Geen enkele organisatie verspilt graag onnodig tijd en geld. Toch heeft niet elke organisatie procesoptimalisatie scherp in het vizier. Want, waarom zou je. Vaak krijgt dit pas de aandacht als er iets misgaat. Als planningen niet worden gehaald of als er te veel geld wegsijpelt. Beter is het natuurlijk om dit allemaal voor te zijn door je processen te optimaliseren. Hoe doe je dit slim?

Wat zijn processen?

Een proces is ‘het geheel van activiteiten dat zich afspeelt tussen de vraag naar een product of dienst en het leveren ervan’ (‘Denken in processen’, Peter Matthijsen). Het gaat dus om een opeenvolging van terugkerende activiteiten, uitgevoerd door mensen, machines of beide. Binnen elke organisatie lopen meerdere processen. Zoals: productieprocessen, inkoopprocessen, verkoopprocessen, logistieke processen en financiële processen. De managementfilosofie Lean maakt onderscheid tussen drie processen: primaire processen (klantgericht), ondersteunende processen (intern gericht) en besturingsprocessen (voor aan- en bijsturing).

Waarom je processen optimaliseren?

Waarom is procesoptimalisatie eigenlijk belangrijk? Dat kan allerlei redenen hebben. Zoals verspilling van tijd en geld tegengaan, bezuinigen omdat de economische omstandigheden daarom vragen, of omdat de concurrentie je voorbij dreigt te gaan. Procesoptimalisatie is natúúrlijk een continu proces binnen jouw organisatie. Het loont om doorlopend te bekijken waar en hoe je processen kunt optimaliseren, al dan niet met behulp van nieuwe technologie.

Volop kansen

De grootste winst valt meestal te behalen bij het optimaliseren van je primaire processen of operationele processen. Hieronder vallen alle kerntaken en basisactiviteiten die nodig zijn voor het produceren van een product of het realiseren van een dienst. Het zijn alle activiteiten die direct bijdragen aan het resultaat voor de klant en daarmee dus ook aan de organisatiedoelstellingen. Ook hebben primaire processen rechtstreeks effect op de klantervaring en klanttevredenheid. Volop kansen dus.

Hoe te werken aan procesoptimalisatie?

Elk proces zit anders in elkaar. Toch doorloop je bij procesoptimalisatie altijd een aantal vaste stappen. Je begint met het in kaart brengen van alle verschillende processen binnen je organisatie. Vervolgens bepaal je welke processen de belangrijkste zijn. Daarna bekijk je hoe elk proces in elkaar zit. Wie en wat zijn erbij betrokken? Hoe lang duurt elk proces?

In fase 2 bekijk je waar er verbeteringen mogelijk zijn in het proces. Waar in het proces zijn er verspillingen en knelpunten? Breng dat allemaal zorgvuldig in kaart.

Tot slot ga je aan de slag met het optimaliseren en implementeren van de procesverbetering.

Keuzes maken

Zo simpel? Nou ja, de praktijk is natuurlijk altijd weerbarstiger en complexer. Want als je gaat graven, dan vind je altijd wel iets wat je kunt verbeteren. En wat verbeter je dan wel en niet? Bovendien heb je te maken met medewerkers die moeten willen veranderen. Daar stuit je op als je wilt gaan implementeren. Het is dus belangrijk dat je keuzes maakt én je collega’s meekrijgt.

Procesoptimalisatie-modellen

Er zijn diverse procesoptimalisatie-modellen die je kunnen helpen bij het optimaliseren van processen. Zoals Six Sigma, Scrum en – we noemden het al – Lean. Al deze modellen volgen min of meer vergelijkbare procesoptimalisatie-theorieën. Met deze modellen kom je erachter wat je kunt verbeteren. Er zijn best wel wat verschillen tussen de diverse modellen. Zo wordt Lean meestal ervaren als minder complex dan Six Sigma. Medewerkers werken daarom waarschijnlijk makkelijker met Lean. Verder wordt Lean vaak gebruikt voor het verbeteren van processen in de hele organisatie, terwijl Scrum vooral geschikt is voor verbeteringen in kleinere teams.

Wat Scienta voor je doet

Heb je een voorkeur voor een specifiek model en wil je de processen vastleggen? Dan kan je uitstekend uit de voeten met Scienta. Hiermee kan je er ook voor zorgen dat jouw verbeterproces gaat leven bij alle medewerkers van je organisatie. Want procesoptimalisatie is niet alleen de verantwoordelijkheid van de kwaliteitsmanager, maar van de hele organisatie. In Scienta kunnen medewerkers daarom suggesties doen voor procesverbeteringen.

In Scienta beschrijf je niet alleen alle processen, maar ga je ook echt aan de slag met procesoptimalisatie. Je legt eerst vast hoe je processen verlopen. Aan de processen voeg je instructies toe, zodat iedereen in de organisatie precies weet hoe processen werken en wat er van medewerkers wordt verwacht.

Ook kan je in Scienta formulieren maken waarmee je een workflow creëert voor de organisatie. Vervolgens helpen formulieren om deze processen te meten, te controleren en te analyseren. Formulieren helpen ook om feedback te verzamelen en om continu te verbeteren. Want dát is het recept voor succesvolle procesoptimalisatie: het is een continu proces.