Compliance is de rol binnen organisaties die zorgt voor het naleven van alle wet- en regelgeving. Dat lijkt op het eerste gezicht niet de meest logische keuze voor het betrekken van medewerkers. De meeste mensen halen waarschijnlijk hun neus op voor de zoveelste procedure ‘omdat dat nu moet’.

Toch kan het wél, bewijst Pirjo van Rosse-van Zomeren. Pirjo is compliance officer bij Newomij: een particuliere vastgoedonderneming, tevens financieel dienstverlener uit Naarden. ‘Soms voel je je een radartje in een grote machine. Het is dan belangrijk om te laten zien welke waarde je toevoegt. Duidelijke processen helpen daarbij’.

Wat is Newomij voor onderneming?

‘Newomij is een organisatie met veel activiteiten. Newomij biedt zakelijk hypothecair krediet aan, bemiddelt in verzekeringen, maar heeft ook een uitgebreide vastgoedportefeuille en voert het beheer van meer dan 450 verenigingen van eigenaren (VvE’s). Als compliance officer zorg ik dat regelgeving wordt geïmplementeerd in de processen, in de applicaties en bij de mensen.’

Dat is best wel een breed scala aan activiteiten.

‘Dat klopt. Je kunt dus begrijpen dat we alle mensen uit alle verschillende uithoeken van onze organisatie graag met elkaar willen laten samenwerken. Dat er een kruisbestuiving plaatsvindt. Onze VvE-beheerders hebben bijvoorbeeld te maken met de verduurzaming, maar onze vastgoedmedewerkers ook. En dan is het wel fijn over dat soort onderwerpen informatie kunnen uitwisselen.’

Pirjo begon als compliance officer binnen de financiële dienstverlening van Newomij. Daar was men wel gewend aan het omgaan met veel wetten en regels. Maar toen ze werd gevraagd om voor de gehele organisatie de compliance op zich te nemen, was dat wel ‘even wennen’.

Hoe keek men aan tegen de compliance functie?

‘In de vastgoedtak wist men niet zo goed wat compliance inhield. Je moet ervoor zorgen dat je meerwaarde creëert voor de medewerkers. Dus als je zorgt dat iets efficiënter verloopt of als je je afvraagt waarom je iets vastlegt en wat je daarmee bereikt: dan lever je een positieve bijdrage.’

Wil je ze verder laten kijken dan hun eigen werk?

‘Jazeker. In het begin zag ik dat iedereen op zijn eigen eilandje zat. Bijvoorbeeld als het gaat om het beheer van een gebouw, dan werkten er mensen op administratief, technisch of commercieel  niveau aan hetzelfde gebouw. Maar niemand stond er bewust bij stil dat hun eigen werk van invloed was op dat van andere mensen.’

Het was dus belangrijk dat er duidelijkere processen moesten komen. Pirjo begon daarom met het in kaart brengen van de processen. Ook processen waar zij in eerste instantie niet zo veel vanaf wist. ‘Ik vind dat je iemand niet iets kan vertellen als je niet weet wat daar gebeurt. Dus ik ben een soort van stage gaan lopen op alle afdelingen.’

Stage lopen in je eigen organisatie? Wat kwam je tegen? 

‘Ik heb alle processen geïnventariseerd per afdeling. Toen ik bij de verschillende afdelingen kwam, zag ik overeenkomsten die zij niet direct zagen. Bijvoorbeeld, op de ene afdeling werd er een KVK uittreksel opgevraagd. Even later werd er– op een andere afdeling – weer hetzelfde uittreksel opgevraagd.  De ene medewerker had een uittreksel nodig en de ander ook, maar dat wisten ze niet van elkaar. Alle uittreksels staan inmiddels op Scienta. Zodra een nieuw uittreksel wordt opgevraagd wordt deze daar vernieuwd.’

