‘Lean’ is het streven naar perfecte processen waarmee je maximale waarde realiseert voor de klant. In een organisatie die Lean werkt, wordt iedereen betrokken om fouten en verspillingen in het proces te herkennen én te voorkomen. Maar hoe werkt dit in de praktijk?

Scania is één van de eerste Nederlandse bedrijven die Lean in haar gehele organisatie toepast. Reden genoeg om een bezoek te brengen aan deze leverancier van transportoplossingen. Om zo met eigen ogen te zien hoe dit bedrijf een cultuur creëerde waarbij iedereen focust op continu verbeteren.

Voorwaarden voor succesvolle inzet van Lean

Als je met Lean aan de slag gaat, dan is het belangrijk om je te realiseren dat dit iets is waar je lange adem voor nodig hebt. Een andere voorwaarde voor een succesvolle Lean implementatie is dat het management er volledig achter staat. Ook wanneer het betekent dat er op korte termijn sprake is van hogere kosten.

Alle besluiten die je neemt, zijn gebaseerd op een lange termijn visie. Het kan bijvoorbeeld nodig zijn om nu meer medewerkers in dienst te nemen om flow in het proces te krijgen waardoor het product in het juiste tempo kan worden gemaakt. Wanneer het proces eenmaal goed verloopt, kun je door middel van verbeteringen efficiënter gaan werken en meer gaan produceren. Of als de verkopen gelijk blijven het werk met minder mensen uitvoeren.

Wanneer het management focust op de korte termijn, komt Lean niet van de grond. Een andere succesfactor is dat medewerkers worden betrokken bij verbeteringen. De mensen die het werk uitvoeren zijn de specialisten van die werkzaamheden. Ze kunnen daarom het beste zelf, met ondersteuning, verbeteringen aanbrengen in de manier waarop ze hun werk uitvoeren.

Belangrijke voorwaarden als je met Lean gaat werken:

  • realiseer je dat je een lange adem nodig hebt
  • neem besluiten gebaseerd op een lange termijn visie
  • zorg voor back-up van het management
  • beleg de verantwoordelijkheid zo laag mogelijk in de organisatie
  • faciliteer de ondersteuning die nodig is.

Scania en Lean: de pijlers van een succesvol bedrijf

Scania begint in 1891 met de fabricage van spoorwagons en breidt het productportfolio op termijn uit met machines, bussen, auto’s en de alom bekende vrachtwagens.

In de Scaniavestiging in Zwolle rolt elke 5 minuten een complete vrachtwagen van de band; extra indrukwekkend wanneer je bedenkt dat geen enkele vrachtwagen wordt geproduceerd vóórdat deze is verkocht.

Vanaf 1935 realiseert het bedrijf alleen nog positieve jaarcijfers en dat is niet geheel toevallig. Scania adopteert namelijk al snel de Lean aanpak, en met resultaat. Door medewerkers en leveranciers samen te laten werken aan het non-stop verbeteren van de kwaliteit van processen, creëert Scania de pijlers waar het bedrijf op rust:

  • tevreden klanten
  • betrokken en gemotiveerde medewerkers
  • een minimum aan verspillingen

“Betrek je medewerkers bij verbeteringen. Zij zijn specialist op hun eigen gebied en zijn de aangewezen personen om, al dan niet met ondersteuning, hun eigen werkzaamheden steeds verder te verbeteren.”

Senay Tekeli, hoofd afdeling SPS (Lean), Scania

Lean minimaliseert verspilling

“Daar wil de klant niet voor betalen!”

Een gevleugelde uitspraak die regelmatig voorbijkomt tijdens ons bezoek aan de Scaniafabriek. De opslag en het verplaatsen van materialen, medewerkers die moeten wachten tot ze over de juiste grondstoffen kunnen beschikken, restanten die na het productieproces overblijven, maar wel in het eindproduct moeten worden meegerekend.

