Terugblik webinar: Help, hoe creëer ik draagvlak. 6 tips.

Kwaliteitsmanagement, een onderwerp dat steeds belangrijker wordt in alle lagen van de organisatie. Om grote veranderingen teweeg te kunnen brengen binnen jouw organisatie is het creëren van draagvlak van groot belang. Maar hoe creëer je dit nu precies? Dat is wat Yvonne de Vries en Marieke Nieuwenhuizen vertelden in het webinar Help, hoe creëer ik draagvlak. 6 tips.

Yvonne en Marieke beginnen met het belangrijkste punt. Waarom draagvlak? Yvonne: ”Draagvlak is een thema dat bij klanten vaak lastig gevonden wordt.” Ook in de dagelijkse gesprekken van Marieke met klanten is het een onderwerp dat dagelijks terugkeert. Kortom een onderwerp waar iedereen graag meer over leert.

De agenda:

• 6 tips om meer draagvlak te creëren
• Vragen

Yvonne legt uit: “We bedoelen hiermee dat je moet zorgen dat er voor iedereen iets te halen valt. Zorg dat er voor iedereen iets nuttigs te vinden is op Scienta. Dat is waar het om gaat.”

Een belangrijk punt om over na te denken binnen ‘whats in it for me’ is het ‘soort’ medewerker. Yvonne: “Dit verschilt enorm per medewerker en waarvoor het gebruikt gaat worden. Kijk naar een nieuwe medewerker of stagiair bijvoorbeeld. Voor hen is het fijn om informatie te kunnen vinden als wie zijn we, waar staan we voor en wat is de werkwijze. Maar een manager is bijvoorbeeld gebaat bij andere informatie in Scienta. Zoals de borging van informatie. Als iemand uit dienst gaat bijvoorbeeld is het belangrijk dat alle waardevolle informatie netjes in Scienta staat zodat die kennis niet verdwijnt.”

Marieke vult aan: “Vaak denken medewerkers wat heb ik te zoeken in een kwaliteitsmanagementsysteem? Maar wanneer je de content juist breder trekt en het echt voor iedere afdeling maakt, hoog laag links of rechts, juist dan betrek je ze er echt bij. Dan zet je een goede stap in het creëren van draagvlak.”

Het klinkt zo simpel je medewerkers betrekken om meer draagvlak te creëren. Yvonne: “Het is heel belangrijk je medewerkers gedurende het hele proces te betrekken. Zorg dat je niet in een hokje gaat zitten met een klein groepje mensen en aan het eind van de rit alles over de schutting gooit. In de praktijk merken we dat dat niet werkt. Zorg dat je de medewerkers tijdens het hele proces betrekt en dat ze mee kunnen denken.”

Marieke: “Ja dat is waar de vergissing vaak zit, dat ze pas starten met het betrekken van de medewerkers op het moment dat het proces gaat starten, maar je moet ze juist meenemen in de beginfase.”

Yvonne: “En daarbij is het belangrijk dat ze vooral weten waarom gaan we met dit systeem werken en wat verandert er voor ons.”

Zo leggen Yvonne en Marieke uit dat je ze kunt betrekken door:

• Wekelijks of maandelijks nieuwsupdates te versturen over de voortgang van het project
• Sessies te organiseren waarin medewerkers uitgenodigd worden mee te denken
• Een kick off te organiseren bij livegang

Yvonne: “Een feestje als je live gaat is enorm belangrijk. Zorg dat iedereen daarvan op de hoogte is en plan een kickoff. Een korte introductie met eventueel uitleg van het systeem, een stukje taart en een proost moment. Daar hebben we al veel ervaring mee.”

Yvonne: ”Maak het systeem aantrekkelijk, dit bedoelen we in de letterlijkste zin van het woord. Zorg dat Scienta aantrekkelijk is en dat mensen ernaartoe willen. Vaak zien we dat Scienta puur wordt ingericht voor kwaliteitsmanagement en dan ademt het ISO, ISO, ISO. Dat is heel dodelijk voor je medewerkers. Scienta is voor je medewerkers en daar vul je het voor. Houd dus in gedachten voor wie schrijf ik het nu eigenlijk?”

Marieke: ”We hebben het nu over het soort content maar ook het gebruikersgemak van het systeem is belangrijk. Want wanneer je de juiste content hebt gemaakt én de medewerkers zijn betrokken, dan denk je het kan niet meer mis. Maar plaats je deze content ver weg op een google drive dan kan de medewerker het nog niet vinden. Dus zorg dat de drempel zo laag mogelijk is.”

Yvonne: “Maar ook het sociale aspect is hierbij belangrijk. Niet alleen droge stukken tekst en instructies. Zorg voor een leuk aspect binnen Scienta met mooie dashboards, nieuwsberichten en een verjaardagkalender. Zo is ook het kleurgebruik heel belangrijk. Je moet ervoor zorgen dat het systeem je organisatie ademt.”

