Er is veel te doen over procesmanagement. Steeds meer organisaties komen erachter dat procesmanagement, of Business Process Management (BPM), van toegevoegde waarde kan zijn voor hun organisatie. Toch wordt erbij procesmanagement één essentieel punt vaak vergeten: de borging. Wat houdt deze borging in bij procesmanagement?

Wakker schudden

Bij procesmanagement wordt er vaak als eerste processen in kaart gebracht. Dit houdt in dat iedereen doorheeft wat zijn eigen plek in de organisatie is: er wordt niet meer geredeneerd vanuit de eigen functie (‘dat is mijn taak niet’ of ‘daar ben ik niet verantwoordelijk voor’) maar vanuit een proces: welke schakel ben jij, wat heb je daarvoor nodig en wat doen anderen weer met ‘jouw’ werk?

Of nog idealer: er wordt geredeneerd vanuit de eindklant: welke zaken voeg jij allemaal toe aan het eindproduct voor de klant?

Dit kan heel verhelderend werken. Het schudt iedereen wakker en dwingt om kritisch naar jezelf en elkaar te kijken. Om vervolgens met nieuw elan je werk te doen.

Onnodige verspilling wordt weggehaald, werkzaamheden worden meer gestandaardiseerd en medewerkers raken meer op elkaar ingespeeld. Ze weten waarom zaken gebeuren zoals ze (moeten) gebeuren en raken meer betrokken bij hun werk.

Borging

Juist bij dit soort essentiële zaken is het belangrijk dat er borging is. Werkafspraken die gemaakt zijn, moeten (nieuwe) medewerkers gemakkelijk terug kunnen vinden. Juist als er situaties veranderd zijn, hebben medewerkers iets nodig om op terug te vallen. Denk aan procesbeschrijvingen, handboeken, how-to do’s of zelfs een ‘bedrijfskennisbank’.

Hierdoor weet iedereen, voor nu en in de toekomst, wat er in het verleden is afgesproken tijdens zo’n workshop of bijeenkomst. En door dat iedereen dezelfde bron van kennis gebruikt, zijn zulke bijeenkomsten in de toekomst minder nodig. Er is minder ruis in de organisatie en medewerkers hebben zelf nagedacht over hun werkzaamheden.

Natuurlijk is opschrijven de eerste stap, maar wie een boekenkast vol met ordners presenteert als de ‘bedrijfskennisbank’, heeft al die moeite voor niets gedaan. Want naast de inhoud (de ‘bedrijfskennisbank’’), is ook de vorm belangrijk. Een digitaal systeem is nu eenmaal toegankelijker dan een boekenkast. Hoe je dit regelt? Lees onze whitepaper voor meer informatie over slim procesmanagement!

Probeer Scienta gratis
meer over kwaliteitsmanagement