In 5 stappen een zelfsturend team vormen

Steeds meer organisaties werken met zelfsturende teams. Dat vraagt van medewerkers en leidinggevenden om anders te werken. Die gedragsverandering gaat niet vanzelf. Met onderstaande vijf stappen, voldoe je aan de voorwaarden van een succesvol zelfsturend team in welke sector dan ook.

Er is niet één ‘standaard’ zelfsturend team. Zelfsturing krijgt als begrip in verschillende contexten ook verschillende invullingen. Een zelfsturend team is een groep van medewerkers in een organisatie waarbinnen het leiderschap wisselt. Het team bepaalt dit met elkaar en pakt samen het werk op. Er wordt zeker leiding gegeven in een zelfsturend team, maar in een andere vorm.

Overleggen is in zelfsturende teams heel erg belangrijk. Taken worden van alle kanten goed afgestemd en de verantwoordelijkheid voor het resultaat wordt door het hele team gedragen. Een goede sfeer en vertrouwen zijn dan belangrijk.

De juiste mix mensen is dus ook belangrijk. Zorg dat ze van elkaar kunnen leren en dat er balans is als het om kennis gaat. Karakters die botsen, kunnen de sfeer bederven. Maar ook zorgen ze ervoor dat verantwoordelijkheid nemen moeilijk wordt.

Let voor de grap maar eens op tijdens je werkdag. Sommige mensen hebben de neiging om anderen aan te wijzen als oorzaak van hun probleem of wachten af tot een ander het oplost. Je focus positief richten op oplossingen en overeenkomsten in plaats van gericht te zijn op ergernissen, frustraties en verschillen helpt een heel stuk.

Hoe pak je dat aan?

Door een veilige omgeving te creëren en per stakeholder je af te vragen welke mate van verantwoordelijkheid ze willen dragen of leren dragen. Bedenk in welke situaties soms collega’s zich indekken of de schuld bij een ander leggen? Wie neemt juist wél de verantwoordelijkheid op wanneer er iets moet gebeuren zelfs wanneer iets mis gaat? Steek ook de hand in eigen boezem; ben je zelf een coach of een baas? Kortom: Zorg voor draagvlak.

Of je nu in de zorg, het onderwijs of ergens anders met zelfsturende teams werkt: Iedereen moet het eens zijn met de teamindeling. Waar in een traditioneel team collega’s meestal een hiërarchische relatie hebben met de manager, zijn teamleden uit een zelfsturend team écht op elkaar aangewezen. Het is belangrijk dat iedereen snapt waarom een team is ingedeeld zoals het is ingedeeld.

Eén van de hoofdredenen waarom we onze doelen niet bereiken is omdat ze te groot en te algemeen zijn. Zorg voor een goede opbouw van nieuwe verantwoordelijkheden, met de juiste ondersteuning en coaching en incalculeren dat je soms twee stappen vooruit gaat om ook weer eentje terug te gaan en het proces te verbeteren.

‘Meer efficiëntie’ of ‘een betere samenwerking’ kan je niet als één doelstelling vooropstellen. Aan de ene kant worden we gedreven door het grotere doel, maar aan de andere kant werkt dit vaak verlammend. Veel mensen gaan dan structuur verliezen en worden chaotisch, weten niet waar te beginnen en verliezen veel tijd aan nadenken, piekeren, uitvluchten bedenken… Je teamleden dienen één voor één bewust te worden van hun eigen doelen en hoe ze die in kleine subdoelen beter en sneller realiseren.

Je kunt alleen zelf sturen als je feedback (cijfers) krijgt over je prestaties. Op basis van resultaten kun je bijsturen en kijken wat het effect is. Dit houdt in dat je relevante informatie op teamniveau moet delen wanneer je zelfsturend gaat werken.

Een kwaliteitsmanagementsysteem is hier ideaal voor, ieder team kan zijn eigen workspace inrichten. Door flexibiliteit in de dashboards kan ieder team binnen de kaders sturen op de eigen doelen.

Bijzonder aan zelfsturende teams is dat naast gedeeld leiderschap ook sprake is van wisselend leiderschap. Je stapt dus af van de hiërarchie. Over sommige zaken zal je als team samen besluiten willen nemen. Maar voor allerlei taken en zaken geldt dan dat een paar collega’s samen tot een besluit komen. Bijvoorbeeld op basis van kennis, affiniteit of tijd.

Start alleen met zelfsturing als er zowel top-down als bottom-up steun is voor een transitie naar een zelfsturende organisatie. Zowel operationele teams als managementlagen kunnen een succesvolle verandering verstoren. Met elkaar aandacht besteden aan hoe je samen vorm wil geven aan gedeeld leiderschap en wat dat concreet betekent voor ieders rol en bijdrage, is daarom een belangrijke stap voor elk zelfsturend team.

Meestal ligt de focus naar zelfsturing alleen op de teams die zelfsturend moeten worden, maar vergeet de rest van je organisatie vooral niet.

Ondersteunende diensten bijvoorbeeld. Stel die hadden contact met 10 teamleiders die gezamenlijk leiding gaven aan laten we zeggen 100 medewerkers. Als deze teamleiders wegvallen en 10 zelfsturende teams ontstaan, zullen de ondersteunende diensten bestookt worden met vragen van potentieel alle 100 medewerkers. Dit vraagt iets van hoe je je dienstverlening inricht.

Zelfsturend betekent niet dat alles zomaar kan. Kaders zijn nodig zodat teams zich daarbinnen kunnen organiseren. Die brengen structuur in het denken, handelen en nemen onzekerheid weg.

Het is belangrijk dat een team voldoende bewegingsvrijheid heeft binnen de kaders zodat iedereen eigen doelen kan stellen en zelf bepaalt hoe het team samenwerkt. 

Dit vergt loslaten van oude gewoontes. Deze ‘automatische piloot’ zorgt ervoor dat we blind te werk gaan. Wanneer je met het bedrijf een verandering wil doorvoeren, nieuwe werkwijzen wil introduceren, dan merk je dat een deel van de medewerkers weerstand heeft, alles in twijfel trekt of niet mee wil veranderen. Deze weerstand houdt verband met stress. 

Stabiliteit biedt veiligheid, maar verandering is onbewust bedreigend. Om een samenwerkend team te bekomen dat zijn doelen bereikt, moeten de teamleden zichzelf en hun brein leren bijsturen.

Leer je team om te focussen op oplossingen in plaats van problemen. Denk even na over de ergernissen die teamleden over elkaar vertellen. Denk even na wie van je team regelmatig de neiging heeft om dingen erger te maken of de dingen negatief te bekijken? Welk effect heeft dit op je team?

Werken met of binnen zelfsturend teams klinkt soms rooskleuriger dan het is. Werken in een zelfsturend team is in de praktijk niet een magische toveroplossing en past niet bij iedereen. Of werken in zelfsturende teams in de praktijk slaagt, ligt meestal en vooral aan de organisatie en de cultuur.

Als uit de praktijk blijkt dat het beter werkt wanneer een coach binnen het team met een zekere afstand het proces bewaakt en ervoor zorgt dat de samenwerking soepel verloopt. Die helpt ook bijvoorbeeld als collega’s moeite hebben met communicatie. Want in een team kan je mensen hebben die hun vak heel goed verstaan, maar wellicht moeten zij wel geholpen worden om over bepaalde dingen te praten.

Daarnaast zijn gedeelde normen en waarden erg belangrijk voor het succes van een zelfsturend team. Een onderzoek van Google toonde dit aan. Een team van developers heeft bijvoorbeeld andere normen en waarden dan een salesteam. Daar kom je vaak pas in de praktijk achter.