Variabele titels aanmaken voor formulieren en formuliertaken kan heel erg helpen als je zoals onze collega’s van HR soms wel drie nieuwe medewerkers tegelijk hebt die allemaal hun eigen checklist formulier invullen. Of als je in de formulier flow meerdere gebruikers hebt.
Nu heten die allemaal nog bijvoorbeeld ‘klachtenformulier’ of ‘registratieformulier’. Maar sinds de release van een half jaar geleden kan je zelf taaktitels aanmaken. Met vermelding van de klantnaam bijvoorbeeld en de naam van de medewerker die de klacht behandelt. Daardoor vind je deze formulieren voortaan makkelijker terug, ook in de overzichten.
Nooit meer eerst het formulier openen om te zien van wie welk formulier is en hoe ver hij ermee is. Hiermee zie je trouwens ook meteen de status. De taaktitel is ook nog eens zichtbaar in de e-mail die de uitvoerder van het formulier krijgt en in het takenoverzicht. Als uitvoerder of beheerder van een formulier krijg je zo veel meer inzicht in een taak. Handig toch?
Denk je nou: ‘Huh?! Dit gaat me te snel.’ Hierbij een korte handleiding. Want soms moet je gewoon eerst even oefenen.
Voor je begint met overal titels erin knallen:
- Het toevoegen van een taaktitel in een formulier doe je per fase en kan ook per fase worden aangepast.
- De taaktitel is altijd gebaseerd op de laatst ingevulde taaktitel. Bevindt een taak zich in de derde fase van een formulier, maar is alleen in de eerste en tweede fase van een formulier een taaktitel ingevuld. Dan verschijnt de taaktitel van de tweede fase in de e-mail en in het takenoverzicht.
- Je kunt een formulier titel een vaste titel geven of gebruik maken van velden uit het formulier. Kies je voor de laatste optie dan wordt het antwoord op het betreffende formulierveld ingevuld in de formulier titel.
Stap voor stap
1. Om een formulier titel toe te voegen ga je naar het tabblad ‘Formulier-flow’ van het formulier.
2. Ga met je muis over de fase waaraan je een formulier titel wil toevoegen en kies voor ‘Bewerk fase’.
3. Kies vervolgens voor het tabblad ‘Taaktitel’.
4. Hier voer je in het veld ‘maak taaktitel’ een titel in. Je kunt hierbij ook gebruik maken van formuliervelden uit het formulier. Dit doe je door de button ‘voeg veld toe’ te gebruiken.
Voorbeeld
Laten we een formulier bedenken, bijvoorbeeld ‘Verslag functioneringsgesprek’. Hier kan je als taaktitel de naam van de medewerker laten zien. Zo zie je in het takenoverzicht en in de e-mail meteen om welke medewerker het gaat. Typ hiervoor bijvoorbeeld ‘Medewerker: Gevolgd door het formulierveld ‘Naam’. Dit ziet er dan zo uit:
De uitvoerder die een volgende fase van het formulier moet uitvoeren ziet in het takenoverzicht de taak als volgt staan:
Nog een voorbeeld
Als een formulier uit meerdere fases bestaat dan is het handig om te zien voor welke fase je een taak moet uitvoeren.
Als voorbeeld nemen we een auditformulier. Verschillende gebruikers zijn betrokken bij dit formulier. De directie is als laatste betrokkene degene die het formulier ondertekenen.
Geef bij de taaktitel op dat deze taak het ondertekenen van de audit betreft. Voeg ook de datum van de audit toe aan de taaktitel van deze fase. Dit ziet er dan zo uit:
De directie krijgt de taak als volgt per e-mail:
In het takenoverzicht is de taak als volgt te herkennen:
Probeer het een paar keer en voor je het weet heb je het in de vingers. Nooit meer zoeken in acht formulieren met dezelfde namen. Scheelt weer.
Blijf je het een beetje lastig vinden of ben je wat meer visueel ingesteld, dan hebben we nog een fijne how-to video gemaakt:
We organiseren regelmatig trainingen die je gratis en online kan bijwonen. Daarnaast mag je ook altijd een van onze Customer Succes medewerkers om wat extra hulp vragen.
