Kwaliteitsbeheersing nieuwe stijl: zo start je ermee

Kwaliteitsbeheersing binnen accountantskantoren bestaat grofweg uit drie pilaren: 1) beschrijf wat je doet, 2) doe wat je zegt en 3) lever het bewijs. Deze drie zaken vormen de basis van ieder kwaliteitsmanagementsysteem. Toch verandert het speelveld. Nieuwe werkvormen als agile en lean werken komen op binnen iedere branche. De accountancy heeft daarnaast ook nog te maken met een veranderende klantvraag en de verregaande digitalisering.

De andere kant is de hardere kant van wet- en regelgeving: controles en audits. Soms zijn het zo veel regels geworden dat het voor accountants on-mogelijk is om te weten wat er precies van hen verwacht wordt. Toch wordt er wel van een accountants kantoor verwacht dat er aan alle normensets wordt voldaan. De vraag naar vastlegging, controle en compiance blijft dus ook bestaan.

Hoe verenigen deze paradoxale trends zich met elkaar? In een tijd van steeds flexibeler en transparanter werken – en dus minder controle en handboeken – is er ook steeds meer vraag naar stabiliteit en zekerheid. Want ook in de dagelijkse prak-tijk van de accountant, met digitalisering en een veranderende marktvraag, is hier behoefte aan. Niet alleen om de zaken te beschrijven en te documenteren, maar ook om al die kennis centraal met elkaar te delen.

Hét woord wat hierbij van belang is, is communicatie. Goed kunnen communiceren is essentieel voor een goed functionerend kwaliteitssysteem binnen accountants kantoren. Immers, zonder communicatie is er geen één vorm van management en kennisoverdracht mogelijk. De instrumenten die accountants hiervoor tot hun beschikking hebben, zoals handboeken, controles of procedures, zijn in we-zen niets anders dan communicatiemiddelen. Kwaliteitsbeheersing is actueel binnen accountantskantoren.

De kwaliteit van uw dienstverlening moet hoog blijven, juist nu er meer van een accountant wordt verwacht dan tien jaar geleden. Maar net zoals de praktijk van de accountant tien jaar geleden er heel anders uitzag, verandert de kwaliteitsbeheersing ook mee. Ook bij jou? Harmen KoopmanKwaliteitsbeheersing nieuwe stijl: zo start jij ermee.

De meeste accountantskantoren hebben hun kwaliteitsbeheersing inhoudelijk wel op orde. De handboeken zijn er – al dan niet digitaal – de controles vinden plaats en het kantoor ‘voldoet’ in ieder geval op papier. Maar leeft kwaliteit dan ook binnen een kantoor?

Want inhoud is slechts één aspect, de andere, de vorm, is minstens net zo cruciaal voor een goed kwaliteitsmanagementsysteem dat klaar is voor de wereld van de accountant van vandaag! We geven twee voorbeelden: één over interne audits en de ander over kwaliteitshandboeken.

Bij de ‘ouderwetse’ manier van auditen gaat een interne auditor die een bepaalde discipline vertegenwoordigd langs bij alle afdelingen om steekproeven te doen. Vooral bij de wat grotere kantoren gaat daar heel veel tijd in zitten”, aldus Wendy Geurkink, directeur van Smile.

Smile levert software voor ‘Het Nieuwe Auditen’ binnen organisaties. “Om te beginnen moet de audit goed voorbereid worden. Waar stond de afdeling de vorige keer, welke vragen ga ik stellen, wat is er nieuw in de actuele normen? Ook moet de audit ingepland worden. Wanneer heeft welke afdeling tijd? En als de audit eenmaal is uitgevoerd moet er nog een verslag geschreven worden met daarin tevens een opsomming van de verbeterpunten.

Dit alles gaat vaak per mail, met hand-matige rapportages en het ‘achterna zitten’ van afdelingen. De verbeterpunten worden per mail of in een Word-documentje verstuurd, maar de geauditeerde heeft nergens een totaaloverzicht van wat hij nog moet doen, want hij heeft al zoveel van dat soort mailtjes met acties liggen.

Al met al erg niet motiverend en echte verbetering blijft daardoor vaak uit. Met de juiste software kan de stap naar self-assessments worden gezet. Daardoor besparen kantoren niet alleen veel tijd, maar het maakt van audits ook een integraal verbeterinstrument.”

De handboeken zijn een ander veelgebruikt instrument binnen het accountantskantoor. Niet het meest spannende onderwerp, maar toch is en blijft het een krachtig instrument voor accountantskantoren. Handboeken kunnen een middel zijn om je te verantwoorden, maar het is véél meer dan dat: het is ook een stabiele basis om op te bouwen en om te reflecteren op jouw bedrijfsvoering. Iets wat goed van pas kan komen in deze veranderende tijden voor u als accountant.

“Veel accountantskantoren kunnen nog veel slagen maken wat betreft hun kwaliteitsbeheersing. Het is nu vaak nog te statisch. De cloud is altijd binnen de accountancy een groot thema, maar daarbij moet niet alleen gekeken moet worden naar de finance toepassingen. Juist ook voor het interne kwaliteitssysteem van accountants-kantoren is de cloud heel geschikt”, aldus André Bos, directeur van de Bos Adviesgroep en Bos Aviation Services (accountants, belastingadviseurs en juristen).

Het is dus duidelijk dat kwaliteitsbeheersing binnen accountantskantoren ook met haar tijd mee moet. Simpelweg beschreven procedures of kwaliteitshandboeken hebben, dat werkt niet meer. Net zo min het simpelweg controleren of audits hierop uitvoeren ook niet meer werkt. Het mag best wel een stuk geïnspireerder en moderner. Van controle naar klankborden en van informatie vastleggen naar kennis delen!

Aan jou de keuze welke communicatiemiddelen je inzet voor deze manier van kwaliteitsbeheersing binnen jouw kantoor. Want vergeet niet dat de keuze voor middelen, zoals cloud-software of een auditsysteem, doorslaggevend is voor het succes van jouw strategie. Vergelijk het in dat opzicht met het kopen van een schilderij, om dit vervolgens op te hangen in uw kelder. Het schilderij kan dan nog zo mooi zijn, als niemand het kan zien kan ook niemand ervan genieten.

Scienta in combinatie met Smile kunnen jou helpen om kwaliteit wél te laten leven binnen uw kantoor. “Scienta helpt ons het centraal en online up-to-date houden van onze procedures, kwaliteitshandboeken, handleidingen, maar ook al onze modellen”, aldus André Bos. “Dit zijn onze voorbeeldovereenkomsten, interne en externe en correspondentie of modelcontracten die we allemaal met Scienta makkelijk up-to-date kunnen houden. Juist ook als er wet- en regelgeving verandert.

Het neemt ons veel werk uit handen.” Met Scienta voldoe je dus niet alleen aan de gelden-de wet- en regelgeving en legt u processen vast, maar is kwaliteit door heel jouw kantoor geborgd én gecommuniceerd. Juist ook de dagelijkse werkzaamheden: door onze koppelingen met de grote accountancy pakketten (zoals Unit4 of Caseware) kan je met één muisklik de relevante informatie vinden.