MKB’er: beschrijf eens wat je doet!

Iedere organisatie wilt excelleren in haar branche. Dit is makkelijker gezegd dan gedaan en het vergt veel van een organisatie om overal in uit te blinken. Een makkelijke doch onderschatte manier om als organisatie beter te worden, is door intern te kijken hoe zaken verlopen en deze te beschrijven. Het in kaart brengen van je organisatie bespaart niet alleen geld, het levert nog veel meer voordelen op.

Doordat processen, werkwijzen, afspraken en allerhande kennis van en in de organisatie is beschreven, is het voor iedere medewerker duidelijk wat er gedaan moet worden en waarom. Medewerkers zijn minder tijd kwijt aan het navragen over hoe zaken ook al weer gingen, er worden minder fouten gemaakt doordat iedereen volgens een zelfde richtlijn werkt, processen sluiten beter op elkaar aan doordat iedereen kan zien hoe er gewerkt word, de afhankelijkheid van enkele medewerkers wordt minder doordat interne bedrijfskennis voor iedereen beschikbaar is… Het zijn slechts enkele voorbeelden van hoe je als MKB-organisatie geld bespaart door jouw organisatie in kaart te brengen.

Door jezelf een spiegel voor te houden, verbeter je ook direct de organisatie. Je gaat actief op zoek waar de onduidelijkheden en problemen zitten in de processen, die vaak met kleine verbeteringen zijn te verhelpen. Zaken zoals een handeling eerder of later uitvoeren, afdelingen of medewerkers eerder of later in het proces betrekken of zaken nét een tikkeltje anders te doen, kunnen direct al veel geld opleveren. De beste start hiervoor, is te beschrijven hoe de processen nu in zijn werk gaan. Begin eens met het verkoopproces: hoe komt jouw organisatie aan nieuwe klanten? En kan dit niet soepeler, zonder eerst naar duurdere oplossingen te kijken als een nieuwe website, content marketing of webshop?

Wie de zaken intern goed op orde heeft, straalt dit uit naar buiten. Want medewerkers die van zichzelf én van elkaar weten wat ze doen, wanneer en waarom (!), zijn gemotiveerder en initiatiefrijker. Dit maak je als bedrijf aantrekkelijk om voor te werken. Want wie vindt het niet fijn om voor een organisatie te werken waarbij geen ruis is tussen afdelingen?

We leven in een kenniseconomie. Er wordt veel geld verdiend met het uitwisselen van kennis tussen organisaties en personen. Hiervoor is het allereerst noodzakelijk dat de kennis binnen een organisatie voor iedere medewerker toegankelijk is. Natuurlijk primaire informatie, zoals over klanten, maar misschien is de onderliggende informatie nog wel belangrijker: hoe gaan we met die klanten om? Hoe verloopt het proces van lead naar klant en wie speelt daar allemaal in mee? Wie intern alles helder heeft, is veerkrachtiger en heeft een stabiele basis om op te bouwen voor de toekomst.

Veel ondernemers zien inderdaad de nut en noodzaak van een goed beschreven organsiatie, maar lopen vast bij de praktische uitvoering ervan. Inderdaad: het kost tijd en daarmee geld. Wat wij de laatste maanden zien, is dat bedrijven ervoor kiezen om dit aan een stagiair(e) over te laten. Een heel bedrijf doorlichten, beschrijven en verbeteren is een ideale (afstudeer)stage!

Lees ons E-book ‘De oranje draad: interne bedrijfsinformatie als basis voor succes’. Praktisch, inspirerend en vol met uitgebreide uitleg volgens onze visie. Download hem hieronder of op deze pagina.