Kwartaal-update Q3 2021

Je weet: wij zitten niet stil. Nóóit. Want als het beter kan, dan máken we het beter. Vandaar deze release-update, die we elke drie maanden voor je maken. Wat hebben we het afgelopen kwartaal gedaan? Wat gaan we het komende kwartaal doen? Wat gaat goed en wat moet beter? Wij vertellen het je. Handig voor jezelf en voor jouw leden of klanten die Scienta gebruiken. Ter informatie én inspiratie:

Het zal je niet zijn ontgaan: Scienta heeft zich aangesloten bij software branchegenoot WoodWing. Dit biedt ons prachtige nieuwe kansen om te ontwikkelen en door te groeien. Voor jou als partner of klant verandert er niets. Scienta blijft Scienta.

Om elkaar goed te leren kennen, hebben we veel gezamenlijke sessies gehad met WoodWing. Tegelijkertijd nam een groot project voor de Belgische markt meer tijd in beslag dan gedacht. Hierdoor hebben we in Q2 niet alles kunnen doen wat we zouden doen en daar balen we van.

In Q2 lanceerden we Scienta 8.0, een grote release die in het teken stond van de formulieren in Scienta. Zo vernieuwden we de dataviewer compleet en veranderden we een aantal dingen bij het aanmaken van een formulier. Daar valt nogal wat over te vertellen. Meer over Scienta 8.0 lees je daarom in deze blog.

In Q2 hebben we voor de accountants in België een koppeling gebouwd met Larcier Uitgeverij, specialist in juridische en fiscale content. Voortaan kunnen we deze content naadloos integreren in Scienta. Het mooie is: we kunnen dit ook aanbieden voor de Nederlandse markt.

Achter de schermen hebben we het hele ontwikkelproces verder aangescherpt: van pril idee tot concrete oplossing is nu scherper dan voorheen. In dit proces zitten nu bijvoorbeeld meer contactmomenten met stakeholders, klanten of klantgroepen. Maar ook intern tussen de specialisten van Scienta zijn er nog meer contactmomenten. Het doel van deze verbetering is om nóg beter naar de klant te kunnen luisteren. Want we willen er absoluut zeker van zijn dat de functionaliteit die we aan het eind van zo’n proces inbouwen in Scienta, ook volledig klopt.

In Q2 hebben we extra tijd gestoken in het oplossen van bugs. Elke eerste dinsdag van de maand houden we een bugfix-ronde waar we dan zoveel mogelijk bugs oplossen. Om extra gas te kunnen geven hebben we in Q2 ook soms ook de woensdag erbij gepakt. Daardoor hebben we in de afgelopen periode extra veel bugs kunnen fixen waar veel van onze klanten mee geholpen zijn. Trouwens: in Q2 hebben we ook veel ‘kleine’ wensen vervuld die in versie 8.0 zitten.

Voortaan kan je als Scienta-gebruiker niet alleen data exporteren, maar ook lijsten. Zoals lijsten met artikelen, taken of gebruikers. Hiermee komen we tegemoet aan een prangende vraag van veel klanten.

In de vorige release-update meldden we vol trots dat ons core-team aan de slag zou gaan met de uitbreiding van het aantal workflows én met workspaces (waarmee je straks aparte werelden bouwt voor afdelingen, functies en groepen van medewerkers). Dit zijn flinke klussen en al snel moesten we melden dat we deze projecten niet helemaal af zouden krijgen in Q2. Dit had onder meer te maken met de overname door WoodWing en ons project voor de Belgische markt. En omdat kwaliteit voorop staat, willen we alle rust bewaren voor deze twee grote projecten en pakken we beide zaken verder op in Q3. Meer over workflows en workspaces lees je in onze release-update Q2.

Eind juli is het zover. Dan lanceren we de mogelijkheid om variabele titels aan te maken van formulieren. Dat is goed nieuws voor Scienta-gebruikers die te maken hebben met veel gelijksoortige formulieren, zoals klachtenformulieren of registratieformulieren. Nu nog heten die allemaal bijvoorbeeld ‘klachtenformulier’ en registratieformulier’. Maar voortaan kan je zelf titels aanmaken. Bijvoorbeeld met vermelding van de klantnaam en de naam van de medewerker die de klacht behandelt. Ook kan je de status van het formulier toevoegen. Daardoor vind je deze formulieren voortaan makkelijker, ook in de overzichten.

In de vorige release-update vertelden we al dat we aan de slag gaan met taxonomie. Dit is het systeem voor het benoemen, rangschikken en classificeren van alle artikelen in Scienta. Of het nu gaat om procesbeschrijvingen, werkinstructies, formulieren, foto’s of andere artikelen. In Q2 bouwden we de huidige taxonomie om naar een flexibele vorm. En in Q3 releasen we de mogelijkheid om voor Scienta-gebruikers zelf taxonomieën toe te voegen. Je kan straks je eigen lijsten samenstellen, zoals van vestigingen, afdelingen en functies.

De volgende stap wordt dat je letters, kleuren en afbeeldingen kan toevoegen aan lijsten. Dit hopen we te realiseren in Q4. Resultaat is dat je documenten sneller vindt en makkelijk koppelt aan functies, afdelingen en groepen medewerkers. Zonder dat het je veel tijd kost. Ook kan je straks zien welke gebruikers een bepaald artikel wel of niet hebben gelezen. Je kan medewerkers dan een herinnering sturen. Dan kun je bijvoorbeeld ook aan elke medewerker een buddy koppelen. En dit zijn nog maar een paar voorbeelden, want de mogelijkheden zijn eindeloos. Jij bepaalt zelf hoe je Scienta inricht.

Met een kleine slag om de arm willen we in Q3 statistieken gaan toevoegen aan de overzichten. Deze functionaliteit komt erbij als extra kolom. Dat geeft je nog beter inzicht in deze lijsten. Bijvoorbeeld hoe vaak een artikel de afgelopen drie maanden is gelezen. En welke categorieën het slechtst worden gelezen. Daarop kan je dan sturen. Je kan bijvoorbeeld artikelen aanpassen die nauwelijks worden gelezen. Of artikelen actualiseren die juist heel goed worden gelezen, maar al drie jaar niet zijn aangepast. Andere voorbeelden van statistieken zijn bijvoorbeeld; welke gebruikers logden de afgelopen drie maanden het meest in? En hoeveel mensen binnen de groep heeft dit specifieke artikel gelezen?

Vorige keer meldden we dat we in Q1 een interne ISO 27001:2013 audit lieten uitvoeren en dat we met vlag en wimpel slaagden. Inmiddels is de eerste externe audit geweest en in oktober (Q4) vindt de tweede audit plaats voor het behalen van het certificaat. Met dit certificaat tonen we aan dat we procesmatig omgaan met het beveiligen van waardevolle informatie. Voor Scienta is dit dan ook heel belangrijk.