Sinds begin dit jaar zijn de decentralisaties van overheidstaken naar de gemeenten een feit. Gemeenten hebben sinds 1 januari 2015 nieuwe zorgtaken gekregen, dankzij de WMO, participatiewet en de jeugdwet. De eerste geluiden hierover zijn vooralsnog positief te noemen, ondanks de eerdere berichtgeving over problemen bij de gemeenten. Gelukkig zijn gemeenten goed op weg en zijn ze nu klaar voor de volgende stap: de zaken intern vastleggen. Klinkt moeilijk? Nee hoor, het helpt u als gemeente juist verder op weg! Veranderingen binnen organisaties, zoals de transitie van de zorgtaken naar de gemeenten, gaan gepaard met onzekerheid. Processen veranderen, verdwijnen of [...]

Oftewel: wat zorgt ervoor dat uw organisatie werkt? En dan heb ik het niet over dashboards met KPI’s en grafieken, maar over de andere soort informatie: kennis en expertise. Welke expertise heeft u in huis? Expertise is die ene goedgeschreven e-mail naar een potentiële klant die áltijd werkt.   De interessante artikelen in vakbladen.   Een helder vormgegeven proces, zodat iedereen weet wat er moet gebeuren op welk moment.   De blogs die de afdeling marketing schrijft (zoals deze):   Een praktische werkinstructie met handige tips, zodat medewerkers niet onnodig tijd verspillen.   De [...]

Iedere organisatie wilt excelleren in haar branche. Dit is makkelijker gezegd dan gedaan en het vergt veel van een organisatie om overal in uit te blinken. Een makkelijke doch onderschatte manier om als organisatie beter te worden, is door intern te kijken hoe zaken verlopen en deze te beschrijven. Het in kaart brengen van je organisatie bespaart niet alleen geld, het levert nog veel meer voordelen op. Het bespaart geld Doordat processen, werkwijzen, afspraken en allerhande kennis van en in de organisatie is beschreven, is het voor iedere medewerker duidelijk wat er gedaan moet worden en waarom. Medewerkers zijn minder [...]

Waarom bedrijven vasthouden aan gebruiksonvriendelijke software ‘I can’t live, with or without you’! Bono zong het al, de soundtrack van menig stukgelopen relatie: het niet zonder, maar het ook niet mét elkaar volhouden. En niet alleen tussen de twee personen gebeurt dit, organisaties kunnen er ook wat van. Hiermee doel ik natuurlijk op de, soms redelijk problematische, relaties tussen organisaties en hun softwaresystemen. Want iedereen kent het: software die niet werkt, en toch blijven we het met z’n allen gebruiken. Waarom toch? Wurgsystemen Het werkt niet zoals het moet, is onevenredig arbeidsintensief om het bij te houden, technische consultant of [...]

Niemand houdt er van om lang te wachten. Toch doen we het elke dag. Volgens dit onderzoek uit 2011 kost onnodig wachten en zoeken organisaties €1.853 per werknemer per jaar! En sinds die tijd is er alleen maar meer informatie bij gekomen, dus waarschijnlijk ligt dat bedrag nu vele malen hoger. Weg dus met de informatieblokkades! Dat onnodige wachten en zoeken, zit hem vaak in de kleine dingen. Vaak gaat het om praktische vragen, zoals: ‘hoe kon je dat overzicht ook al weer printen? Hoe zat het ook al weer met declaraties? In welk programma moest ik ook alweer de [...]

Zo heet ons nieuwe artikel in het blad Reeducatief van Van Ree Accountants. Lees het artikel in zijn geheel hier of lees hieronder het gehele artikel. Onderwijsorganisaties hebben veel kennis in zich. Maar wordt dat wel effectief benut? Komen de volgende gevallen u bekend voor? Afspraken zijn niet duidelijk vastgelegd, medewerkers werken op hun eigen manier of er is één medewerker aanwezig die weet hoe ‘de zaken geregeld zijn’. Wat valt er aan te doen? Een oplossing is het beschrijven van uw AO/IB: de administratieve organisatie en de interne beheersing hiervan. Het is een onderwerp dat steeds meer speelt binnen [...]

Waarom is het nodig om informatie te documenteren? Die vraag horen we meer dan eens. Want er zijn verschillende manieren om kennis op te slaan. Waarom is het nodig om het werk van professionals, waarvan aangenomen mag worden dat ze het goed uitvoeren, nog eens te beschrijven? Is het niet voldoende om van de eigen kracht van de professional uit te gaan? Belemmeren zulke zaken professionals niet te veel? In deze blog geef ik u acht redenen voor het documenteren en onderhouden van organisatiekennis. 1. Als geheugensteun Documentatie van processen en kennis – bijvoorbeeld in handboeken of procesbeschrijvingen -moeten [...]

Hopelijk heeft u uw handboeken goed op orde. Toch is er altijd ruimte voor verbetering. Daarom bieden wij u hier vier tips op basis van onze ervaring voor een nog beter handboek. 1. Uw handboek moet gelezen worden van receptionist tot aan directeur Dit eerste principe is heel praktisch en maakt meteen duidelijk hoe een handboek gepresenteerd moet worden in een organisatie. Een kwaliteitshandboek is niet alleen het domein van de kwaliteitsmanager en een personeelshandboek is niet alleen het domein van de afdeling HRM. Goede handboeken worden organisatiebreed gedragen omdat het alle informatie bevat die voor medewerkers relevant is. ISO [...]

De essentie van (kwaliteits)handboeken is niets meer dan een vorm van kennismanagement. Kennis over processen, werkwijzen en de organisatie in het algemeen. En alhoewel de redenen van het documenteren hiervan grote voordelen kent, hebben veel mensen hier toch een negatief beeld bij, wellicht u ook. Geen paniek, dikke proceshandboeken schrijven wilt niemand meer. Sterker nog, met de juiste aanpak is het zelfs leuk! Lees in deze blog 3 praktische punten waarmee u vandaag al kunt beginnen, zodat uw documentatie weer gelezen wordt. 1. Maak het toegankelijk Het klinkt als een open deur en wellicht is het dat ook. Kwaliteitsmanagement omvat [...]

Tijdens onze webinars over Scienta 3.0 kregen we nog veel vragen over het printen van het handboek. Dit is mogelijk, maar we raden het ten zeerste af. Waarom? We geven u tien redenen: Niet up-to-date te houden. Een papieren handboek is niet up-to-date te houden. Een van de grootste voordelen van het (kantoor)handboek in Scienta is dat er automatisch updates in komen, zodat u dat zelf niet hoeft te doen. Met een papieren handboek moet u zelf alle artikelen die aangepast zijn weer uitprinten en invoegen, wat eigenlijk zonde van uw tijd is. Een papieren handboek is niet beheersbaar. Oké, [...]