Komen de volgende gevallen je bekend voor? Afspraken zijn niet duidelijk vastgelegd, medewerkers werken op hun eigen manier of er is één medewerker aanwezig die weet hoe ‘de zaken geregeld zijn’.
Wat valt er aan te doen? Een oplossing is het beschrijven van de AO/IB: de administratieve organisatie en de interne beheersing hiervan. Het is een onderwerp dat steeds meer speelt binnen onderwijsinstellingen.
We beginnen bij het begin. Elke organisatie, dus ook de onderwijsinstelling, is ontstaan vanuit een idee, een bepaalde gedachte hoe het beter zou kunnen, de welbekende visie. Voor onderwijsinstellingen is dat hoe kinderen onderwijs zouden moeten krijgen en wat hen daarin vooruit helpt. Hierin bepaal je doelen en zet deze om in actie.
jij en je medewerkers nemen– letterlijk –elke dag hierin actie: het dagelijkse werk. En waar mensen werken, ‘gebeuren’ processen. Van het moment dat een leerling de basisschool binnen stapt in groep 1 tot aan zijn diploma op de universiteit is hij onderdeel geweest in ontzettend veel primaire en ondersteunende processen binnen onderwijsinstellingen. Denk aan de grote, primaire processen, zoals de leerling administratie en het voorbereiden van het onderwijs, maar ook ondersteunende procedures, zoals het verwerken van absenties of de inkoop van lesmateriaal.
Onderwijsorganisaties hebben veel kennis in zich. Maar wordt dat wel effectief benut?
Al deze processen hebben veel aspecten in zich. Er zijn risico’s binnen deze processen, maar ook verbeteringen, onduidelijkheden of verspillingen. Een praktisch voorbeeld is de functiescheidingen. De directeur van een basisschool mag niet én de inkoop doen van lesmaterialen én de facturen goedkeuren, omdat dan het risico bestaat dat er financiële middelen verkeerd gebruikt worden. Op zulke processen is er in ieder geval controle nodig. Maar beter is nog om het te beheersen.
Want beheersing gaat veel verder dan alleen controle. Je controleert niet alleen maar, maar je kunt het ook sturen en verbeteren. Hiervoor is documentatie nodig van de relevante processen en procedures binnen jouw organisatie. De nut en noodzaak hiervan kan niet vaak genoeg benadrukt worden, omdat er zo eenduidigheid in de organisatie ontstaat en iedereen van elkaar weet wat hij of zij doet. Dit helpt in het geval als er dus een collega plotseling uit beeld verdwijnt en geef je een goede basis om de organisatie door te lichten en verantwoording af te leggen.
Maar, met alleen documenteren bent je er nog niet. De tijd van grote papieren handboeken in de welbekende la ligt definitief achter ons. Moderne systemen in de cloud zorgen ervoor dat dit soort essentiële informatie door iedereen gevonden en gelezen kan worden. Scienta is zo’n systeem dat dit op een unieke, eenvoudige en krachtige manier doet: de kennis vanuit de hoofden naar de cloud. Meer informatie vind je hier.
