Aankomende weken verloopt het werk in jouw organisatie anders dan anders. Medewerkers werken thuis (of draaien juist overuren) en hebben behoefte aan duidelijke processen, richtlijnen en procedures. En laten dat nou net de dingen zijn die gedeeld worden in Scienta.
Daarom in deze blog: tips en tricks om jouw Scienta-omgeving zo effectief mogelijk in te zetten tijdens deze periode.
We geven een online training over het thuiswerk-proof maken van je Scienta-omgeving!
Update 23 maart: 💨 zo, dat gaat snel! Om jullie en onze lijnen niet te veel te belasten, hebben we nieuwe datum ingepland: dinsdag 31 maart van 11:00 tot 12:00 uur. Meld je hier aan!
Gebruikersoverzicht
Zorg dat medewerkers weten bij welke vragen ze waar moeten zijn. Zorg daarom voor een goed gevuld gebruikersoverzicht, inclusief telefoonnummers (eventueel ook mobiele nummers) en de werkdagen dat je collega werkt. Extra leuk: laat thuiswerkende collega’s met hun webcam een foto maken voor in het ‘smoelenboek’!
Tags
Bij belangrijke artikelen, bijvoorbeeld op het gebied van thuiswerken of hygiëne, kun je een tag toevoegen, zoals ‘thuiswerken’. Zo hebben je collega’s direct een overzicht met de belangrijkste artikelen die ze moeten hebben.
Met de widget ‘artikelen met tag’ maak je het je collega’s nóg makkelijker, en zet je direct de noodzakelijke artikelen direct op de portal.
‘Toon artikel’ widget
Voor hele belangrijke artikelen, zoals een Corona-noodplan of protocol, kun je widget ‘Toon artikel’ gebruiken. Zo plaats je een artikel direct op de portal en kunnen medewerkers het direct lezen.
Je kan deze widget ook gebruiken voor een speciale ‘coronawidget’. Schrijf een artikel met belangrijke informatie (belangrijke nummers, links naar artikelen of websites) en plaats deze op de portal van je Scienta omgeving.
Nieuwswidget
Deel met de nieuwswidget de laatste ontwikkelingen tijdens de periode. Deze widget verschilt met de ‘toon-artikel’ widget. Je kan er een header bijplaatsen, waardoor de boodschap net wat anders overkomt. Je kan nog steeds links plaatsen, bijvoorbeeld naar andere artikelen of websites.
HTML-widget
Via de HTML-widget kun je op een makkelijke en mooie manier links maken naar andere sites of apps. Medewerkers die thuiswerken kunnen zo handig doorklikken naar alle systemen en tools die jullie gebruiken. In onze handleiding lees je meer over het instellen van zo’n HTML-widget, maar je kan het ook door ons laten regelen. Vul het formulier in (link onder de afbeelding) en wij bouwen geheel gratis zo’n html widget voor je!
Leesverplichtingen
Is er belangrijke informatie waarvan je zeker wil weten dat je collega’s het lezen? Stuur dan een leesverplichting: als beheerder kun je zo in de gaten houden of medewerkers het artikel lezen. Je stuurt natuurlijk niet voor ieder nieuw artikel een leesverplichting, maar zeker voor klanten die kritische noodplannen hebben opgesteld (zoals in de logistiek of in de zorg) geeft het rust als je weet dat mensen de juiste informatie hebben gelezen.
De verjaardagskalender
Voor organisaties is het nu extra belangrijk om een gevoel van saamhorigheid te creëren. Een leuke en effectieve manier om dit te doen is met de verjaardagswidget. In de verjaardagswidget laat je in een zelf te kiezen periode de verjaardagen zien van je collega’s. Geen zorgen, je kunt zelf bepalen of je de leeftijd wil tonen of niet (dat bleek een gevoelig puntje, merkten we). De verjaardagswidget werkt het beste als de profielfoto’s en geboortedatum in het profiel zijn ingevuld.
Hoe gaan de klanten van Scienta met deze periode om?
Ilse van den Belt – Hoekman, directiesecretaresse bij Felix Accountants:“Wij werken allemaal nog ‘gewoon’ door. Sommige collega’s op kantoor en sommige thuis. Doordat we helemaal in de cloud werken, gaat dat prima. Scienta is super handig omdat daar onze procedures vastgelegd liggen, dus als je thuis aan het werk bent kun je toch gewoon werken conform de werkwijzen en die ook raadplegen. Bovendien delen we nu bijvoorbeeld extra handleidingen hoe je in deze situatie toch het contact met klanten kunt onderhouden. Hoe organiseer je bijvoorbeeld een online meeting (klantafspraken gaan hier gewoon door, alleen via teams) en wat is ons kantoorbeleid.”
Vivia Jongma, kwaliteitsmanager bij Madeliefje Thuiszorg:“We hebben noodplan Coronavirus opgesteld en zo nodig updaten we deze dagelijks o.b.v. voortgang, ontwikkelingen en adviezen. Tip: niet over-informeren, maar zinvol en concreet informeren en een luisterend oor bieden. Wij hebben op onze startpagina Scienta ons protocol Coronavirus geplaatst.”
Ook wij hebben maatregelen getroffen. Zo gaan alle trainingen en adviesgesprekken niet door tot in ieder geval 6 april. Meer informatie daarover vind je in deze blog.
