Als softwareleverancier hebben we een voorrecht om bij veel organisaties een kijkje in de keuken te nemen.

Veel organisaties die wij spreken weten gelukkig goed wat ze nodig hebben en wat ze belangrijk vinden. Toch is het niet elke dag dat je nieuwe bedrijfssoftware uitzoekt, en dus bestaan er misverstanden over bedrijfssoftware.

Is jouw organisatie toe aan nieuwe bedrijfssoftware? Begin goed aan je selectieprocedure door onderstaande mythes door te prikken.

Mythe 1: Er is één softwarepakket dat alles kan

Stel: je bent van plan om je huis verbouwen. Grote kans dat je je gereedschapskist pakt met niet één soort gereedschap, maar met een hamer, een boormachine en een zaag.

Hetzelfde geldt voor bedrijfssoftware. Er is veel discussie geweest of een ‘alles-in-één-softwarepakket’ beter is dan een geïntegreerde groep van verschillende systemen (een ‘best-of-breed’ oplossing). De conclusie is inmiddels duidelijk: geen één pakket voldoet aan iedereens specifieke eisen, en daarom is een combinatie van verschillende systemen de beste oplossing.

Organisaties en hun bedrijfsvoeringen zijn inmiddels zo omvangrijk en complex geworden, dat één systeem het gewoonweg niet meer lukt. Ook traditionele softwarebedrijven die vroeger één pakket aanbieden, zoals Oracle, IBM of SAP, differentiëren hun systemen steeds meer op verschillende marktsegmenten én maken hun systemen open, zodat andere pakketten ermee kunnen koppelen.

Er zijn andere grote voordelen te noemen om te kiezen voor verschillende systemen van verschillende bedrijven. Zo wordt de software ontworpen en gemaakt door bedrijven die elke dag bezig zijn met één specifiek vakgebied. Daarom gaat de aandacht 100% uit naar het oplossen van specifiek probleem, zoals projecten goed kunnen managen of documentbeheer, en dat zie je terug in de functionaliteiten.

Mythe 2: Implementeren van bedrijfssoftware kost per definitie veel tijd en geld

Tegen het implementeren van nieuwe bedrijfssoftware wordt vaak tegenop gezien. Het kost veel tijd, geld en energie, en het is logisch dat je hier geen zin in hebt.

Maar klopt dit wel?

Het implementeren van bedrijfssoftware kan binnen een kwartier geregeld zijn. Vaak kan er al een account op de website aangevraagd worden, is het een kwestie van de juiste gegevens invullen en is de software klaar om gebruikt te worden. Geen installaties, technische ingewikkeldheden of consultants over de vloer.

Als implementatie inhoudt dat de software gebruiksklaar moet zijn, dan is implementatie van veel cloudsoftware een eitje.

Natuurlijk betekent een goede software-implementatie meer dan dat. Werken met (nieuwe) software, betekent automatisch anders werken, en dat betekent in sommige gevallen een cultuuromslag. Hopelijk is een nieuw softwaresysteem een verbetering ten opzichte van de huidige situatie (als dat niet het geval is, is het aan te raden om de keuze nog eens goed te overwegen), dus zullen de meeste medewerkers open staan voor deze verandering. Maar toch, iedereen zo ver krijgen dat ze het nieuwe systeem optimaal benutten kost inderdaad tijd – en daarmee geld.

Maar bekijk het eens van de andere kant: wegen de verspillingen en kosten die nu gemaakt worden met oude software op tegen de investeringen van een nieuw systeem?

En kijk ook eens dieper: als het grootste deel van een software implementatie bestaat uit een organisatie- of cultuurverandering, is dit dan eigenlijk ooit af? Sterker nog, is het wenselijk dat je als organisatie stopt met het aanpassen en veranderen? Volgens mij niet.

