De organisatie waar je voor werkt gebruikt SharePoint om documentatie op te slaan en te delen. Best handig systeem, dus waarom zou je denken aan een ander softwarepakket of andere kwaliteitsmanagement tool?

Vooral omdat het op dat laatste onderwerp tekort schiet en het kwaliteitsmanagement duur, vervelend en saai maakt. Dat leggen we graag even uit aan de hand van wat feiten.

Wat is SharePoint?

SharePoint is een klantgericht en zeer configureerbaar webgebaseerd platform van Microsoft. Je weet wel, waar je ook je Windows van draait, je Outlook van hebt of Office 365. SharePoint is geïntegreerd met Microsoft Office voor opslag en het delen van bestanden.

Simpel gezegd is het een document- en content management systeem. Het biedt werkruimten aan organisaties en helpt medewerkers bij het coördineren en communiceren in teams. Je kan er onder andere taken in maken, schema’s bijhouden en projectinformatie vinden.

De verleiding is dus groot om SharePoint erbij te nemen omdat je al meerdere producten van Microsoft hebt. Want dat heeft vast voordelen, toch?

Scienta en SharePoint overeenkomsten

Snelle en simpele implementatie

Het kost niet veel tijd en moeite om SharePoint te installeren en in gebruik te nemen. De software van Scienta kost ook een kwartiertje implementatie. Beide tools hebben een sociaal intranet dat snel gebruik te nemen is.

Goede beveiliging, en altijd en overal toegang

SharePoint en Scienta werken beiden 100% vanuit de cloud. Hierdoor kan je altijd en overal in je systeem.

Sociaal intranet en kennis delen

Een sociaal intranet geeft je collega’s toegang tot het laatste nieuws en zorgt dat iedereen in staat is om snel en efficiënt kennis met elkaar te delen. Hoe beide systemen die interne samenwerking proberen te bevorderen, verschilt wel.

Schaalbaarheid

Groeit je organisatie sterk en moet je snel veel nieuwe medewerkers toevoegen aan je systeem? In beide systemen is meer gebruikers toevoegen altijd mogelijk. Hoeveel dat kost, verschilt wel.

Veel ;)

Altijd de meeste recente versie van je systeem

Vroeger bracht Microsoft elke 4-5 jaar een nieuwe versie van SharePoint uit. Om de zoveel tijd kreeg je een grote hoeveelheid aan nieuwe features in één keer.

Inmiddels voert SharePoint zichtbaar en onzichtbaar nieuwe features en releases door, net als Scienta. Je werkt in beide systemen altijd met de laatste versie die de nieuwste ontwikkelingen heeft.

De verschillen tussen Scienta en SharePoint

Scienta is geen DMS

Bij Scienta weten we precies waar we ons op focussen en waarop niet. Wij zijn het enige KMS dat het meest gericht is op de medewerker in combinatie met kwaliteitsmanagement.

Processen, taken, formulieren zijn van iedereen binnen een organisatie en een gedeelde verantwoordelijkheid waarbinnen je als beheerder de kaders bepaalt.

In Scienta tover je ze door middel van de allerlaatste versie handig en makkelijk tevoorschijn. Altijd en overal. Maar dat contract of dat voorschrift bewaar je zelf. Wij doen de rest.

We slaan je documenten dus niet op, maar we zorgen er wel het allerbeste voor dat je ze zo efficiënt en snel mogelijk terugvindt. Scienta zorgt dat je hele organisatie betrokken is bij kwaliteit en meehelpt bij het verbeteren van processen en workflows.

Ben je op zoek naar een goed DMS dat naadloos aansluit op Scienta? Expansion heeft een systeem genaamd Xtendis. Zijn wij fan van.

“Als het gaat om koppelen van documenten, versiebeheer en gebruikersgemak kan je stellen dat Scienta specifiek voor die doelen is gemaakt en Sharepoint niet.”

Werner Bijlsma, partner van Scienta en eigenaar van Knowledge for Nature.

Sharepoint is erg duur en niet transparant, Scienta’s prijzen zijn wat ze zijn

Omdat SharePoint als onderdeel van het pakket voor bepaalde Microsoft Office-licenties wordt geleverd, is het snel aangeschaft voor wat je in eerste instantie denkt een klein prijsje, maar de kleine lettertjes zeggen genoeg.

Wil je het systeem volledig gebruiken, is het verre van goedkoop. Naast een dure licentiestructuur zijn er verborgen, hoge implementatiekosten die snel oplopen.

Veel van onze klanten geven aan dat het pakket altijd kostbare upgrades en migraties nodig heeft waar je consultants voor moet inhuren. Niet erg transparant dus als het om de prijzen gaat. Het wordt op die manier een een duur product met een lange weg naar een positieve ROI.

SharePoint is ingewikkeld, Scienta is gemaakt voor iedereen

Het ligt niet aan jou of je kennis. SharePoint is enorm technisch, vereist gespecialiseerde vaardigheden en kost tijd om te begrijpen. Je krijgt niet voor niets een implementatiegids van 600 pagina’s voordat je begint.

Sommige mensen hebben een hele carrière gebouwd rondom consulting voor SharePoint omdat het specifieke kennis vereist om het correct te implementeren. Voor niet-technische gebruikers is het bijzonder moeilijk om het te beheren met een gemiddelde aanpassingsperiode van een jaar.

“Dingen zoals autorisatie, versiebeheer van documenten of een audit trail. Het kan allemaal wel, maar het wordt veel te complex. En we moesten expertise van buitenaf inschakelen. Het werd allemaal te moeilijk om het beheer van zo’n systeem bij een office management functie neer te leggen. Toen dachten we: we kunnen beter op zoek naar een geïntegreerd pakket die alles aanbiedt.”

– Bastiaan Nijsen, Beleidsmedewerker kwaliteit, Bea Zorg.

SharePoint is niet gebouwd voor de eindgebruiker, Scienta juist wel

Goede UX is intuïtief. Het anticipeert op de informatie die gebruikers zoeken en levert die vervolgens op een manier waar ze niet lang over hoeven na te denken (of aan hoeven te sleutelen). Een intranet oplossing moet mensen in staat stellen productief en efficiënt te zijn en snel en gemakkelijk hun werk te doen.

SharePoint is complexe technologie en niet een op de medewerker gerichte tool. De gebruikerservaring en gebruiksvriendelijkheid laat daardoor te wensen over.

Scienta heeft een betere zoekfunctie

Als de zoekfunctie van er langer over doet om de juiste bestanden te vinden dan een standaard zoekactie in een bestandssysteem, dan kun je het je collega’s niet kwalijk nemen dat ze de tool vermijden. Je collega’s aansporen het systeem te gebruiken voor kwaliteitsmanagement wordt hierdoor een behoorlijke klus.

Process management tools moeten het werknemers makkelijker maken om hun werk te doen en niet omslachtig maken. SharePoint vereist training om het effectief te leren gebruiken. Maar hoe meer inspanning nodig is om een tool te begrijpen, hoe minder waarschijnlijk het is dat werknemers het ook echt gaan gebruiken.

En als je collega’s het systeem niet gebruiken, wat is dan het nut?

Waar kies jij voor?

Vraag een online rondleiding aan
meer over kwaliteitsmanagement