“Eigenlijk vind ik een associatie met accountants te beperkt. Bij deze groep collega’s ligt de nadruk grotendeels nog steeds op het verleden en in beperkte mate op de toekomst”. Aan het woord is André Bos, directeur van Bos Adviesgroep. Bos Adviesgroep is sinds 2015 begonnen om hun klanten te ondersteunen met Scienta. Een interview over advisering en digitalisering in de accountancy, de praktijk bij Bos Adviesgroep en de ervaring van één van hun klanten, DEP Nederland.
Wat is Bos Adviesgroep voor een kantoor?
“Bos Adviesgroep bestaat al meer dan 25 jaar. Naast de normale accountantswerkzaamheden – jaarrekeningen en de tussentijdse en toekomstgerichte rapportage – hebben we vanaf de start altijd multidisciplinair geadviseerd, vooral op juridisch en fiscaal gebied. Daarnaast hebben we ons gespecialiseerd in de luchtvaartbranche. Dat komt omdat ik zelf ook piloot ben en veel passie heb voor het vliegen. Binnenkort openen we hiervoor ook een aparte vestiging op Breda International Airport. Files behoren zo voor mij of voor mijn vliegende relaties tot het verleden!”
“We zagen meteen al dat ondernemers of DGA’s met name geïnteresseerd zijn in de toekomst van hun onderneming en hun eigen privébelangen. De jaarrekening is altijd achteraf, maar ze willen vooruit kijken, hoe ze hun organisatie juridisch, fiscaal en financieel het beste kunnen leiden! Dit hadden we meteen door. Onze relatiebeheerders, allen juristen, fiscaal juristen en accountants zijn dan ook breed georiënteerd en de juiste sparringpartners. Daarbij zijn cijfers maar een onderdeel of een instrument van het echte coachen en sparren”.
Hoe kijken jullie tegen de huidige ontwikkelingen in de accountancy aan?
“Je ziet nu dat ineens de digitalisering natuurlijk een hele grote rol gaat spelen in de accountancybranche. Maar in 2003 hadden wij als eerste accountancykantoor in Nederland een documentloos kantoor en een online klantenportaal. Ook zijn wij altijd nauw betrokken geweest bij nieuwe cloudoplossingen, zoals het softwareprogramma Exact Online. De digitalisering waarover nu gesproken wordt in de accountancy, is voor ons eigenlijk al oud nieuws. Het ging hand in hand met onze adviesdiensten.”
Hoe ziet advisering er tegenwoordig uit bij jullie?
Tegenwoordig kunnen wij heel erg breed adviseren, dankzij onze brede ervaring. We adviseren op het gebied van projecten en urenadministratie, ICT en automatisering, HRM of kwaliteitssystemen. En hierin speelt Scienta een belangrijkste rol.
We kwamen in eerste instantie bij Scienta omdat we op zoek waren naar een digitale omgeving voor HRM-documenten en procedures voor onze klanten. Denk hierbij aan de bedrijfsregelingen, aanstellingsbrieven, het personeelshandboek, contracten enzovoorts. Dat wilden we op afstand en dynamisch inrichten en daar is Scienta uitermate geschikt voor.
Toen we Scienta zagen, ontdekten we ook dat we er niet alleen de HRM-documenten konden beheren, maar in de volledige breedte van onze klanten ermee konden adviseren. Vanaf documentatie voor hun kwaliteitssysteem tot aan belangrijke ondernemingsstukken, zoals statuten of notulen. We laten nu onze klanten eerst onze eigen Scienta-omgeving zien op een groot scherm, zodat klanten er meteen een goed beeld bij hebben. Zo hebben we al enkele klanten mogen aansluiten bij Scienta.
Eén van die klanten is Erica Ligtvoet, management assistente bij Design Electro Products Nederland – kortweg DEP.
“Eigenlijk zijn wij pas sinds kort klant bij Bos Adviesgroep: in juni één jaar”, aldus Erica. “DEP levert ontwerpt, engineert en installeert licht, beeld & geluid voor allerlei soorten horecaondernemingen, maar ook voor kantoren, zorg en onderwijs. Wij zorgen voor een totaalbeleving met onze producten en installaties. DEP bestaat ruim 25 jaar en heeft 25 man in dienst. Ikzelf houd me met veel diverse zaken bezig: van office management tot aan personeelszaken tot aan de marketing. En dan wil je alles goed geregeld hebben”.
“We kwamen via ons netwerk bij Bos Adviesgroep uit. Toen we met Andre Bos om de tafel zaten, bleek dat hij veel van onze vragen kon beantwoorden. Natuurlijk het opstellen van de jaarrekening, maar juist ook een maandelijkse presentatie over de stand van zaken en sparren over de toekomst. Eén van de zaken waar we mee zaten, was advies over ons personeelsbeleid. We hadden bijvoorbeeld een personeelshandboek op papier dat verouderd was, maar we hadden ook inhoudelijke vragen over functioneringsgesprekken en verschillende soorten contracten.“
Hoe is jullie relatie met Bos Adviesgroep?
“Het mooie is dat we dus met zulke vragen ook terecht kunnen bij Bos Adviesgroep. Ze hebben veel kennis en ervaring in het vormgeven van organisaties, hoe bepaalde zaken, zoals HRM, organisatorisch zijn vorm te geven. Het is méér dan alleen een klassieke accountant van de cijfertjes.”
En jullie eerste indruk van Scienta?
“We hebben alleen nog de demo gezien van Bos Adviesgroep. Maar Scienta ziet er heel erg overzichtelijk uit. Scienta heeft een duidelijke lay-out en is erg gebruiksvriendelijk en modern. Zoals gezegd was onze eerste insteek het personeelshandboek, maar Bos liet zien dat het veel meer kon; en ook wijzelf zochten een systeem om processen en procedures in vast te leggen. Wij staan heel erg enthousiast in de startblokken om te beginnen!”
