ISO 9001 handboek: interview met de schrijvers

Het ISO 9001 handboek is door drie verschillende schrijvers ontwikkeld: Ouke Pijl, William Ermens en onze eigen Lisette Kraal. Zij vertellen na maanden werken over hun ervaring met het ISO 9001 handboek.

Het ISO 9001 handboek is standaard content om organisaties verder te helpen met organiseren. Het is een blauwdruk voor een standaard MKB organisatie. De blauwdruk bevat een praktisch toepasbare basis met uitgewerkte processen, actiedocumenten en instructies.

Processen zijn uitgewerkt in stroomdiagrammen en deze stroomdiagrammen worden toegelicht in tekstdocumenten. Elk proces begint met algemene informatie van het proces dat beschreven staat, zoals het procesdoel, de proceseigenaar, de relatie met ISO 9001 en nog meer algemene informatie. Veel processen kennen ook actiedocumenten. Dit zijn documenten die bij een proces horen, zoals formulieren en procesmodellen, die we kant en klaar beschreven hebben. In totaal kent het ISO 9001 handboek zo’n 300 pagina’s aan informatie!

“Ons ISO 9001 handboek is een middel om mensen te kunnen laten excelleren.”

We willen organisaties standaard content aanbieden om te laten zien dat het anders kan wat betreft vastleggen en documenteren. Ook zagen we dat veel organisaties het wiel opnieuw moesten uitvinden qua procesbeschrijvingen, terwijl dat gemakkelijk voorkomen had kunnen worden.

Het is niet onze bedoeling dat men alles wat in deze blauwdruk staat op de letter nauwkeurig naleeft. Sterker nog: we willen graag dat deze blauwdruk wordt doorvertaald naar de specifieke situatie binnen organisaties! Soms zullen mensen zaken compleet anders doen, soms exact hetzelfde. Het doel is om jou verder te helpen en je te inspireren om verder te verbeteren. Ons ISO 9001 handboek is een middel om mensen te kunnen laten excelleren.

Organisaties kunnen zich via de website aanmelden voor het ISO 9001 handboek. Ze krijgen dan een Scienta omgeving waarin het ISO 9001 handboek staat. Het handboek kunnen ze zelf aanpassen op basis van de processen binnen de organisatie. In het handboek is een handleiding aanwezig, waarmee je op weg wordt geholpen om met het ISO 9001 handboek aan de slag te gaan. Ook huidige klanten kunnen contact met ons opnemen wanneer ze het ISO 9001 handboek willen gebruiken.

Het leukste vond ik om te zien dat een aantal mensen, waaronder de redacteuren, aan het begin dachten dat het onmogelijk was om standaard content te schrijven die gebruikt kan worden door allerlei verschillende organisaties. Deze gedachte draaide gaandeweg 180 graden om. En nu staat er het ISO 9001 handboek.

Scienta biedt een uniek online systeem voor het structureren, publiceren en beheren van alle interne kennis en bedrijfsinformatie. Organisaties kunnen nu met het ISO 9001 handboek een snelle start maken. In de eerste plaats is er al een hoofdstructuur beschikbaar met een overzichtelijke indeling. In de tweede plaats zijn veel voorkomende processen en hulpdocumenten al in de vorm van voorbeelden opgenomen. Gebruikers kunnen zich daardoor laten inspireren en de voorbeelden meteen gebruiken als basis voor de eigen documentatie. Zo staan er procesbeschrijvingen en hulpdocumenten klaar voor de planning & control cyclus, risicomanagement, ontwikkelen van producten en diensten, marketing, verkoop, uitvoering, after sales, inkoop, hrm, financiën, audits, documenteren en issue management, en nog veel meer.

Het ISO 9001 handboek is bedoeld voor iedereen die in zijn of haar organisatie de bedrijfsdocumentatie verder wil brengen dan een handboek. Door gebruik te maken van de al beschikbare documentatie heb je een fundament op verder op te bouwen. Of als basis voor het vernieuwen van bestaande documentatie. Zo is er meer tijd beschikbaar om management en medewerkers te betrekken bij het documentatieproces. Want documenteren is vooral ook organiseren. En dan gaat het over het werk van mensen in de dagelijkse praktijk: hoe ze het doen, waarmee ze dat doen en vooral waarom ze het doen. Het gesprek daarover vormt de basis voor effectieve bedrijfsdocumentatie.

