Help! Hoe houd ik thuiswerkende medewerkers geïnformeerd en verbonden?

Hoe regel je het dat medewerkers goed thuis kunnen werken? Houtje-touwtje-oplossingen werken als medewerkers sporadisch thuiswerken. Maar als medewerkers structureel thuiswerken, moet het goed geregeld zijn. Ook als het gaat om het beheren en toegankelijk maken van documenten voor medewerkers, zodat ze hun werk goed blijven doen. Al is het in hun joggingbroek met overhemd, stropdas en colbert.

Hoe stuur je jouw thuiswerkende medewerkers aan? Hoe blijven zij op de hoogte van werkprocessen, werkafspraken en ontwikkelingen? Hoe blijven ze productief? En hoe zorg je dat medewerkers feeling houden met het bedrijf, contact houden met elkaar en blijven leren van elkaar? Zulke uitdagingen los je niet even op met een Zoom- of Teams-meeting. En met toegang tot de H-schijf op de server met daarop, meestal goed verstopt, alle documenten. Medewerkers ervaren dit als rommelig, wat het werk inefficiënt en lastig planbaar maakt. Fouten liggen op de loer. Het moet dus anders. Maar hóe?

Daar wringt de schoen bij veel bedrijven momenteel nog flink. Te veel bedrijven nemen nog steeds genoegen met die houtje-touwtje-oplossing, terwijl ze best beseffen dat dit zo niet langer kan. Vooral omdat het thuiswerken steeds normaler wordt. Het heeft namelijk nogal wat voordelen. Thuiswerken leidt tot tevredener en gemotiveerde medewerkers, een hogere productiviteit en een lager ziekteverzuim. En het scheelt ellenlange files op de snelwegen. Natuurlijk, thuiswerken kan ook best eenzaam zijn. Je moet het dus goed inregelen. En dat kan ook.

Hoe fijn is het als je werkprocessen, werkinstructies en andere documenten altijd actueel zijn. Dat je deze plaatst op een veilige plek die makkelijk en snel toegankelijk is voor medewerkers. En dat ze via een krachtige, slimme zoekfunctie snel vinden wat ze nodig hebben voor hun werk. Zeker als je thuis werkt is dat een uitkomst, want je kan niet even snel je collega om hulp vragen. Scienta is hiervoor gemaakt. Werk je in een bepaald document, dan gaat dit op slot voor collega’s. Er ontstaan dus nooit meerdere versies. Je ziet ook wie er in het document werkt en wie de eigenaar is.

Zonder overdrijven: Scienta is perfect voor organisaties met veel thuiswerkende medewerkers. Scienta wordt geroemd om de zoekfunctie. Dat is super voor medewerkers, want ze vinden direct wat ze nodig hebben – én weer door. Voor kleinere bedrijven is de intranetfunctie heel fijn. Hiermee blijf je makkelijker in contact met je collega’s. Je kunt op afstand meedenken over processen en procedures en wijzigingsvoorstellen indienen. Al met al zorgt Scienta dat je op afstand dezelfde kwaliteit kan leveren als op kantoor. Laat dat nu net zijn waar menig bedrijf mee worstelt.