Ga terug naar alle Succesverhalen

Scienta Succesverhaal: IMNederland

Geschreven door Kitty van Commenee
Leestijd: 10 minuten

Het werk van IMNederland is sterk gereguleerd: werkprocessen moeten voldoen aan allerlei wet- en regelgeving. De bijbehorende papieren documentatie was echter verspreid over verschillende rode mappen in de organisatie. Dit maakte het lastig om zeker te zijn van de laatste versie én van de volledigheid. Jan van de Ruitenbeek, de kwaliteitscoördinator bij IMNederland, verteld je hoe Scienta hiervoor de oplossing was.

Voor wie

IMNederland biedt ruim 30 jaar creditmanagementdiensten. Vanuit het kantoor in Putten kunnen de 35 medewerkers alles rond facturatie, debiteurenbeheer,
incasso en juridische incasso voor klanten uit handen nemen. De breedte van deze dienstverlening maakt IMNederland uniek in zijn branche.

Vraag

Het werk van IMNederland is sterk gereguleerd: werkprocessen moeten voldoen aan allerlei weten regelgeving. Om deze processen te stroomlijnen ontwikkelden ze eigen software. Iedere wetswijziging betekent echter noodzakelijke aanpassingen van de software, inclusief de handleidingen en werkprocessen. IMNederland zocht een systeem om beter overzicht te houden.

Resultaat

Scienta voldoet aan de eisen die IMNederland aan zijn procesmanagementsysteem stelt: het geeft overzicht. Daarnaast vinden medewerkers Scienta gebruiksvriendelijk en eenvoudig te beheren. De oude rode mappen met handleidingen en processen gaan de deur uit.

IMNederland profiteert van beter overzicht

IMNederland werkt voor ziekenhuizen, internationale bedrijven, webshops: organisaties met  complexe financiële creditmanagementprocessen. Voor het uitvoeren van deze processen  ontwikkelde IMNederland zelf de software. Elke wijziging in wet- en regelgeving betekent echter nieuwe aanpassingen aan software én handleidingen. Kwaliteitscoördinator Jan van de Ruitenbeek bewaakt de processen.

Wat speelt er in jullie organisatie?

‘Wij zijn uniek vanwege de breedte van onze dienstverlening: van facturatie tot en met juridische  incasso. We konden dan ook niet anders dan eigen software ontwikkelen. Zo geeft onze software aan wanneer de betaaltermijn is verstreken en er een herinnering de deur uit moet. Wordt daarna nog niet betaald? Dan meldt onze software automatisch wat de volgende stap is. Het hele proces is van A tot Z volautomatisch op elkaar aangesloten. De bijbehorende papieren documentatie was echter verspreid over verschillende mappen en systemen in de organisatie. Samen met de complete documentatie over onze ISO 9001 certificering. Dit maakte het lastig om zeker te zijn van de laatste versie én van de volledigheid.’

Waarom kozen jullie voor Scienta?

‘Scienta is gebruiksvriendelijk en goed te beheren. Het maakt onze complexe organisatie werkbaar. Omdat alles in de cloud staat kunnen collega’s altijd overal werken. Met de zekerheid dat ze over de laatste versie van een document beschikken. En het helpt bij het toewijzen van taken, omdat je mensen kunt koppelen aan specifieke documenten. Wat ik bijzonder handig vind: beschrijvingen terugvinden van werkzaamheden die je al een tijd niet gedaan hebt. Scienta bespaart veel tijd!’

Hoe bevalt de samenwerking met Scienta?

‘Boven verwachting goed! Als er iets is bellen we één keer en Scienta kijkt meteen naar een oplossing. Wat ik ook heel belangrijk vind is dat Scienta een echte kennispartner is. Samen sparren we over nieuwe ideeën. Ik zou Scienta zeker aanbevelen. Zo was ik laatst bij een oudergesprek op de school van mijn zoon – daar zaten ze ook met een berg aan informatie. Ik heb meteen Scienta aangeraden.’

Hebben jullie al plannen voor verdere invoering van Scienta?

‘De handleiding van onze software is omvangrijk, complex en steeds aan verandering onderhevig. We  zijn nog steeds volop aan het ‘scientificeren’: een nieuw werkwoord dat wij hier gebruiken voor het invoeren van informatie in Scienta en overzicht krijgen.’