Kwartaal-update Q1 2021

Wat hebben we het afgelopen kwartaal gedaan? Wat gaan we het komende kwartaal doen? Wat gaat goed en – in alle eerlijkheid – wat moet beter? Je leest het allemaal deze blog, die we voortaan elke drie maanden voor je maken. Hiermee betrekken we je graag nauw bij alle ontwikkelingen. Dat is handig om te weten, voor jezelf én voor je leden of klanten die Scienta gebruiken.

In déze Release-update blikken we terug op het laatste kwartaal van 2020 en vertellen we je wat we in Q1 2021 allemaal doen:

We hebben goede maanden gehad, ondanks corona. We waren daardoor extra druk en lekker productief. Wel heeft de laatste lockdown veel impact op onze medewerkers. We hebben een jong team. Veel medewerkers hebben jonge kinderen en moeten schipperen tussen werk en privé. Dat heeft hier en daar gevolgen voor de snelheid waarmee we zaken kunnen oppakken. Ondanks dat hebben we veel gedaan en voorbereid.

Trots zijn we op onze uptime van 99,996% in 2020! We hebben hard gewerkt om dat te behalen. Het doel voor 2021 is een uptime van zelfs 99,999%. Dit betekent: tijdens het hele jaar maximaal 5 minuten en 15 seconden downtime (inclusief onderhoud). In 2020 lag Scienta er korte tijd uit, weliswaar vanwege technische redenen die buiten onze macht lagen. We willen dit volledig in eigen hand krijgen, zodat we de uptime van 99,999% kunnen garanderen. Bekijk onze uptime op https://status.scienta.nl.

In het vierde kwartaal van 2020 hebben we ons featureteam opgericht, naast het bestaande core-team. Hiervoor namen we twee extra developers aan. Het core-team houdt zich bezig met de fundamenten van Scienta en de grote ontwikkelingen. Het featureteam richt zich op de verfijning van de software met verbeteringen en nieuwe functionaliteiten.. We luisteren hierbij zorgvuldig naar jou, de gebruiker. Wat mis je? Wat moet volgens jou anders of beter?

Door de komst van het feature-team, kunnen we nu sneller releases uitbrengen. In het eerste kwartaal staan meerdere releases gepland. Zodra een release klaar is, rollen we deze uit. We brengen dus niet meer vier grote releases per jaar uit. Dat vraagt nóg meer van onze organisatie, want we moeten onze processen nóg strakker inrichten. Dat hebben we de afgelopen maanden gedaan. Natuurlijk blijven we ontwikkelen volgens het proces van Ontwikkeling, Test, Acceptatie en Productie (OTAP).

Op 30 oktober lanceerden we de nieuwe release Scienta 7.0. Voortaan hebben gebruikers meer vrijheid in het aanmaken van overzichten en in het aanmaken en uitvoeren van taken. Dat komt omdat Scienta 7.0 beheerders nóg meer inzicht en nóg meer grip op de taken geeft. Lees hier alle ins en outs over Scienta 7.0.

Het ging om één van de grootste Scienta-releases van de afgelopen jaren. Die had dus nogal wat impact, vooral ook omdat Scienta inmiddels ruim 5.500 klanten heeft, die de functionaliteit naar eigen inzicht kunnen aanpassen, zoals overzichten, taken en formulieren. Natuurlijk hielden we daar rekening mee: twee weken lang hielpen we gebruikers met vragen en knelpunten. Daarna normaliseerde de situatie en kwamen we toe aan de finetuning. Ook deden we ‘onder water’ een aantal aanpassingen om het releaseproces te optimaliseren. Dat is vooral in het belang van onze ontwikkelteams. Gebruikers merken daar niets van.

In het eerste kwartaal van 2021 gaan we dit doen:

We verbeteren de overzichten van data uit de formulieren. Hiervoor bouwden we een totaal nieuwe engine. Nu moet je als beheerder nog alle ingevulde formulieren downloaden in Excel om te zien wat medewerkers hebben ingevuld. In de nieuwe situatie krijg je de beschikking over een apart grafisch overzicht in Scienta met een samenvatting van de data uit alle formulieren. Je stelt zo’n overzicht naar eigen inzicht samen. Je kunt bijvoorbeeld straks in één overzicht zien welke klachten het meest voorkwamen. Dat is nu nog de taak van de beheerder, maar straks heeft elke bevoegde medewerker toegang tot de data.

