Weg met de informatieblokkades!

Niemand houdt er van om lang te wachten. Toch doen we het elke dag. Volgens dit onderzoek uit 2011 kost onnodig wachten en zoeken organisaties €1.853 per werknemer per jaar! En sinds die tijd is er alleen maar meer informatie bij gekomen, dus waarschijnlijk ligt dat bedrag nu vele malen hoger. Weg dus met de informatieblokkades!

Dat onnodige wachten en zoeken, zit hem vaak in de kleine dingen. Vaak gaat het om praktische vragen, zoals: ‘hoe kon je dat overzicht ook al weer printen? Hoe zat het ook al weer met declaraties? In welk programma moest ik ook alweer de factuurgegevens invullen? En wie moet ik bellen als de printer kapot is?’

Meestal is niet altijd duidelijk waar de informatie te vinden is. Vaak gebeuren dan drie dingen:

• Men probeert gewoon, waardoor iemand dus meer tijd kwijt is aan een taak dan eigenlijk nodig is;
• Men vraagt een collega, zodat niet alleen jij, maar ook je collega tijd kwijt is met informatie zoeken;
• Men zoekt in de beschikbare informatiebronnen (overvolle F-schijven, intranet, ordners etc.).

In dit laatste geval betekent dit dat er zaken zijn vastgelegd. Helaas kennen we dan nog steeds informatieblokkades. Dit zijn de bekendste drie:

Iedereen kent wel de beruchte ‘F-schijf’: de gemeenschappelijke map in de Windows verkenner die uitpuilt van de documenten. PowerPointpresentaties, afdelingsplannen, notulen, aantekeningen, werkinstructies, documenten met handige weetjes of handige sites. Soms wordt de hele boel verplaatst naar een intranet of een ander systeem, maar de kern wordt hierbij niet opgelost.

Want medewerkers blijven hun documenten kopiëren naar hun eigen bureaublad of andere mappen, verschillende versies (versie 1.3.8) leiden hun eigen leven, niet iedereen houdt zich aan de afgesproken structuur en zaken zoals autorisatie zijn moeilijk te waarborgen. En mochten er belangrijke zaken veranderen, dan is niet in één oogopslag te zien wát er precies is veranderd.

Bedrijfsinformatie dat niet geactualiseerd wordt, brengt veel risico’s met zich mee. Wie werkt volgens verouderde procedures, maakt fouten of verhoogt de kans op miscommunicatie.
Het actueel houden van bedrijfsinformatie is gemakkelijk te regelen, door medewerkers de kans te geven om documenten te updaten. Echter gebeurt dit vaak omslachtig: medewerkers mogen niet het échte document aanpassen, dus gaat het via e-mail of als punt op de agenda.

Dit betreft zowel de vorm als de inhoud van uw bedrijfsinformatie. Omslachtig gepresenteerd houdt inderdaad ook die overvolle F-schijf in, maar gaat ook verder dan dat. Zelfs al heb je een perfecte ingerichte Windows verkenner, dan nog kan het mis gaan.

Denk bijvoorbeeld aan de structuur van de informatie. Wat staat waar onder? Als dat ene formulier begraven is onder drie submappen, is het dan nog wel effectief? Of is een andere structuur beter? Ook de namen die je aan de structuur geeft, zijn doorslaggevend voor het gebruik. Als je drie categorieën hebt op procesniveau (primaire, secundaire en tertiaire processen), zou dat betekenen dat een simpele werkinstructie over de regelingen verlofaanvragen begraven ligt onder ‘secundaire processen’. En dat houdt in dat mensen veel tijd kwijt zijn met het zoeken naar informatie, wat – zoals gezegd – veel geld kost.

Een van de belangrijkste zaken om deze punten op te lossen, is de structuur. Natuurlijk is het systeem belangrijk, maar een goed systeem is net zo veel waard als de content die er in staat en de mensen die het gebruiken. Wij adviseren dan ook vaak over een goede structuur: wat past bij een organisatie, waar zoeken medewerkers het meeste op, welke documenten zijn aan de meeste verandering onderhevig, welke processen zijn er in een organisatie? Wie een goede structuur te pakken heeft, bouwt een stabiele basis voor de toekomst.