieudoelstellingen. Dat is fijn voor financiers en gemeenten, maar ook voor de consument. Het 100% kringloop keurmerk moet een herkenbaar ‘merk’ worden.’

‘Wat ik wel terug hoor, is dat het veel werk is. Kringlooporganisaties hebben al een hoge werkdruk, en dan komt dit er ook nog eens bij. Het is net als naar de sportschool gaan. Je weet dat het goed voor je is, maar het kost wel tijd en energie.’

‘Dat merkte ik vooral met de hertoetsing. Kringlooporganisaties hadden hard gewerkt om de initiële en tussentijdse toets te halen. Vervolgens stagneert dat in sommige gevallen weer en als dan de hertoetsing er weer is, levert dat weer extra stress op.’

‘Overigens doen ze het vaak wel beter dan ze zelf denken. En over het algemeen wordt een kringlooporganisatie gerund door relatief weinig mensen in vaste dienst. Ik vind dat altijd heel bijzonder om te zien; hoe veel je voor elkaar kunt krijgen met een klein en zeer divers team.’

Sinds kort hebben SO what projecten en Scienta een samenwerking en lanceren we de Kringloop Portal. Wat hebben kringlooporganisaties hier aan?

‘De Kringloop Portal is de digitale plek waar bedrijfsinformatie, de processen en kwaliteit binnen je kringlooporganisatie beheerst. Scienta levert het systeem en ik de structuur, en indien gewenst de documenten die erin staan. Het maakt het kwaliteitssysteem overzichtelijker en makkelijker, maar het is ook bedoeld om het leuker te maken. Zo’n map in de kast dat werkt natuurlijk niet. Daar krijgt iedereen juist stress van, terwijl dat helemaal niet hoeft.’

‘Een voorbeeld? Wat ik vaak hoor, is dat het keurmerk veel lijstjes oplevert. Je moet best wel wat bijhouden, zoals actiepunten uit een interne audit of een klachtenregistratie. In het Keurmerk Kader staat dat je een klachtenformulier hebt, een klachtenregistratie en een klachtenevaluatie. Dat zijn al drie aparte formulieren die rondslingeren in je bedrijf.’

‘Met de Kringloop Portal heb je nog maar één formulier, dat automatisch langs de bedrijfsleider en de directie gaat. Het is een praktisch voorbeeld, maar dat is echt waar kringlooporganisaties tegenaan lopen. Er is weinig tijd, en dan moet je ook nog al die registraties bijhouden. Op deze manier heb je alle informatie en documenten centraal op één plek.’

Is de Kringloop Portal geschikt voor iedere kringlooporganisatie?

‘Ik wilde dat het voor alle leden van de branchevereniging beschikbaar moest worden. Daarom is de Kringloop Portal vanaf vijf medewerkers. Natuurlijk, hoe meer gebruikers er in Scienta kunnen, hoe efficiënter het wordt. Maar ook bij een kleine organisatie, waarbij je met vijf mensen op kantoor zit, is het ook heel fijn om al je documenten op één plek te hebben. Ik vind het heel erg belangrijk dat alle kringloopbedrijven het kunnen gebruiken. Ze werken voor zo’n goed doel, dat wil ik graag ondersteunen.’

Over de Kringloop Portal

Er zijn twee versies van de Kringloop Portal: een basisversie en een plusversie.

De basisversie bevat een kant-en-klare mappenstructuur. Voor de mensen in je kringlooporganisatie is dit herkenbaar. Je gaat aan de slag met de structuur die je nodig hebt voor het keurmerk, maar ook voor de bedrijfsvoering van een kringloopwinkel. Daarnaast is advies en ondersteuning om snel en goed van start te gaan onderdeel van dit pakket.

De plusversie van de Kringloop Portal bevat alles wat er in de basisversie zit, én veel kant-en-klare formats. Deze voorbeelddocumenten hoef je alleen aan je eigen situatie aan te passen. Hierbij moet je denken aan formats zoals procesbeschrijvingen, risico-analyses of een klachtenformulier.

Bij beide versies geldt dat SO what de documenten up-to-date houd. Tamara vult aan: ‘het is geen statisch geheel. Er wordt elkaar jaar kritisch naar de inhoud van het kader gekeken. Ieder jaar is er tot nu toe nog wat bijgekomen. Dat betekent dat je kwaliteitssysteem mee verandert.’

‘Natuurlijk krijgen leden een mailtje van de branchevereniging: het nieuwe kader staat op het intranet. Maar iedereen weet zelf ook hoe druk ze zijn. En dan moet je ook weer inloggen en downloaden en doorlezen en er wat van vinden en bespreken in je organisatie. En dan iets nieuws organiseren.

‘Als je gebruik maakt van de Kringloop Portal, dan doe ik dat voorwerk al. Ik kom met inhoudelijke voorstellen wat je moet veranderen. En ik help kringloopwinkels vervolgens ook met het implementeren van de veranderingen. Dat bespaart ook weer heel veel tijd.’

“Scienta geeft ons kringloopbedrijf inzicht, overzicht en controle” – Johan van der Zande, bedrijfsleider bij kringlooporganisatie Opnieuw en Co. Lees hier hun verhaal.

Scienta in actie zien voor jouw kringlooporganisatie? Start binnen 5 minuten en vraag hier een proefaccount aan.