Informatiemanagement in het MKB: last of lust?

Elke ondernemer werkt het liefst aan dat waar zijn bedrijf voor staat. Bijvoorbeeld het adviseren van klanten op financieel gebied, het bouwen van huizen, het repareren en verkopen van auto’s of het verlenen van zorg aan ouderen in de samenleving.

Alles wat daar extra bij komt kijken is in de ogen van een ondernemer vaak ballast. HR-zaken, ISO 27001, de AVG, AO-procedures of MVO; oftewel informatiemanagement. Het is fijn als het allemaal goed geregeld is, maar het is lastig om ermee te starten. En wat heb je als ondernemer écht aan informatiemanagement?

Toch is alle “ballast” minder problematisch als we er goed mee omgaan, en biedt het perspectief voor een nog beter bedrijf. Wie als bedrijf zijn informatiemanagement goed op orde heeft, kan enorm scoren.

In elke organisatie neemt dagelijks de hoeveelheid kennis en informatie in een razend tempo toe. Daarmee neemt ook de kennis van medewerkers toe. Een salesmedewerker leest over een nieuwe methode van een concullega en wil hierdoor het salesproces verbeteren. Een-HR medewerker leest over nieuwe mogelijkheden in het aantrekken van medewerkers en een ICT-manager leest over nieuwe beveiligingsprocedures.

Zo maar een aantal praktische voorbeelden van kennis en informatie die niet bij één persoon moet blijven, maar vastgelegd en gedeeld moet worden in het gehele bedrijf. Je merkt, informatiemanagement is belangrijker dan ooit. Er is teveel kennis en informatie om te onthouden en slechts mondeling door te geven. En vergeet daarbij niet dat mensen uit dienst kunnen treden, met alle kennisverlies tot gevolg.

Als iedereen dagelijks opnieuw gaat nadenken over hoe een proces moet verlopen of hoe bepaalde zaken binnen de organisatie geregeld zijn, kost dat heel veel tijd en geld. Een goed informatiemanagement systeem helpt de organisatie om te excelleren. Doordat bestaande en nieuwe kennis goed vastgelegd wordt verbeterd de kwaliteit onmiddellijk. Medewerkers weten wat ze moeten doen en hoe het bedrijf op bepaalde situaties reageert. Denk hierbij aan calamiteiten, HR-zaken of veiligheidsregels.

Hoe meer er beschreven en gedeeld wordt in een bedrijf, des te transparanter het bedrijf wordt. Dat geeft duidelijkheid en vertrouwen, zowel voor medewerkers als andere belanghebbenden. Dus een goed informatiemanagement systeem is key voor een succesvol bedrijf.

Medewerkers willen graag weten hoe alle zaken binnen een bedrijf geregeld zijn, zoals de structuur, strategie en operationele werkzaamheden. Een auditor wil zien welke maatregelen een bedrijf genomen heeft wat betreft ISO of de AVG. Een goede en snelle toetsing geeft je als ondernemer tijd om bezig te zijn met core business. En het levert ook nog een mooi nieuwsbericht op. Dus waar wacht je nog op? Ga vandaag nog aan de slag met jouw informatiemanagement!