Procesmodellering: Wat is het en wat kan je ermee?

Wat is procesmodellering?

Procesmodellering gaat over verschillende manieren en technieken om bedrijfsprocessen te verduidelijken. Het doel is om ervoor te zorgen dat alle processen in verbinding staan met de doelstellingen van een bedrijf. Denk aan klanttevredenheid, efficiëntie, effectiviteit of groei.

In welke fase binnen het BPM je met je bedrijf ook bent, procesmodellering is essentieel voor het bereiken van de volgende stap. Het managen van processen begint namelijk met het weten welke processen er zijn, hoe deze verlopen en wie wat doet in dit proces.

Door het inzetten van de juiste procesmodellen worden werkinstructies, functieprofielen, routes en bijvoorbeeld rol beschrijvingen inzichtelijk.

Modelleren van processen houdt in dat processen schematisch worden vastgelegd. Die schema’s maken procesmodellering zo handig. Je maakt iedere stap binnen een proces bespreekbaar. Het RASCI-model is een voorbeeld van een methode om processen te modelleren.

Binnen procesmanagement wordt het borgen van de processen vaak vergeten. Juist door het borgen van informatie wordt het duidelijk welke processen er binnen een organisatie zijn. Wie doet wat? Welke schakel ben ik? Wat heb ik nodig om mijn werk te kunnen doen? Procesmodellering en het in kaart brengen en borgen van deze processen werkt verhelderend. Het dwingt je om kritisch naar jezelf en het proces te kijken.

Wanneer situaties veranderen als gevolg van is de borging van groot belang. Werkafspraken die gemaakt zijn, moeten (nieuwe) medewerkers makkelijk kunnen terugvinden. De nieuwe procesbeschrijvingen, handboeken en how-to’s moeten makkelijk terug te vinden zijn in een overzichtelijk systeem.

Waarom procesmodellering?

Aan procesmodellen voeg je de informatie toe zodat collega’s zien wat hun rol en verantwoordelijkheid  is binnen de keten. Zo kan je zelfstandiger werken. Zo geven procesmodellen een transparant beeld. Ze laten precies zien hoe het werk gebeurt en geven een basis voor bijvoorbeeld externe audits wat voor kwaliteitsmanagement en risicomanagement van belang is.

Zonder duidelijke procesmodellen is automatisering lastig. Dat lijkt logisch. Maar het komt nog zo vaak voor dat softwarepakketten worden aangeschaft waarin ‘alles zit’ maar waar je er al snel achter komt dat de wensen van de collega’s die ermee moeten werken toch anders ligt dan wat een pakket biedt of dat er dure consultancy bij komt kijken.

Starten met procesmanagement in Scienta

Scienta is een aanvulling op je procesmodellering, waarmee je informatie eenvoudig kunt borgen en waarmee je kunt communiceren met alle medewerkers van jouw organisatie. Zo publiceer je eenvoudig procesbeschrijvingen, geef je deze tags mee of markeer je ze als favoriet. Én met de Scienta Editor maak je gemakkelijk workflows of stroomschema’s. Met Scienta beschrijf je niet alleen de processen maar maak je procesmodellering inzichtelijk voor iedereen in jouw organisatie.

Zo biedt Scienta een aantal belangrijke functies om de procesmodellering van jouw organisatie naar een hoger niveau te tillen:

• Wijzigingen zien in slechts één klik
• Documenten koppelen aan processtappen
• Alle procesbeschrijvingen terugvinden op één plek