Succesverhaal - Barentskrans

Voor wie?

BarentsKrans is een Haags advocaten- en notarissenkantoor met 120 medewerkers en een rijke historie. Ze hebben specialisten op 8 rechtsgebieden en genieten nationale en internationale bekendheid. Hilde van Turennout is verantwoordelijk voor de communicatie.

Vraag

In de advocatuur en het notariaat telt dat collega’s graag van elkaar weten wat er speelt. Een intranet waarop zij nieuws en informatie kunnen delen, is een meerwaarde voor het hele kantoor. Een dergelijk intranet bestond, maar was verouderd. Scienta, dat al ingezet werd als digitaal handboek, bood de oplossing.

Resultaat

Tot voor kort gebruikte BarentsKrans Scienta  ‘alleen maar’ als handig interactief naslagwerk en kennismanagementsysteem. Als digitaal handboek dus. Scienta heeft echter ook intranetfuncties. Deze vulden ze aan met specifieke kantoorwensen. Nu heeft BarentsKrans één portal voor alle medewerkers.

Waarom kozen jullie voor Scienta?

"Eerlijk gezegd omdat het er al was. Wij gebruiken Scienta naar volle tevredenheid als interactief digitaal handboek. Omdat begin vorig jaar duidelijk werd dat de techniek achter ons oude intranet niet meer ondersteund zou worden, hadden we al een aantal – prijzige – offertes opgevraagd. Scienta wees ons erop dat hun platform Scienta Premium ook zonder meerkosten als intranet gebruikt kon worden. Wij waren meteen geïnteresseerd, al wilden we eerst zeker weten of het wel zou werken."

Wat overtuigde jullie?

"Allereerst de betrokkenheid en inzet van de mensen van Scienta. Zij lieten ons de synergievoordelen zien van het samenvoegen van twee portals. Ten tweede was Scienta al druk bezig het platform verder te ontwikkelen met nieuwe intranetfunctionaliteiten. We kwamen dus net op het juiste moment. Onze interne telefoongids met informatie over bereikbaarheid en beschikbaarheid – het smoelenboek – is voor ons bijvoorbeeld heel belangrijk. In nauw overleg nam Scienta veel van onze wensen over."

Hoe bevalt de samenwerking met Scienta?

"Ik vind het heel prettig dat ze praktisch, hulpvaardig én duidelijk zijn. Als iets een keer niet kan, dan zijn ze er helder over. ‘Nee’ is ook een antwoord, vind ik. Wat ik verder waardeer is dat we nieuwe releases gefaseerd kunnen doorvoeren. Zo wilde ik graag op de ontvangstpagina de eerste twee regels van de nieuwsberichten laten terugkomen. Het was mooi dat dit meteen in de volgende release kon, maar ik had wel even tijd nodig om die eerste twee regels te schrijven. Gelukkig kon ik het nieuws eerst rustig aanvullen en daarna pas de widget aanzetten. Zo had ik geen ontvangst- pagina met gaten." 

Wordt het handboek nu ook beter gebruikt?

"Ja, ik zie een opgaande lijn in het gebruik van het handboek, doordat het nu geïntegreerd is met ons intranet. Mensen vinden het nu eenmaal leuk om nieuws over de collega’s te lezen. Dat is als ingang toch nog net iets aantrekkelijker dan procedures en protocollen. Je zou zelfs kunnen zeggen dat het bijdraagt aan onze efficiëntie."