Welke tools helpen je met thuiswerken? Gebruik dit lijstje.

Nu veel medewerkers thuis werken, zijn veel dingen niet meer zo vanzelfsprekend. Ook bij ons.

Even wat roepen vanachter je bureau naar collega’s, snel even langslopen bij je collega’s met een vraag of de laatste nieuwtjes opvangen bij de koffieautomaat: het zit er voorlopig even niet in.

Toch zijn er heel veel tools op de markt die je helpen alsnog verbonden met elkaar te zijn, en ervoor zorgen dat (nieuwe) processen en beleid helder is.

In deze blog geven we je drie soorten tools, die wij zelf ook gebruiken, die jou helpt het beste uit deze gekke periode te halen.

Spontaan contact tussen collega’s blijft belangrijk. Snel ideeën uitwisselen, brainstormen of iemand een compliment geven: juist nu zijn dit soort contacten extra belangrijk. Maar hoe behoud je het spontane contact tussen collega’s, nu mensen thuiswerken?

Chattools, zoals Slack of Teams, voorzien hierin. Het laat medewerkers op een laagdrempelige manier met elkaar chatten, zowel 1 op 1 als in teamkanalen. Mensen houden elkaar makkelijk op de hoogte, kunnen reageren op mededelingen en onderling overleggen.

Bij Scienta gebruiken we zelf Slack voor directe communicatie. Het scheelt chaotisch heen-en-weer gemail en lange e-mail conversaties, en het is beter beheersbaar dan een Whatsapp-groep met collega’s.

Natuurlijk is ook fijn om je collega’s, partners of klanten gewoon eens te zien, want alleen via tekst communiceren wordt op een gegeven moment ook zo saai. Het gebruik van videobellen is daarvoor ideaal.

Waarschijnlijk heb je ook deze tools wel eens voorbij horen komen: Zoom en Microsoft Teams. Bij Scienta gebruiken we sinds begin maart de tool Zoom voor het organiseren van interne vergaderingen, online trainingen voor klanten en webinars. Het is een veelzijdige, stabiele tool: je deelt niet alleen je camera, je kan ook je scherm delen of in aparte groepen (break-out sessies) verder praten. Extra leuk: met Zoom heb je de optie om een andere achtergrond te kiezen. Handig als je thuiswerkplek ietsjes rommeliger is dan op je werk.

Chatten en videobellen is heel fijn voor de dagelijkse gang van zaken. Je houdt contact met collega’s en je kan zo snel schakelen over zaken die geregeld moeten worden. Want dat zal je ongetwijfeld hebben gemerkt: deze hectische periode vraagt veel van iedereen.

Daarom is het ook belangrijk om een plek te hebben in je organisatie waar iedereen de meest actuele en betrouwbare documenten, afspraken en processen kunnen vinden.

Natuurlijk, in chattools kun je documenten met elkaar uitwisselen en berichten als favoriet markeren. Maar het is ondoenlijk om alle belangrijke informatie (zoals afspraken, documenten en procedures) te managen in deze tools.

Een hectische tijd zoals deze vraagt om structuur, orde en duidelijkheid in je organisatie. Scienta helpt je daarmee. Medewerkers hebben behoefte aan duidelijke processen, richtlijnen en procedures. Door al deze informatie en kennis op te slaan in één veilige plek, creëer je een betrouwbare bron van informatie die iedere medewerker kan gebruiken. Zo zorg je voor stabiliteit in je organisatie en help je jouw medewerkers om goed te kunnen werken.

Benieuwd hoe Scienta je verder kan helpen? Lees er meer over op onze website.