Kwartaal-update Q2 2021

Wat hebben we het afgelopen kwartaal gedaan? Wat gaan we het komende kwartaal doen? Wat gaat goed en – in alle eerlijkheid – wat moet beter? Je leest het allemaal in deze blog, die we elke drie maanden voor je maken. Handig om te weten. Voor jezelf én voor je leden of klanten die Scienta gebruiken. In deze Release-update blikken we kort terug op Q1 van 2021. En vertellen we wat we in Q2 2021 allemaal voor je doen. Lees en laat je inspireren:

Eerlijk? Het gaat goed! We zijn lekker druk en hebben bijna alle doelen uit Q1 gehaald. Ons featureteam draait nu een half jaar. Met succes: het lukt ons om nóg meer releases uit te brengen. En daar waren we al niet zuinig mee. In Q1 hielden we een ISO 27001-audit. We lieten deze interne audit uitvoeren door een specialist van buiten: Kader Advies. Want ja, als we iets doen, dan doen we het goed. We slaagden met vlag en wimpel. Het enige commentaar was: ‘Jullie stellen wel héél veel doelen’. Die staken we in onze zak. Als compliment.

Elke eerste dinsdag van de maand houden we voortaan een bugfix-ronde. Dan lossen we alle bugs op die er dan zijn. Wat spoed heeft, pakken we natuurlijk direct op.

Een domper was de downtime in januari. Die duurde 2 uur. Het bleek de fout van een leverancier. Dit mag natuurlijk nooit meer gebeuren. Daarom startten we in ISO 27001 direct een verbeterplan. Voortaan wordt de monteur extra door ons gescreend. Want zoals we in de vorige Release-update vertelden: we gaan voor een uptime van 99,999%. En dat gaat ook lukken!

In de vorige Release-update kon je lezen wat we gingen doen in Q1. Bijna alle doelen hebben we gehaald. We verbeterden de overzichten van data uit de formulieren. Maakten extra velden voor nieuws-gerelateerde content. Voegden profielvelden toe in Gebruikers. En nog veel meer! Een paar taken uit Q1 ronden we af in Q2. Lees in de vorige release-update wat we allemaal hebben gedaan.

Ook in Q2 staan er weer mooie dingen te gebeuren. Dit gaan we doen:

Workspaces. We vertelden er al over op de klantendag. Deze oplossing vervangt het dashboard waar je nu nog mee werkt. In Q2 beginnen we hiermee. Met workspaces bouw je straks aparte werelden voor afdelingen, functies en groepen van medewerkers. Zo krijg je de informatie nóg beter bij de medewerkers. Dit verbetert de kwaliteit van het werken en samenwerken nog verder.

Hoe dat werkt? Drie voorbeelden:

• Is er binnenkort een BHV-training? Maak hiervoor een speciaal dashboard met daarbij alle artikelen als voorbereiding. Voeg een leestaak toe en je weet zeker dat iedereen is voorbereid.
• Nieuwe medewerkers? Maak speciaal voor hen een dashboard met alle informatie die belangrijk is voor hen. Zoals artikelen die ze beslist moeten lezen, voor een snelle en soepele on-boarding.
• Maak een aparte workspace aan voor het MT, met daaronder aparte dashboards voor KPI’s en onderliggende managementoverzichten.

Je richt workspaces heel flexibel in. Nu nog zijn het kolommen waarbinnen je widgets kunt plaatsen. Straks werk je met grids en kan je op elke plek widgets plaatsen. Je bepaalt ook zelf de grootte van widgets. Het design? Dat wordt strakker en oogt rustiger. Uiteindelijk kan de medewerker ook zijn eigen workspaces inrichten. . Hij krijgt dan de informatie die speciaal voor hém is bedoeld..

Update 29 april 2021. Het ontwikkelen van workflows kost meer tijd dan verwacht. Pas eind Q2 wordt dit project gestart.

In Q2 beginnen we met het uitbreiden van het aantal workflows. Straks kan je er ook voor kiezen om te werken met het RASCI-model. Dit staat voor: Responsible, Accountable, Supportive, Consulted en Informed. Wil je een taak sturen naar bepaalde gebruikers? Een leestaak, reviewtaak of bewerktaak? Dan moet je elke gebruiker nu handmatig selecteren. Als er personen veranderen, moet je dat ook aanpassen. Best wat werk. Vooral als je een taak vijf of tien keer per jaar naar dezelfde gebruikers stuurt.