Marieke. “Ja dit is waar wij bij Scienta veel aandacht aan besteden. Enerzijds kwaliteitsmanagement en anderzijds social intranet, het maakt het net iets socialer. Soms lijkt het of mensen daar makkelijk overheen stappen maar als je dit goed uitvoert zien we de gebruikersstatistieken omhoogschieten. Stap dus niet te makkelijk over het sociale aspect heen.”

De favoriete tip van Marieke; het kiezen van de juiste kartrekker.

Yvonne: “Dit is erg belangrijk. Of het nu een nieuw systeem is of een systeem waar je al een tijdje mee werkt en nieuw leven wilt inblazen; Het is ontzettend belangrijk de juiste kartrekker te kiezen. In de praktijk zien we vaak dat hiervoor een technisch persoon wordt aangewezen. Een systeembeheerder of iemand van de ICT, want het gaat natuurlijk om een softwaresysteem. Maar ons advies is om juist iemand te kiezen die centraal in de organisatie staat. Iemand die weet wat er speelt.”

Marieke stelt: “Ik durf te zeggen dat alle klanten waar ik mee te maken heb gehad, dat ik bij hen direct de kartrekker kan aanwijzen. Hij/zij communiceert ook met ons als Scienta. Op het moment dat iemand niet dedicated verantwoordelijk is voor dit systeem, verzwakt het na de aanschaf en wordt het moeilijker dit naar een hoger niveau te tillen. Als kartrekker hoeft het echt niet zo te zijn dat jij alles alleen moet doen. Maar uiteindelijk ben jij verantwoordelijk voor het aansturen.”

Yvonne: Dat is een mooi bruggetje naar de volgende tip: iedereen de juiste verantwoordelijkheid.

Yvonne: “Deze tip heeft een beetje te maken met de vorige tip. Daar ging het om het aanstellen van de juiste ‘coach van het voetbalteam’, zoals wij dat zeggen. En hier gaat het om de juiste verantwoordelijkheden. Zorg ervoor dat de verantwoordelijkheden bij de juiste personen terecht komen en duidelijk zijn. Je kent het gezegde misschien wel: als iedereen verantwoordelijk is, is niemand verantwoordelijk. “

“Het is belangrijk om de verantwoordelijkheden goed binnen de organisatie neer te leggen. De kartrekker is verantwoordelijk voor het feit dat het wordt gedaan maar hoeft het zelf niet te doen. Vaak wordt er per afdeling 1 verantwoordelijke gekozen. ”

Yvonne: “aandacht is ontzettend belangrijk. Want wat je aandacht geeft groeit. Wat ik daarmee wil zeggen is: een nieuw systeem integreren doe je niet even ergens tussendoor. Dan duurt het vaak veel langer en wordt het minder goed in gebruik genomen. Zorg dat er tijd en geld geïnvesteerd wordt maar ook dat de juiste mensen op het project gezet worden en tijd eraan mogen investeren. Denk bijvoorbeeld aan een wekelijks overleg. Zorg dat er structuur in het project wordt aangebracht want de input bepaalt de output.”

Marieke: “Mijn aanvulling is dat ik het liever geen project noem. Want een project doet vermoeden dat iets een begin en een eind heeft. Maar dat is zeker niet zo. Scienta is gewoon nooit af. Dus daarom moet je het ook altijd aandacht blijven geven.”

Yvonne: ”Een voorbeeld van die aandacht eraan geven is dat mensen getraind moeten worden, hoe gebruikersvriendelijk het systeem ook is. Train de medewerkers. Dit gebeurt vaak bij een kick off, maar zorg dat ook de nieuwe medewerkers hierin niet vergeten worden. Zorg dat ook zij getraind worden en alles leren; welke informatie staat waar en hoe gebruiken we het systeem. Als je dit lang genoeg niet doet zie je dat het draagvlak afneemt.”

• Hoe zorg je dat het na een jaar niet verslapt?
  Zorg ervoor dat je content actueel blijft, dat nieuwe medewerkers getraind worden en maak gebruik van de app. Want niet alle medewerkers zitten achter een laptop. Kortom, maak de drempel zo laag mogelijk.
• Hoelang moeten we uittreken voor de implementatie?
  Dit is sterk afhankelijk van een aantal factoren binnen de organisatie. Deze zijn: is er al content beschikbaar? Of moet alles nieuw geschreven worden, hoeveel tijd krijgt de kartrekker en andere medewerkers beschikbaar? En bijvoorbeeld ga je in een keer live of per afdeling? Gemiddeld zien we een periode tussen de 3 en 9 maanden.
• Hoe zorg ik er als kartrekker voor dat iedereen gaat meewerken en de voordelen ervan inziet?
  Een belangrijk punt hierbij is dat het ook vanuit de directie en van bovenaf ondersteunt wordt. Als dit niet gebeurt zal er nooit draagvlak ontstaan. Daarnaast moet je de juiste mensen en het juiste team om je heen zien te creëren. En moeten de collega’s overtuigd zijn van het waarom werken we met smient en welke problemen lost dit voor mij op.