Opgeruimd staat netjes. Het geeft rust in je hoofd én rust in het bedrijf. Processen lopen soepeler en de kans op fouten vermindert. Alleen maar voordelen dus, ook bedrijfseconomisch. Maar hoe kan je een goede mappenstructuur opzetten voor je bedrijf? We helpen je op weg.

Als je in je eentje werkt, dan heb je voor jezelf waarschijnlijk een handige structuur bedacht. Maar de kans is groot dat een ander dit een heel onlogische structuur vindt. Dus werk je in een bedrijf met collega’s? Dan moet je goede afspraken maken over de mappenstructuur. Anders doet iedereen maar wat en wordt het een zooitje, met alle gevolgen van dien. Een goede mappenstructuur opzetten is dus gewoon nodig. Dat lijkt een open deur. Toch hebben veel organisaties het vaak slecht geregeld. Bijvoorbeeld omdat het bedrijf is gegroeid of omdat er geen richtlijnen zijn.

Dus, waar begin je? Wij presenteren je 5 stappen:

Stap 1: orde scheppen

Een goede mappenstructuur opzetten begint met orde scheppen. Wat voor content typen hebben we, welke content moeten we bewaren en wat kan weg? Dat pak je het beste samen als team op. Dat is even wat werk, want de kans is groot dat je bepaalde bestanden vindt, waarvan je het bestaan niet (meer) wist. Vergelijk het met de zolder opruimen. Ineens kom je weer dat handige campingtafeltje tegen. Achteraan in een hoekje, onder die doos met ongelezen boeken. Dat is een mooi voordeel als je een mappenstructuur opzet voor je bedrijf.

Tip: begin bij het opruimen van je persoonlijke map!

Stap 2: mappenstructuur opzetten

Heb je alles opgeschoond? Dan is er, als het goed is, nu meer plek op de servers. En je hebt inzicht in welke typen documenten je allemaal hebt. De volgende vraag is: hoe richt je je mappenstructuur in? Vroeger kozen organisaties voor een structuur op basis van afdelingen. Maar beter is het om de mappenstructuur op te zetten op basis van de bedrijfsprocessen. Zoals Verkoop, Inkoop, Productie, Finance en dergelijke. Dat is handig omdat de veel processen over meerdere afdelingen lopen.

Submappen: niet te veel!

Onder elk type proces hang je submappen. Kies ook elke submap zorgvuldig. Het is belangrijk dat elke submap ook echt past bij het proces. Zo kan je een logische en intuïtieve mappenstructuur opzetten. Het risico is, dat je te veel submappen maakt bij het opzetten van een mappenstructuur voor je bedrijf. Durf hierin heldere keuzes te maken. Dit voorkomt dat de informatie slecht te vinden is.

Tip: richt je mappen allemaal hetzelfde in. Dit zorgt voor een makkelijke navigatie als je zoekt in een map die je niet kent.

Stap 3: kies concrete namen voor je mappenstructuur

Geef elke map een concrete en logische naam. Dat helpt enorm bij het vinden van de juiste content, ook via de zoekfunctie van je systeem. Dit helpt ook het bij het plaatsen van nieuwe content. Voorkom dat twee mappen dezelfde naam krijgen. Vermijd namen als: ‘Overig’ en ‘Algemeen’. En hebben alle medewerkers een eigen map, voorkom dan dat ze er content verstoppen die daar niet hoort. Maak hier dus goede afspraken over bij het opzetten van de mappenstructuur voor je bedrijf!

Stap 4: mappen vullen

En dan? Vullen! Ook dat is een zorgvuldig werkje. Want het is vaak wikken en wegen. Valt die medewerkershandleiding voor productiemedewerkers nu onder ‘HR’ of onder ‘Productie’? Om maar wat te noemen. Zet in elk geval geen content op twee plekken. Dat schept verwarring. Ook loop je hiermee het risico dat er op termijn verouderde bestanden gaan rondslingeren.

Stap 5: houd het op orde

Oké, je hebt nu alles op orde. Dat voelt goed! Nu is het de uitdaging om alles op orde te hóuden. Een goede, hands-on handleiding helpt hierbij enorm. Of maak iemand verantwoordelijk die periodiek een steekproef houdt. Bijvoorbeeld de KAM-manager of de officemanager. Maar uiteindelijk is een goede mappenstructuur voor je bedrijf een gedeelde verantwoordelijkheid. Zo vindt iedereen snel wat hij nodig heeft en lopen processen lekker soepel. En daarmee ook minder kans op fouten. Allemaal voordelen dus, als je het wel goed bijhoudt.

Mappenstructuur voorbeeld

Hoe zo’n mappenstructuur eruit kan zien? In onze voorbeeldhandboeken hebben wij alvast voor je nagedacht. De mappenstructuur die je daar vind is voor iedere organisatie werkbaar en overzichtelijk. Hieronder zie je een gedeelte uit de structuur van het voorbeeldhandboek ISO-9001.

Mappenstructuur in Scienta

In Scienta kan je eenvoudig een heldere mappenstructuur opzetten voor je bedrijf. Je kan mappen en documenten labelen met tags in een bepaald kleurtje. Bijvoorbeeld: blauw voor het primaire proces, groen voor HRM en geel voor Finance. Zo bundel je documenten met hetzelfde onderwerp.

Nog een voordeel van Scienta is, dat je alle interne bedrijfsinformatie en kennis op één plek hebt: de portal. En heb je snel iets nodig? Gebruik dan onze “fantastische” (aldus onze klanten) zoekfunctie. Daarmee vind je echt alles in handomdraai. Of het nu gaat om procesbeschrijvingen, werkinstructies, handboeken, notulen of presentaties. Scienta gaat dus nóg flink wat stappen verder als je een goede mappenstructuur wilt opzetten en gebruiken.