Terugblik webinar: “Een KMS, waarom zou je?”

Mappen vol met versies van allerlei bestanden en documenten. Afbeeldingen die onvindbaar zijn, want logische titels geeft niemand aan die dingen en Windows verkenner is je beste vriend. Herkenbaar? Zomaar wat ergernissen die Scienta in één klap als kwaliteitsmanagementsysteem wegneemt.

Maar dan hebben we het nog niet over de informatie die je NIET opgeslagen hebt. “Hoe zit het met het borgen van kennis in de hoofden van jouw medewerkers?” Raak jij ook een beetje in paniek van deze vraag?

Hierover ging het webinar van 16 juni 2022. “Een KMS, waarom zou je?”

Kijk ‘m hier terug als je de live webinar mistte, want we leggen je haarfijn uit, hoe je terugverdient wat je investeert (pssst: dat is heel makkelijk en snel). We laten zien waarom Scienta als kwaliteitsmanagementsysteem de beste is in alle medewerkers betrekken. Kortom we vertellen wat je hebt aan een KMS.

Heb je geen zin om de hele video terug te kijken? Dan verzamelden we de hoogtepunten hieronder in het blog.

“Aan de hand van een live demo van Scienta laat ik de toegevoegde waarde van een KMS zien”, begint Marieke Nieuwenhuizen, Sales manager bij Scienta. “Zodat je ook meteen een beeld hebt bij welke basiselementen alleen al duidelijk weergeven waarom een kwaliteitsmanagementsysteem van toegevoegde waarde is voor jouw organisatie”

Marieke heeft de afgelopen 7 jaar heel wat klanten gesproken. Vanuit verschillende branches en bedrijven van allerlei formaten. “Vanuit deze rol neem ik jullie mee door het vraagstuk: ‘Een KMS waarom zou je?’”

• Medewerkers zijn gemiddeld één dag per week kwijt met het zoeken naar informatie. Wat kost dat jou? Dat kun je zelf wel uitrekenen als je de kosten van een medewerker kent.
• Daarnaast kan ook nog eens 19% van de medewerkers de informatie niet eens vinden.
• Als laatste punt waar werkgevers van wakker liggen is het voldoen aan wet- en regelgeving, oftewel compliance.

Steeds meer informatie en data bieden meer kansen, maar ook meer chaos. “Dat zien we dagelijks zelf wel terug bij onze klanten. Welke branche dan ook, maakt niet uit: Onderwijs, zorg, zakelijke dienstverlening. Meestal is dat ook wel goed geborgd in een veilig systeem als een ERP, CRM of DMS. Of zoals in de zorg met een elektronisch patiënten dossier (EPD) bijvoorbeeld.”

“Maar wat als we inzoomen op die personen in dit plaatje? Wat als die personen verdwijnen? Hoe zit het dan met het borgen van die kennis in de hoofden van die medewerkers? Verlaat die kennis ook samen met die persoon?”

“Krijg je nou een hogere hartslag? Je bent niet die enige. Daar hebben veel organisaties last van.”

“Met Scienta dragen we ons steentje bij. In het screenshot zie je verschillende widgets met bijvoorbeeld een prikbord. Collega’s kunnen een heads up geven als ze iets aangepast hebben. Ook is er iemand jarig. Dus op verschillende fronten is wat te vinden.”

Voldoe je wel aan alle wetten en regels. Dan biedt Scienta uitkomst door de handboeken en door de overzichtelijke manier van processen en documentatie te kunnen bijhouden. “Maar combineer de wat saaiere onderwerpen met ‘leukere’ onderwerpen. Heel veel collega’s lopen niet warm voor compliance of protocollen, maar trek veel meer en breder publiek door van alles toe te voegen.” Denk aan een nieuws widget met leuk intern nieuws of een jubileum- en verjaardagswidget.

Scienta is de digitale collega die alles weet, over alles. “Ik zeg altijd: Beginnen je vragen met hoe, wie, wat, waar of waarom? Scienta geeft je het antwoord. Een mooi voorbeeld komt van onze klant Stroeve Lemberger. Hun compliance officer Caja de Groot vertelde ‘ik was altijd die collega in levende lijve die alles weet. Maar nu is Scienta die collega. Scienta is er altijd, gaat nooit op vakantie, is nooit in bespreking. Scienta kan je altijd raadplegen.”

“Wat levert het op? Dat was één van de vragen die we zouden beantwoorden in dit webinar. Dan brengt een KMS als Scienta je organisatie allereerst continuïteit. Borgen van je kennis en informatie in je organisatie.

Ten tweede: Betrokkenheid, Scienta zorgt daarvoor met alle widgets en haar gebruiksvriendelijkheid.

En als derde: Duidelijkheid. Alle richtlijnen en procedures, wie moet ik bellen als…? Dat is wat je er concreet voor terugkrijgt.”.

Tijd voor de demo van Scienta. Marieke deelt haar scherm en er verschijnt een portal met verschillende widgets. “Ik zie een een openstaande taak, interne audit artikel als favoriet, een prikbord met een ‘let op’ bericht van collega want de voorwaarden zijn gewijzigd. Ik zie het weer, een jarige, gelabelde documenten en een link naar social media.”