Allemaal kosten waar de klant niet voor op wil draaien. Daarom werkt Scania niet met grote magazijnen en dito voorraden, maar bestelt het alleen wat er op enig moment nodig is. Materiaal komt binnen en wordt direct gemonteerd in de productielijn. Weinig tot geen voorraad en een minimum aan verspilling betekent een zo laag mogelijke prijs voor de klant.

Altijd werken aan kwaliteit

In het productieproces van Scania zijn de productiemedewerkers de belangrijkste personen binnen het bedrijf: de teammembers.

Kijk je naar de hiërarchische weergave van de organisatie, dan zie je een omgekeerde piramide waar de directeur onderin het puntje zit en opkijkt naar de medewerkers die bijdragen aan het maken van de producten en het leveren van de bijbehorende diensten. Zij oefenen daarbij concreet invloed uit op het productieproces, wat een positief effect heeft op de verantwoordelijkheid die je voelt voor het eindresultaat.

Iedere medewerker kan op elk moment tijdens de werkdag een gemaakte fout melden door aan een geel touw te trekken.

Niet om daar vervolgens persoonlijk op te worden afgerekend, maar om te onderzoeken hoe deze fout is ontstaan en vooral om te kijken hoe men dit in de toekomst kan voorkomen. Een fout melden bij Scania is iets om ‘trots’ op te zijn, omdat het een mogelijkheid is voor verbetering. Fouten koppelen ze daarbij niet aan een persoon, maar aan de inrichting van een proces. Immers, in een perfect proces komen geen fouten voor.

Ze zijn trots op het feit dat het gele touw inmiddels zwart is van de handen die eraan trekken om een fout te melden.

Op het moment dat iemand een fout constateert, wordt het complete productieproces stilgelegd. In de praktijk blijkt het efficiënter om de hele lijn met 500 productiemedewerkers stop te zetten en de fout direct te corrigeren, dan hiermee te wachten tot de vrachtwagen van de lijn rolt en de fout achteraf te herstellen.

De volgende stap: ondersteunend leiderschap

De volgende stap die Scania op het gebied van Lean zette, is het werken aan de manier van leidinggeven. Om medewerkers hierbij te helpen, investeert het bedrijf in training en coaching van deze vorm van leidinggeven waarbij de verantwoordelijkheid voor het uitvoeren van taken zo laag mogelijk in de organisatie wordt belegd.

Bij ondersteunend leiderschap ga je er als leidinggevende vanuit dat de medewerker weet wat er nodig is om een bepaald resultaat te behalen. Je checkt van tijd tot tijd om te horen of alles wat iemand nodig heeft om het gewenste doel te realiseren beschikbaar is. Is dat niet het geval, dan ga je regelen dat dat er komt. Bijvoorbeeld materiaal dat ontbreekt, of het aanvullen van een stuk kennis of kunde door middel van training of extra begeleiding.

Bij ondersteunend leiderschap heeft de medewerker dus veel verantwoordelijkheid, maar je blijft als leidinggevende wel eindverantwoordelijk.

“Bij Scania geloven wij in ondersteunend leiderschap als katalysator van Lean. We leggen de verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie en zorgen bovendien voor de benodigde ondersteuning.”

Senay Tekeli, hoofd afdeling SPS (Lean), Scania

Deze voordelen ervaart Scania met Lean

De grootste uitdaging van Lean werken in de praktijk is het creëren van betrokkenheid en draagvlak binnen de organisatie. Door haar medewerkers in het productieproces te zien als MIP’s en hen verantwoordelijkheid en zeggenschap hierin te geven, zorgt Scania voor een betrokken en enthousiast team.

Een team dat snel, kwalitatief hoogstaande producten maakt en onnodige verspilling voorkomt. Met het succesvol toepassen van Lean creëert Scania optimale werkomstandigheden voor zijn medewerkers en excellente en betaalbare producten voor de klant. Wie wil dat nou niet?