Het belangrijkste was voor Pirjo dat niet alleen jij als werknemer weet wat je toevoegt, maar juist ook wat je buurman of buurvrouw doet. ‘Soms voel je je een radartje in een grote machine. Het is dan belangrijk om te laten zien welke waarde je toevoegt. Er zijn genoeg mensen die van 9 tot 5 werken en denken “wat maakt het mij uit”. Dat soort mensen heb je altijd. Maar ik denk dat het overgrote deel van de mensen wel degelijk voldoening wil halen uit het werk. Dat je denkt: “hee, ik  heb vandaag mijn collega’s of een klant verder geholpen”. Goede processen laten mensen zien dat ze er toe doen, dat ze relevant zijn.’

Eén centrale plek

Newomij was door haar bankvergunning al verplicht om processen vast te leggen. Maar Pirjo besefte ook: er is een verschil tussen vastleggen en uitvoeren. ‘Je kan de beste beleidsdocumenten hebben vastgelegd, als deze niet worden nageleefd, heb je er niks aan. Dat was de reden waarom ik op zoek ben gegaan naar een beter systeem om beleidsdocumentatie bij de mensen te krijgen’.

Waarom was er een beter systeem nodig?

Die werkbeschrijvingen waren ellenlange documenten en, eerlijk is eerlijk, ik heb er zelf ook heel veel aan toegevoegd. Op het moment dat je gaat toetsen, dan merk je dat niemand het leest of dat ze al afhaken bij de vijfde regel.’

Na een uitgebreid plan van eisen en lang selectietraject, werd uiteindelijk voor Scienta gekozen om hun kennisdeling te faciliteren. Volgens Pirjo is het ook gelukt om intern meer kennis met elkaar te delen. ‘Ik ben vooral erg blij met de zoekfunctie van Scienta. Het maakt niet zo veel uit wat je zoekt: als het ergens staat, dan vindt Scienta het. Als iemand naar VvE zoekt, dan kan het zo maar voorkomen dat iemand op een document komt van verzekeringsbeheer, en denkt; “hee, dat is ook interessant.”’

Je doet het beheer niet alleen, maar samen met een collega. Kun je daar wat meer over vertellen?

‘Ik doe het beheer van Scienta met mijn collega van marketing en communicatie. Dat is wat ik iedereen zou aanraden. De kwaliteits- of compliancemanagers zorgen voor de inhoud van Scienta, maar  de communicatiespecialisten zorgen ervoor dat mensen die inhoud willen bekijken. Laatst heb ik de gedragscode aangepast. Hoe breng je dat nou onder de aandacht, zodat mensen aangehaakt blijven? Ook het sparren over de plaatsing en vindbaarheid van informatie en nieuws is heel fijn. Bij ons worden de portal dashboards, door de nieuwe functionaliteit zijn dat er meer dan één, beheerd door marketing en communicatie. ’

Scienta wordt bij Newomij gebruikt op snijvlak van compliance, processen en intranet. Die onderlinge verbondenheid werd eigenlijk alleen maar groter toen iedereen noodgedwongen thuis werkte door de coronacrisis.

Wat voor invloed heeft deze periode bij jullie?

‘Ik zag dat de één meer tijd overhield en daardoor zich ging verdiepen in Scienta en onze processen. Collega’s die van elkaar dachten dat ze op kantoor altijd op dezelfde manier werkten, kwamen er nu achter dat hun werkwijzen toch verschilden. Gelukkig staat er dan in Scienta een werkinstructie die uitsluitsel geeft. Anderen waren juist drukker: die wezen collega’s juist weer op procesbeschrijvingen om zo tijd te besparen.

Is er nog een functionaliteit die nu meer wordt gebruikt?

‘Ja, het prikbord in Scienta. Die werd voorheen wel gebruikt, maar die staat nu roodgloeiend. Van collega’s die een Xbox te koop hebben tot aan tips hoe je actief blijft tijdens het thuiswerken. Een collega vertelde dat ze ’s ochtends onder een koude douche ging staan, omdat dit gelijk zou staan aan de ochtendwandeling naar de fiets, auto of OV om naar het werk te gaan. Die tip heb ik zelf (nog) niet overgenomen.’