“De verschillende mappen aan de zijkant kan je als klant zelf invullen. Die bepaal je dus helemaal zelf.”

Marieke laat de ongeëvenaarde zoekbalk in Scienta zien. “Je komt op de laatste versie uit. Altijd. Dat scheelt dus heel veel zoekwerk!”

Leestaken zijn een belangrijk onderdeel in Scienta. Hiermee kan je perfect bijhouden wie wat wel of niet gelezen heeft en overzicht houden van de informatievoorziening binnen jouw organisatie.

“Van die leestaak krijg je een email. Verder vind je alleen de wijziging makkelijk terug in Scienta. Je hoeft dus niet het hele document door te spitten of begeleidende teksten erbij te maken. Een collega ziet meteen wat is aangepast wanneer je klikt op ‘vergelijken’. In het groen zie je wat is toegevoegd. Super handig! ”

“Je laat weten dat het artikel gelezen is en de beheerder of manager krijgt daar melding van. Zo heb je altijd inzichtelijk wie wat wel of niet gelezen heeft.”

“Een widget voor processen waarmee je flow charts in Scienta kan maken. Dit is in Scienta vrij basic. Voor wie Fysio kent of ermee werkt, Fysio kan wat dat betreft meer maar is ook vaak een stuk ingewikkelder daardoor. Scienta is veel simpeler en gebruiksvriendelijker.”

Marieke laat aan de hand van Scienta zien hoe je workflows door de hele organisatie kan laten lopen. Als voorbeeld gebruikt ze de interne audit. Ze loopt langs de verschillende verplichte vragen die in fases ingedeeld is. Op deze manier kan een formulier door meerdere collega’s ingevuld of beheerd worden.

“Dat kan je allemaal instellen. Wil je daar meer over weten, verwijs ik je graag naar onze trainingen. Voor ieder formulier is een taak te maken. En taken zijn: bewerk, review, lees, wijzig of invullen formulier. Scienta zorgt dat ze op het goede bordje komen op het juiste moment.”

Wat is nou de ROI? Die kan je het beste zelf berekenen en dat is niet heel lastig. “Kijk alleen al naar die chaos en de irritatie. Die neem je weg. Kijk naar het laten dalen van de tijd die weglekt aan informatie. Dan kan je zelf wel uitrekenen wat een medewerker gemiddeld kost per dag.” Met Scienta verdien je die investering snel terug.

Zoals bij ieder live webinar van Scienta is er ruimte voor een aantal vragen van kijkers.

Vraag één gaat over formulieren.

“Een kwaliteitsmanager houdt de opvolging van formulieren nu in Excel bij. Zit er in Scienta ook een actie aan de opvolging vast vraagt een kijker.”

“Ja, dat zit standaard in het formulier in Scienta. Die workflow kan je simpel instellen. Daar haal je rapportages uit met hoeveel meldingen. Neem even contact met mij op en dan leg ik dat graag persoonlijk even helemaal uit. Rondom formulieren hebben we ook heel veel trainingen.”

De tweede vraagsteller wil graag weten of Scienta makkelijk te integreren is met andere applicaties.

“Moet ik wat dieper op inzoomen, maar we leggen wel degelijk koppelingen met andere systemen. Vaak is dat met ingewikkelde API koppelingen niet nodig, maar dat we meer links leggen over en weer. Dus dat kan zeker. Hier vertel ik graag persoonlijk wat meer over omdat het wat te diep gaat.”

Vraag nummer drie gaat over de dataopslag.

“Waar is de informatie opgeslagen? Kan dit op een eigen server? Nee, daar kan ik heel duidelijk in zijn. Je kan wel je documenten in Scienta zelf exporteren en opslaan. Maar verder is Scienta een 100% cloud oplossing. De details over bijvoorbeeld beveiliging kan ik je later meer over vertellen, dus neem graag contact op.”

De vierde vraag gaat over de indicatie van de kosten van Scienta.

“Dat is kort. Die kosten staan op onze site. Zo transparant als de software is, zo transparant zijn onze prijzen ook. Tot een bepaald aantal gebruikers, moet ik er wel bij zeggen. Daarboven kan je beter even contact opnemen in verband met onze volumekorting. Maar een heel aantal staffels staan duidelijk en zonder verborgen kosten op onze site.”

De laatste vraagsteller wil graag meer weten over weten over het gratis voorbeeldhandboek en het personeelshandboek. Daar heeft ze wel interesse in.

“Ja, dat is dan wel leuk want die krijg je gratis. Je koopt licentie en daar krijg je een gratis voorbeeld ISO 9001 handboek bij. Daarin zit ook een personeelshandboek. Dat bieden we gratis aan bij een licentie van Scienta.”

Met alle vraagstellers die niet in het webinar aan bod kwamen, nemen we binnenkort contact op. Wil je zelf contact met ons opnemen? We staan je graag te woord.