Straks kun je bij elk artikel aangeven of er een nieuwsbericht van moet worden gemaakt. Op deze manier kun je belangrijke artikelen veel beter onder de aandacht brengen bij medewerkers. Bij elk artikel kun je een losse afbeelding uploaden, waardoor deze afbeelding er op je mobiel anders uitziet dan in de Scienta-portal. Het bericht ziet er ook echt uit als een nieuwsbericht, zodat het beter wordt gelezen. Ook wordt het straks mogelijk om zo’n bericht te plaatsen in een aparte nieuwscategorie.

Straks kun je op meerdere manieren content sorteren binnen de boomweergave. Zoals: nieuwste bovenaan, oudste bovenaan, op alfabet (bijvoorbeeld de namen van medewerkers) of via een handmatige sortering. Nu kun je op nog slechts één manier sorteren: namelijk op de manier die je handmatig hebt aangegeven.

Op veler verzoek kun je een categorie straks ook kopiëren. Handig als een categorie ook nuttig is voor bijvoorbeeld een andere afdeling. Tot nu toe kon je wel artikelen kopiëren, maar geen categorieën.

Elke organisatie werkt wel met gevoelige data, zoals persoonsgegevens of andere vertrouwelijke stukken. Wil je deze data niet opslaan in de database, dan kun je dat binnenkort aangeven in laatste fase van het proces. Dit door het aanvinken van de nieuwe optie ‘vernietig ingevulde data’. Dan wordt de hele track record vernietigd. Er is dus geen opslag.

In Gebruikers voegen we een aantal profielvelden toe. Je kunt zelf bepalen of je velden toont of verbergt.

We voegen aan aantal widgets toe aan Scienta. Het gaat om:

De widget ‘Artikelen op basis van preset’.
Hiermee wordt het mogelijk de inhoud van een widget helemaal zelf te bepalen. Je bent niet afhankelijk van de opties die worden aangeboden in de widget. Maak bij de overzichten een preset en gebruik deze als bron voor de widget. Een voorbeeld: Maak een preset met daarop alle artikelen die de afgelopen maand zijn geschreven door de afdeling HRM met het onderwerp corona. De mogelijkheden zijn onbeperkt (zolang je het maar kan maken met een preset). De oude widgets blijven uiteraard bestaan.

De Knoppen-widget
Hiermee maak je knoppen aan die verwijzen naar bijvoorbeeld een ERP-, HRM- of CRM-pakket. Nu moet je deze knoppen nog met behulp van HTML code aanmaken, straks selecteer je gewoon een knop.

Verjaardag widget
We breiden de mogelijkheden van de verjaardagwidget uit. Je kunt verjaardagen uit het verleden tonen. Ook het aantal dagen is instelbaar.

Sinds de release van Overzichten, hebben we elke keer verbeteringen doorgevoerd om deze te verfijnen en er functionaliteit aan toe te voegen. Zoals:

• Een abonnementenfilter in het artikeloverzicht
• Extra filters bij Gebruikers (verjaardag, leidinggevende, e.d.)
• We hebben extra opties aan de datumfilters toegevoegd

Nu nog geven we een samenvatting van het hele artikel. Daarbij tonen we alle metagegevens, zoals: ‘Auteur en ‘Laatste keer gewijzigd’. We maken deze samenvattingen minder technisch en vriendelijker van toon. Zoals: ‘3 weken geleden is dit artikel aangepast door Jan. De afgelopen 6 maanden is dit artikel 5 keer aangepast, waarvan 3 keer door Jan.’ Voordeel hiervan is ook dat we linkjes kunnen toevoegen in de tekst, bijvoorbeeld naar de 5 meest recente wijzigingen.

En dan nog dit: alle bestanden die je uploadt in Scienta, worden automatisch geconverteerd, waardoor ze direct doorzoekbaar en te bekijken zijn in Scienta. Of het nu gaat om pdf, Word of PowerPoint. Er is één beperking: de linkjes zijn niet aanklikbaar. Maar dat gaan we proberen op te lossen! Of het lukt, weten we nog niet helemaal zeker, want het is een complex probleem. We houden je op de hoogte!

Gebruik je als contentpartner content van derden? Dan hoef je deze content binnenkort niet meer handmatig in te voeren. Dit gaat straks automatisch. Vervolgens kun je deze content verrijken met eigen informatie en verspreiden onder jouw leden of klanten. Door in je eigen content te verwijzen naar relevante documenten van derden, worden deze documenten beter gelezen.

Verder zijn we natuurlijk continu bezig met verbeteren van Scienta. Soms zijn ze zichtbaar en soms zijn ze technisch van aard. Daar gaan we je niet mee lastig vallen, maar het draagt bij aan jouw gebruiksgemak van Scienta.

Heb je vragen of opmerkingen over deze blog? Laat het ons weten!