Risico’s en regels: de weg naar de juiste balans

Of je nu aan de slag gaat met het vastleggen van beleid voor kwaliteitsmanagement, privacymanagement of arbo-regels: je krijgt te maken met maatregelen die vastgelegd moeten worden.

Het is verleidelijk om vanuit de wetgeving of de norm te kijken wát er precies moet gebeuren, en daar vervolgens beleid en regels voor op te stellen.

De grote keerzijde is dat er nog meer regels, procedures en richtlijnen bijkomen, en de daarbij horende papierwinkel, controle en registraties. Maar niemand zit te wachten op nog meer regels en checks!

Het liefst zorg je voor effectieve regels, die door iedereen begrepen en nageleefd worden, zónder de werkbaarheid uit het oog te verliezen.

Wat hier voor de beste oplossing is? Risicogebaseerd denken en vastleggen helpen je verder.

Binnen ISO 9001, de belangrijkste standaard voor kwaliteitsmanagement, is het concept ‘risicogebaseerd denken’ een belangrijk onderdeel. Risicogebaseerd denken houdt in dat je bij het nemen van beslissingen de context, de onzekerheden en mogelijkheden meeneemt.

Het klinkt moeilijker dan dat het in werkelijkheid is, want eigenlijk doe je het automatisch bij elke beslissing die je neemt. Als je een weg oversteekt om op tijd voor een afspraak te komen, houd je ook rekening met onzekerheden: de drukte van de weg, mogelijkheden van oversteken en de overzichtelijkheid. Op basis hiervan maak je een afgewogen keuze die leidt naar je doel.

Maar hoe kan dit risicogebaseerde denken een positieve invloed hebben op regels binnen organisaties?

Als vuistregel kan worden meegenomen dat hoe groter de kans en de negatieve impact van een risico is op een organisatie, hoe meer er gedaan moet worden om dit te voorkomen. De meest voorkomende manier om dit te doen is door middel van regels.

Zo heeft onderhoud aan complexe, technische installaties veel negatieve onzekerheden in zich. Dit proces heeft dus veel baat bij gedetailleerde procedures en checklists, Maar uitvoerig beschreven instructies voor verkopers hoe ze die installaties moeten verkopen kan natuurlijk op minder steun rekenen.

Deze risicogebaseerde vorm van nadenken over regels binnen organisaties heeft als voordeel dat regels een duidelijke bedoeling hebben, namelijk het voorkomen of elimineren van negatieve situaties. Het voorkomt dat er een wildgroei ontstaat aan regels en richtlijnen: van elke richtlijn en regel kan het doel worden aangetoond.

Regels en documentatie worden zo ook gekoppeld aan risico’s, die weer gekoppeld zijn aan processen en beleid. Regels worden dus alleen gevormd als er kans is op onwenselijke situaties, niet omdat er een norm- of wetswijziging is of een negatieve situatie zich heeft voorgedaan.

Regels zijn per definitie niet feilloos. Er zullen zich situaties voordoen waarbij het toepassen van regels, ondanks een helder doel, niet de gewenste situatie opleveren. Juist daarom is een gedegen draagvlak voor en kennis van risicogebaseerd denken cruciaal.

Dit begint al met bij identificeren van risico’s. Het benoemen van risico’s binnen een proces wordt vaak gedaan door verschillende mensen met een verschillende kijk op risico’s. Door dit in teamverband te doen, ontstaat er een breder beeld van kansen, impact en risico’s.

Zorg ook dat de procedures, checklists en registraties die hier uit voortkomen, in samenwerking met de desbetreffende medewerkers worden opgesteld. Zij moeten het in de praktijk uitvoeren en moeten dus invloed hebben op het beleid en de regels van het werk wat ze uitvoeren.

Als laatste is het van belang dat er één centrale bron is van informatie waar medewerkers op terug kunnen vallen in hun werk. Niets is zo frustrerend als het werken aan sterk beleid, als het vervolgens onder in de la belandt. Wees de waan van de dag voor! Zorg voor een duidelijke en levendige borging van maatregelen, met duidelijke links naar verantwoordelijkheden, risico’s en documenten.

Waar je zo’n systeem vindt? Probeer eens Scienta.