Dat kan slimmer! Straks leg je de gebruikers één keer vast, bijvoorbeeld in de ‘I’ van RASCI. Daarna plan je de taken in, die je verstuurt naar RASCI. Dat werkt veel efficiënter. En je vergeet niemand.

Andersom kan ook: dat een medewerker een wijzigingsvoorstel doet voor een bepaald artikel. Nu kan je in Scienta instellen dat dit voorstel gaat naar de beheerder van het artikel. Maar soms zijn er wel twintig beheerders. Straks kan je in Scienta daarom één persoon aanstellen.

En we gaan nóg iets verbeteren binnen de workflows. Stel dat er een artikel in Scienta vervalt, omdat je dat zo hebt ingesteld. Dan komt zo’n artikel nu nog op een lijst. Maar je wilt dat zo’n artikel bij de juiste medewerker komt. Daarom kan je straks in Scienta instellen dat een vervallen artikel naar de juiste verantwoordelijke gaat. Dat kan bijvoorbeeld naar de beheerder van het artikel óf naar de ‘R’ van de RASCI.

Straks kan je in Scienta ook instellen dat iedere nieuwe gebruiker automatisch een taak krijgt. Bijvoorbeeld de taak om zes artikelen te lezen. Dit kan met de tag ‘Nieuwe medewerker’. Je hoeft dan dus niet meer steeds die 6 artikelen bij elkaar te klikken en op te sturen. Voortaan kan je makkelijk artikelen taggen en zo toevoegen. Wat ook kan: je tagt alleen nieuwe medewerkers in bijvoorbeeld de ‘I’-rol. Dat is even wat werk, maar daarna kan je als beheerder rustig achterover leunen.

Op verzoek van vele klanten wordt het mogelijk om de inhoud van overzichten te exporteren. We gaan dit als eerste aanbieden bij de overzichten voor Gebruikers, Groepen, Taken en Artikelbeheer. Handig! Bijvoorbeeld als je draaitabellen wil maken van zo’n overzicht.

Het is een ergernis van nogal wat klanten: de titels van de formulieren, zoals bijvoorbeeld het klachtenformulier. Nu heten ze nog allemaal ‘klachtenformulier’. Je ziet alleen wie het formulier heeft aangemaakt. Dat gaan we veranderen. Straks kan je zelf titels aanmaken met de klantnaam en de naam van de medewerker die de klacht behandelt. Ook kan je de status van het formulier toevoegen. Je kan de formulieren daardoor makkelijker opzoeken, bijvoorbeeld op klantnaam of op status.

In Q2 starten we met het verbeteren van de taxonomie. Inderdaad, een moeilijk woord. Dat vinden we zelf ook. Maar het werkt eigenlijk heel gemakkelijk. Taxonomie is het systeem voor het benoemen, rangschikken en classificeren van alle artikelen in Scienta. Of het nu gaat om procesbeschrijvingen, werkinstructies, formulieren, foto’s of andere artikelen. Je wilt documenten snel vinden en makkelijk koppelen aan functies, afdelingen en groepen medewerkers. Zonder dat het jou veel tijd kost.

In Scienta zie je wie op welke afdeling werkt. Maar je kan nog niet zien welke artikelen bij bijvoorbeeld de afdeling verkoop horen. Dat kan straks wel. Ook kan je dan zien welke gebruikers een bepaald artikel wel of niet hebben gelezen. Als je dat weet, dan kan je medewerkers een herinnering sturen. Ook kan je straks bijvoorbeeld aan elke medewerker een buddy koppelen. Om maar wat te noemen hè. Want jij bepaalt.

In drie fasen verfijnen we de taxonomie. In Q2 bouwen we de huidige taxonomie om naar een flexibele vorm. Denk onder meer aan de huidige vestigingen, afdelingen en artikelsoorten. Daarna maken we een aantal nieuwe standaard taxonomieën. In de toekomst zorgen we er ook voor dat je je eigen taxonomieën kan aanmaken.

Dat is nog niet alles. Want in Q2 doen we ook dit:

• Kleine zaken oplossen die onze klanten belangrijk vinden
• Vier verschillende bugfix rondes
• En meer

Dat was het weer. Heb je vragen of opmerkingen over deze blog? Laat het ons weten!