Kwaliteitshandboeken als rode draad door jouw bedrijf?

De essentie van (kwaliteits)handboeken is niets meer dan een vorm van kennismanagement. Kennis over processen, werkwijzen en de organisatie in het algemeen. En alhoewel de redenen van het documenteren hiervan grote voordelen kent, hebben veel mensen hier toch een negatief beeld bij, wellicht jij ook. Geen paniek, dikke proceshandboeken schrijven wilt niemand meer. Sterker nog, met de juiste aanpak is het zelfs leuk! Lees in deze blog 3 praktische punten waarmee je vandaag al kunt beginnen, zodat jouw documentatie weer gelezen wordt.

Het klinkt als een open deur en wellicht is het dat ook. Kwaliteitsmanagement omvat de gehele organisatie. Een kwaliteitshandboek schrijf je daarom ook om gelezen te worden door die gehele organisatie. En een voorwaarde daarvoor is toegankelijkheid in zijn meest laagdrempelige vorm. Een digitale vorm (ja, er zijn organisaties die nog steeds met papieren ordners werken) is noodzakelijk, maar zelfs dat gaat anno 2014 niet ver genoeg, omdat digitale kwaliteitshandboeken lang niet altijd en overal bereikbaar zijn. Vaak staan ze digitaal te verstoffen op een interne schijf of op een intranet.

Hoe dan wel? Niet alleen het digitaal beschikbaar maken is belangrijk, maar ook dat dit online gebeurt. Mensen werken steeds meer op verschillende plekken en kunnen niet altijd inloggen op hun werkplek. Maar ook de inhoud is belangrijk: in lange Word- of pdf-documenten zoeken naar die ene procesbeschrijving werkt niet op de lange termijn. Naast dat het onbeheersbaar is, is het een inefficiënte manier van kennisvastlegging. Je wilt dat de gehele organisatie kennis neemt van jouw kwaliteitsdenken: interne audits voer je toch ook door de gehele organisatie uit?

Je wilt met een kwaliteitshandboek de kennis van jouw processen beschrijven. Veelal zijn goed geschreven artikelen hiervoor ruim voldoende. Zorg voor helder geschreven zinnen in een eenduidige stijl, en denk eens aan bullet points in plaats van het uittekenen in Visio. Scheelt je weer tijd en geld en voor medewerkers is het dezelfde informatie, maar dan wat simpeler gepresenteerd.

Eenvoudig in de inhoud dus, maar ook eenvoud in de vorm, de presentatie van die informatie richting de medewerkers. Natuurlijk kun je voor grote stroomdiagrammen kiezen en die in een BPM-softwarepakket presenteren of de informatie verstoppen in grote documentmanagementsystemen. Het kan allemaal, maar of het slims is? Het brengt me in ieder geval bij mijn laatste punt.

Verrassing: nog niemand vindt handboeken echt leuk. Dat komt omdat handboeken nog te vaak worden geassocieerd met regeltjes, bureaucratie en ‘dingen die niemand leest’. Zonde eigenlijk, want iedereen is gebaat bij goede vastlegging van kennis en informatie, wat de essentie van een goed handboek is.

Wat handboeken kunnen veroorzaken vindt iedereen wél leuk: betere afstemming tussen functionarissen en afdelingen, een constante kwaliteit en een waarborging daarvan en een goede blauwdruk van jouw organisatie om op verder te bouwen.

Dat klinkt al veel aansprekender dan ‘proceshandboeken’, niet? Het scheelt al een hele hoop als je de handboeken presenteert op een toegankelijke en eenvoudige manier. Om het echt leuk te maken, hier nog twee tips. Tip 1: zorg dat kwaliteitsdocumentatie een vast onderdeel wordt in de dagelijkse werkzaamheden van  medewerkers door (tip 2) medewerkers zelf hun werkwijzen vast te laten leggen. Laat je medewerkers nadenken over hun plek in de organisatie en in haar verschillende processen, eventueel met behulp van een consultant. Zo hebben je medewerkers een goed geheugensteuntje als ze er even niet uit komen en zijn jouw kwaliteitshandboeken praktisch en levendig!

Lees ons E-book ‘De oranje draad: interne bedrijfsinformatie als basis voor succes’. Praktisch, inspirerend en vol met uitgebreide uitleg volgens onze visie. Download hem hieronder of op deze pagina.