Scienta Succesverhaal: Kringloopbedrijf Opnieuw & Co

Er zijn enorm veel kringloopwinkels in Nederland, van sterk wisselende kwaliteit. Winkels met het Keurmerk Kringloopbedrijven® hebben het goed op orde, voor medewerkers, klanten en samenwerkingspartners. Maar hoe regel je het goed conform dit keurmerk? Kringloopbedrijf Opnieuw & Co koos voor het online systeem Scienta. “Laaiend enthousiast” zijn ze.

“In 2014 behaalden we het Keurmerk Kringloopbedrijven®”, vertelt Johan van de Zande, regiomanager bij Opnieuw & Co en hoofdbeheerder van Scienta bij Opnieuw & Co. “Een bewuste keuze, want daarmee onderscheiden we ons echt. Medewerkers kunnen erop vertrouwen dat we het personeelsbeleid goed op orde hebben. Voor samenwerkingspartners, zoals gemeenten, zijn we een serieuze en betrouwbare partij. En klanten kunnen erop vertrouwen dat we klantgericht werken en garantie geven op producten.”

Johan: “Het keurmerk vraagt van ons dat we onze sociale en milieudoelstellingen vastleggen en uitvoeren. Dat we de interne bedrijfsprocessen op heldere wijze vastleggen. En dat de arbeidsvoorwaarden zijn gebaseerd op collectieve afspraken. Ook die personeelskant is heel belangrijk, want bij ons werken zowel vaste medewerkers en vrijwilligers als mensen vanuit allerlei leerwerktrajecten. We hebben daardoor te maken met diverse wet- en regelgeving, die bovendien regelmatig wijzigt. Van alle medewerkers houden we zorgvuldig bij welk contract ze hebben, of ze een vrijwilligersvergoeding krijgen en of ze recht hebben op een personeelspas.”

Opnieuw & Co legde alles vast in een papieren handboek, met Word- én Excel-bestanden. Johan: “Een handboek is niet verplicht vanuit het keurmerk, maar de processen moeten wel beschreven zijn. We kozen voor een handboek omdat dat heel overzichtelijk is. Belangrijk, want we hebben maar liefst zeven vestigingen. Toch bleek een papieren handboek niet ideaal. Elk filiaal had een exemplaar. Je zocht je soms een ongeluk naar informatie. Vooral als niet direct duidelijk is onder welk hoofdstuk iets valt. Vallen ‘hoeden’ nu onder ‘kleding’ of onder ‘accessoires’?”

De handboeken waren volgens Johan ook nooit actueel. “Want elk filiaal moest zelf de wijzigingen opnemen. Dat werd soms vergeten. Gevolg was bijvoorbeeld dat in filialen alarmkaarten hingen met telefoonnummers van mensen die niet meer bij ons werkten. En dat filialen nog met oude prijzen werken, omdat ze een A4-tje van het hoofdkantoor hadden gemist.”

Er móest iets gebeuren. Het kringloopbedrijf ging op zoek naar één centraal digitaal systeem voor het vastleggen en uitvoeren van de organisatieprocessen en het personeelsbeleid. Dat werd Scienta.

Johan: “Vanaf dag 1 zijn we laaiend enthousiast. Scienta heeft ons heel goed geholpen onze processen dicht te timmeren. En het systeem geeft ons bedrijf inzicht, overzicht en controle. Zelf ben ik heel blij met de zoekfunctie. Als je elk document op de juiste wijze beschrijft in Scienta, vind je alles snel terug. Dat scheelt enorm veel tijd. Mooi is ook dat het een cloudoplossing is die overal is te benaderen, via pc, tablet en telefoon. Je kunt real-time gegevens uploaden.”

“Dankzij de rechtenstructuur kunnen we per medewerker documenten toegankelijk maken of juist afschermen. Is er een storing in een kassa? Dan kan de medewerker de prijslijst inzien in Scienta. Voorheen belde de medewerker dan naar kantoor. Wijzigt een document, dan informeren we de bedrijfsleiders digitaal. Met de leesverplichting zien we of zij het bericht ook echt gelezen hebben. Scienta verbetert dus ook de communicatie tussen medewerkers en filialen en zorgt voor minder fouten. Uiteindelijk draagt dit bij aan de kwaliteit van de organisatie.”

“Scienta geeft ons kringloopbedrijf inzicht, overzicht en controle”

“Scienta is supergebruiksvriendelijk”, weet Susan van der Kroef. Zij beheert het personeelshandboek in Scienta. “Bij ons werken allerlei doelgroepen en zowel hoog- als laagopgeleide mensen. Iedereen kan ermee uit de voeten. Veelgebruikte documenten kan je favoriet maken. Zoals het ziekmeldformulier, het personeelsvolgsysteem en de prijslijsten. Iedereen kan een wijzigingsvoorstel indienen in Scienta. Bijvoorbeeld als iemand vindt dat de prijs van de lp’s wel wat omhoog kan. Of als iemand signaleert dat een telefoonnummer niet klopt. De beheerder checkt dit voorstel en voert het door. Zo betrekken we de medewerkers bij ons kringloopbedrijf.”

Tevreden zijn ze ook over de begeleiding van Scienta. Johan: “Het overzetten van de documenten uit het handboek naar Scienta was best wat werk. Scienta dacht daarin goed mee. Belangrijk is vooral een duidelijke hoofdstukindeling. Als de structuur staat, werpt het pakket snel zijn vruchten af.”

“De helpdesk hebben we nauwelijks nodig”, stelt Susan. “Sterker, van alle pakketten die we gebruiken, bellen we Scienta het minst vaak. Dat zegt wel iets. Ik merk dat ze het pakket continu doorontwikkelen. En als wijzelf iets signaleren en dit doorgeven, lossen ze het snel op.”