Staat u op het punt uw organisatie (weer) te laten certificeren volgens ISO 9001? Dan is dit hét moment om uw huidige managementsysteem eens goed onder de loep te nemen, zodat deze weer aansluit bij de nieuwe normen én de wensen en behoeften van medewerkers. Het is daarom ook de perfecte tijd om eens goed naar uw kwaliteitsdocumentatie te kijken: de basis van elk kwaliteitsmanagementsysteem.

De normen bieden veel ruimte voor levendige documentatie, maar hoe pakt u dat precies aan?

De ISO 9001-norm: een grote kans!

Het grootste voordeel van ISO 9001:2015-norm is het een brede norm is die goed aansluit bij de strategische issues van een organisatie. Ook zijn de documentatie-eisen erg  vrij: er zijn geen eisen voor verplicht beschreven procedures, maar uw organisatie is zélf verantwoordelijk voor de staat van uw vastlegging.

Hierdoor komt informatie dichter bij de medewerker te liggen. Het handboek is niet meer leidend, maar de kennis en kunde van uw medewerkers. Wat hebben zij nodig in hun werk? En net zo belangrijk: hoe komt die informatie op de juiste plaats?

Dit wordt nog eens extra versterkt door eisen uit de ISO 9001 norm: medewerkers moeten zich bewust zijn van hun bijdrage aan de doeltreffendheid van het kwaliteitsmanagementsysteem (In ISO 9001:2017, hoofdstuk 7.3: kwaliteitsbewustzijn) en de organisatie moet zelf gedocumenteerde informatie bijhouden die zij nodig acht voor het kwaliteitsmanagementsysteem (hoofdstuk 7.5: gedocumenteerde informatie). Eisen die aantonen dat kwaliteit niet meer de verantwoordelijkheid is van één persoon of afdeling, maar van de gehele organisatie.

Uw uitdagingen

U staat dus voor twee grote uitdagingen: praktische informatie bij uw medewerkers krijgen, dat voldoet aan de eisen van de norm en tegelijkertijd óók toegankelijk is en echt gebruikt wordt. Een goed documentmanagementsysteem kan u hierbij helpen. De overgang naar de nieuwe normen is daarom een perfect moment om te kijken naar een systeem om al uw documenten, formulieren, handboeken en procesbeschrijvingen in te beheren.

Een goed systeem ondersteunt u niet alleen met het beheren van documentatie dat voldoet aan de gestelde eisen (zoals versiebeheer en beveiliging), maar het speelt ook vaak een doorslaggevende rol in het betrekken van uw medewerkers in het kwaliteitssysteem. Immers: medewerkers hebben een basis om op terug te vallen en wijzigingen voor te stellen. Met praktische documentatie kunnen zij hun werk verbeteren. Het ondersteunt u als manager in het beheren en beheersen van documenten, wat u tijd en gedoe bespaart.

Over Scienta

Maar waar vindt u zo’n systeem? Hier komen wij, Scienta, om de hoek kijken. Scienta is uw interne platform dat medewerkers betrekt en enthousiasmeert voor kwaliteits- en procesmanagement, en tegelijkertijd alle interne bedrijfsinformatie beheert. Om processen en procedures te beschrijven of om kennis actief te gebruiken in uw organisatie. Ideaal voor organisaties die op zoek zijn naar een kwaliteitssysteem, voor het managen van uw processen of als u de zaken gewoon goed op orde wilt hebben.

Dit zijn overigens niet onze woorden, maar die van onze klanten. Bekijk de video’s van Consolid en IMNederland – beiden ISO 9001 gecertificeerd – en lees waarom ze voor Scienta kozen als hun digitale kwaliteitsmanagementsysteem.