“We hebben bij het samenstellen van het ISO 9001 handboek goed gekeken naar de nieuwe ISO 9001:2015”

Veel processen komen in iedere organisatie voor – of het nu om een eenmanszaak gaat of een samenwerkingsverband van honderden collega’s. Juist daarom is het mogelijk het ISO 9001 handboek aan te bieden. Toch is iedere organisatie weer uniek en dat wordt zichtbaar in de eigen bedrijfsvoering. Gebruikers van het ISO 9001 handboek moeten dus zelf de vertaling voor de eigen situatie maken. We hebben bij het samenstellen van het ISO 9001 handboek wel goed gekeken naar de nieuwe ISO 9001:2015. In feite is die norm de neerslag van een schat aan (internationale) ervaring over alles wat er bij bedrijfsvoering kan komen kijken. Dat is heel waardevol, of je nu wel of niet opgaat voor het ISO 9001 certificaat. Ook die norm is overigens geen sjabloon die je één op één kunt toepassen op de eigen situatie. Maar het helpt enorm. Net zoals het ISO 9001 handboek.

Het leukste vond ik dat ik door Reinder Repko en Lisette Kraal van Scienta ben overtuigd dat het echt kan, het aanbieden van algemene bedrijfsdocumentatie. Want ik ben niet meteen iemand van ‘op afstand’ documenteren – hoe leuk ik modelleren en schrijven ook vind. William Ermens (Procesvogel) en ik hebben de schrijfklus opgepakt. Door steeds te reageren op elkaars werk ontstond er gaandeweg een beeld van de opzet van het ISO 9001 handboek en hoe we de inhoud wilden vormgeven. Lisette bekeek ook alle teksten, stelde kritische vragen en gaf steeds goede suggesties. Tussentijds is er regelmatig overleg geweest met haar en Reinder. Eerst in Nijkerk, later in Harderwijk. Zo’n interactief documentatieproces wensen we ook de gebruikers van het ISO 9001 handboek toe! We zijn erg benieuwd hoe het ISO 9001 handboek gebruikt gaat worden en zien uit naar de reacties van veel gebruikers.

De kern is volgens mij dat je een krachtige aanzet geeft tot het eenvoudig in kaart brengen van een bedrijfsproces. Zo’n 19 processen zijn tot hun essentie herleid. Hiermee kan iedereen zijn bedrijfseigen situatie vastleggen. Het is een baken, of houvast, waardoor je zeker(der) weet dat je belangrijkste processen goed beschreven worden. Het is belangrijk dat je aan de hand van de formats zelf aan de slag gaat. Met tips en valkuilen word je nog wat gestuurd, maar verder zou de standaard procesbeschrijving je voldoende houvast moeten geven om de belangrijkste (kritische) processen vast te leggen.

Het resultaat kan heel divers zijn. Als basis creëer je een set bruikbare procesbeschrijvingen. Maar daarnaast levert het ook inzicht en inspiratie op. Dit stelt je in staat om de processen te verbeteren. Verder geeft het zo mogelijk ook een goede aanzet tot een kwaliteitsmanagementsysteem. Ook wanneer je ISO-9001 gecertificeerd wil worden, kun je met dit product goed inschatten waar je aan toe bent.

“Met deze procesbeschrijvingen word je weer aangespoord om het kaf van het koren te scheiden: alleen beschrijven wat hoogstnoodzakelijk is.”

De standaard processen zijn eenvoudig, doch grondig beschreven. Dit zet aan tot het vastleggen van processen op hoofdlijnen (wie doet wat). Het hoe, wanneer en waarmee is iets wat (in deze tijd) meer over vakmanschap en vertrouwen gaat. Door onnodige complexiteit, te veel beschreven processen of ‘overprocessing’ zie je vaak door de bomen het bos niet meer. Met deze procesbeschrijvingen word je weer aangespoord om het kaf van het koren te scheiden: alleen beschrijven wat hoogstnoodzakelijk is. Hierdoor kan weer (meer) vertrouwen ontstaan in de zelfredzaamheid van medewerkers.

De samenwerking met Scienta en 2Reflect. Het was erg inspirerend om de essentie van de verschillende processen te (her)ontdekken. Ik ben erg benieuwd naar de ervaringen met het ISO 9001 handboek!

Het ISO 9001 handboek is gratis beschikbaar in elke Scienta licentie.