Scienta Succesverhaal: Van Lennep Kliniek

Onze kliniekmanager besloot na een kwaliteitsmanagementopleiding dat het tijd was voor een tool waarbij alles m.b.t. kwaliteit op één plek gebruikt kon worden. Na wat onderzoek, ging de voorkeur uit naar Scienta vanwege de gebruiksvriendelijkheid voor alle medewerkers.

Tot 1 juli 2022 hebben artsen in cosmetische klinieken de mogelijkheid zich als cosmetisch arts KNMG te laten registreren via de Nederlandse Vereniging Cosmetische Geneeskunde (NCVG). “Dit speelt nu in onze sector. Na één juli dit jaar moet je via de SOCG een specialistische opleiding volgen en is het niet meer zoals voorheen dat je met een diploma geneeskunde als cosmetisch arts aan de slag kan gaan.” Inmiddels moet je dus aan allerlei extra normen voldoen. “Ja, de inspectie hiervoor kan altijd langskomen. Dat zorgt voor meer kwaliteit en geeft zekerheid aan consumenten.”

De zorg voor kwaliteit is een dagtaak. Het begint al bij het ontvangen van een nieuwe cliënt. “Ja want hoe ga je om met persoonlijke gegevens, hoe koppel je informatie aan het EPD (Elektronisch Patiënten Dossier red.)?” “Maar ook: Hoe staat het met de hygiëne, de temperatuur van de koelkasten, is de botox niet te koud of warm, wie doet de schoonmaak en de naleving ervan? Dat zijn allemaal onderwerpen die bij alle medewerkers nu steeds meer vanzelf en beter leven.”

“Door corona en het ontbreken van een kwaliteitsmedewerker, zorgde dat de focus op andere onderdelen van de kliniek lag. De taken waren verspreid en daardoor minder onderdeel van het werk. Sinds de zomer ben ik als kwaliteitsmedewerker samen met de kliniek manager verantwoordelijk voor de kwaliteit. Toen zijn we Scienta ook meer gaan gebruiken en gaat alles wat gestructureerder. Er is een jaarplanning waar revisies van stukken terugkomen en zo bewaken we de continuiteit.”

“Medewerkers zien nu ook zelf steeds meer de voordelen van werken aan kwaliteit. Inmiddels zetten we onze notulen erin met leestaken of we gebruiken het voor het verwerken van revisies. Daar kijkt een inspectie ook naar. Bijna iedere afdeling bij iedere kliniek werkt inmiddels zo. Ook de formulieren gebruiken we vaker. Voor interne audits bijvoorbeeld en het bijhouden van het personeelsdossier.” “De herinneringen zijn vooral fijn merken we. Stel je doet een houdbaarheidscheck op de (steriele) medische hulpmiddelen, dan kan je daar een herinnering voor instellen en zo hoef je daar niet een apart systeem voor te gebruiken.”

“Scienta is er nu bijna vier jaar. Toen was ik er zelf nog niet en werd alles nog in allerlei verschillende soorten software bijgehouden. Van Excel tot mappen in de kast. Sinds een jaar zijn we er veel intensiever mee gaan werken. Samen met Pim Holtz en Van Rosmalen Kliniek om ook meer IGJ proof te zijn.”

“De afgelopen maanden hebben we hier inderdaad veel en hard aan gewerkt met z’n allen. Nu is onderhoud ervan het belangrijkste punt. Zorgen dat alles netjes bijgehouden wordt, want daar kijken auditors ook naar. Fijn dus dat dat makkelijk en efficiënt kan in Scienta.”