QHSE-expert over kwaliteit en medewerkers betrekken

Gehaast komt je teamleider binnenlopen met een stoffige half vergane map onder zijn arm. Aan de zijkant staat met zwarte marker ‘ISO’ geschreven. Zuchtend belt hij wat andere afdelingen, in de map wordt wat gekrabbeld en af en toe hoor je zoiets: “Dan zetten we het er toch gewoon zo in, dan is dat voldoende’.

Ondanks dat je weet dat je het beter niet kan vragen, zeg je: “Wat is ISO?” Vanachter je beeldscherm zie je dat de map weer opgeruimd wordt. “Oh volgende week hebben we een audit, moeten we wat dingen voor bijhouden. Hoef jij niks mee.”

Dat was het dan. Je eerste ervaring met ISO certificeringen en kwaliteit en het enige wat je hebt opgeslagen is dat je er niks mee hoeft. Dat kan en moet anders als het aan Werner Bijlsma, QHSE-adviseur, ligt. Want wie loopt hier nou niet tegenaan?

Werner heeft zijn eigen stichting Knowledge for Nature en ondersteunt daarnaast bij het implementeren van Scienta bij onze klanten. Een dagelijks vraagstuk is ‘hoe krijg je iedereen mee?’

In dit webinar legt hij uit hoe belangrijk het is om zo veel mogelijk medewerkers van allerlei niveaus te betrekken bij kwaliteitsmanagement en daarmee de ISO certificeringen. Hoe je dat het beste doet, heeft Werner bij allerlei soorten bedrijven mogen zien. Collega Anton Grevengoed presenteert het webinar.

Niet gezien? Bekijk hem terug.

“Je begint bij draagvlak. Het is van belang dat iedereen van hoog tot laag meewerkt en dit over verschillende afdelingen wordt verspreid. De traditionele ISO wereld draait om papierwerk in mappen, maar dan is dat draagvlak er ook niet. Dan wordt het als één map, één taak op één afdeling gezien. Juist door het door meerdere afdelingen te laten dragen, leeft het.”

“ISO op de letter volgen heeft geen zin, laat het vooral jouw organisatie helpen. Daar voegt een systeem als Scienta echt iets aan toe. Je wil een tool die het makkelijk maakt voor je dus gebruik vooral geen handboeken alleen.” Hou je processen, evaluaties, formulieren en registraties bij in een tool als Scienta. Dit zorgt ervoor dat medewerkers op allerlei niveaus in aanraking komen met ISO.

Werner vergelijkt een ISO certificaat met een zwemdiploma. “Je wil dat je kind zo veilig mogelijk zwemt en daar heb je van alles voor nodig. Het biedt geen garantie dat je nooit verdrinkt maar laat wel zien dat je er alles aan hebt gedaan om die kans zo klein mogelijk te maken.”

Door de drempel voor het gebruik van je tools en daarmee bepaalde documenten voor medewerkers zo laag mogelijk te maken, kunnen ze efficiënter werken, legt Werner uit. “Die productiemedewerker op de vloer heeft waarschijnlijk geen toegang tot een pc.”

“Zorg dat een tool als Scienta ook op zijn mobiele apparatuur beschikbaar is, dan kan hij makkelijk nagaan hoe hij die machine veilig opstart. Ook je dashboard goed inrichten kan daar enorm bij helpen.”

Minder praten over ISO en meer over verbeteren, is volgens Werner een goede stap. “Richt het zo in dat mensen de toegevoegde waarde gaan zien. Vier daarbij de behaalde successen, laat zien hoe dingen efficiënter werden en zo levert het voor die medewerker ook zichtbaar iets op.”

Een van de Q&A vragen tijdens het webinar ging over de verschillen tussen Sharepoint en Scienta. Sharepoint, of andere tools, worden soms ook ingezet voor kwaliteitsmanagement, maar Werner ziet in Scienta veel meer voordelen. “Als het gaat om koppelen van documenten, versiebeheer en gebruikersgemak kan je stellen dat Scienta specifiek voor die doelen is gemaakt en Sharepoint niet.”

“Niemand wil een heel software project onderhouden. Het gaat om het doel, niet de tool.” Vat Anton handig samen.

Er zijn inmiddels nogal wat ISO certificaten. ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001 zijn de meest bekende. Logisch dus dat een van de webinar kijkers de vraag stelde: Hoe al deze certificeringen in één software pakket te combineren?

“Voor ISO normen heb je een heleboel overeenkomsten in de high level structure. Er is een hoofdstuk content analyse, hoofdstuk leiderschap en zo nog veel meer. Je kan dus voor alle normen 1 artikel maken waarin deze zelfde delen voorkomen en daar koppel je dan de verschillende ISO normeringen in de vorm van tags aan.”

Bij een interne audit zijn alle afdelingen zijn zelf verantwoordelijk voor het vastleggen, maar het borgen gebeurt door de kwaliteitsmanager. Heb je die niet in huis, dan zou je hier iemand voor kunnen aannemen.

Auditors willen graag alles vastgelegd hebben. Risico’s, verbeteringen en dan het liefst met de PDCA methode toegepast. Volgens één van de webinar kijkers kost dat veel tijd en is dat niet altijd eenvoudig. Werner legt uit dat het niet nodig is om een heel boekwerk bij te houden.

“Dat hangt wel van de auditor af maar mijn ervaring is dat juist de nadruk ligt op verbetering aantonen. Leg kort uit wat je kpi’s zijn, wat de oorzaak is dat ze laag scoren, wat de verbeterpunten zijn en hoe je die borgt.”

Meer informatie nodig over het betrekken van werknemers bij kwaliteit binnen je organisatie, Scienta en ISO certificering? Onze whitepaper geeft nog meer tips.