Mythe 3: Bedrijfssoftware is gebruiksvriendelijk

Iedere softwareleverancier zegt het, maar het is helaas niet waar: bedrijfssoftware is niet altijd gebruiksvriendelijk. Het is functioneel, en soms ziet software er inderdaad mooi ontworpen uit, maar dat is anders dan gebruiksvriendelijkheid.

Wist je dat er voor gebruiksvriendelijkheid, of usability in het Engels, een ISO-standaard bestaat? In ISO 9241-11 wordt usability omschreven als de mate waarin gebruikers van een product effectief, efficiënt en plezierig een bepaald doel kunnen bereiken. Een goed ontworpen product, en dus ook goed ontworpen software, heeft dus zo min mogelijk instructie nodig en er kan snel en op een intuïtieve manier mee gewerkt worden.

Klinkt logisch, toch?

Helaas; net zoals met veel dingen in het leven, is dit makkelijker gezegd dan gedaan. Een bekend voorbeeld binnen design is de Norman door, genoemd naar design-onderzoeker en schrijver Don Norman.

Heb je wel eens aan een deur lopen sjorren en trekken, terwijl de deur eigenlijk geduwd had moeten worden? Ongetwijfeld. Gelukkig is het niet jouw schuld, maar het de schuld van de ontwerper van de deur. Zoals deze:

Bovenstaande deur is op zich functioneel: het laat mensen van de ene ruimte naar de andere ruimte lopen. Je zou, afhankelijk van je smaak, dat deze deur mooi ontworpen is, zoals het kleurgebruik of het materiaal.

Maar de deur is niet gebruiksvriendelijk. Het is, zonder hulp of trial-and-error, onduidelijk wat er in eerste instantie moet gebeuren met deze deur. Zou jij aan deze deur trekken of duwen?

Als er al onduidelijkheid kan bestaan over iets simpels als het gebruiken van een deur, hoe moet het ooit goedkomen met de gebruiksvriendelijkheid van bedrijfssoftware?

Gelukkig wordt de laatste jaren enorm geïnvesteerd in onderzoek naar goed design in software en apps. Grote techbedrijven, zoals Facebook, Airbnb of Uber, investeren veel tijd en geld in gebruiksvriendelijkheid en design, omdat gebruiksvriendelijkheid het verschil maakt in een prettige ervaring in het boeken van een vakantieappartement of juist niet (en daarmee het verschil tussen een winst of verlies). En die investeringen in gebruiksvriendelijkheid valt op.

Deze trend waait gelukkig over richting de zakelijke markt, maar nog niet alle softwarebedrijven pikken dit op. Software wordt soms nog steeds verkocht aan inkopers, waarvan de kans klein was dat zij daadwerkelijk ook de eindgebruikers waren. Zij letten vooral op bepaalde functionaliteiten en prijs, en niet (of nauwelijks) op gebruikersgemak. Sterker nog: sommige softwarebedrijven maken nog steeds hun producten nodeloos ingewikkeld, omdat er geld te verdienen valt met het uitleggen hoe hun deur is te openen.

Let dus goed op bij het aanschaffen van bedrijfssoftware op gebruiksvriendelijkheid. Is het écht intuïtief? Begrijp je na een week nog steeds wat alle buttons doen, hoe je moet navigeren door het systeem en hoe je je doel kunt bereiken? Dan is pas echt duidelijk of bedrijfssoftware gebruiksvriendelijk is.

Waar staat Scienta?

Scienta is cloudsoftware om organisaties beter te managen. Organisaties managen hun processen in Scienta, gebruiken het als kwaliteits- of documentmanagementsysteem of als sociaal intranet.

Implementeren betekent bij ons geen saaie knoppentrainingen, maar interactief sparren hoe we jouw organisatie en informatievoorziening naar een hoger niveau kunnen tillen, samen met je team en medewerkers. We investeren veel in de gebruiksvriendelijkheid en design van onze software, omdat we geloven dat mooie software beter werkt voor iedereen.

Benieuwd? Lees meer over Scienta en vraag eens een gratis proefaccount aan en bekijk Scienta met eigen ogen.